Możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych została wprowadzona od 1 stycznia 2022 r. Faktury ustrukturyzowane mogą być wystawiane i otrzymywane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj. Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Rozwiązanie to ma obecnie charakter fakultatywny. Jednak od 2024 r. wystawianie faktur ustrukturyzowanych ma być obowiązkowe.

Obowiązkowe wystawianie faktur ustrukturyzowanych

Projekt z dnia 30 listopada 2022 r. ustawy o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw (nr druku UD468 z wykazu RCL) przewiduje wprowadzenie od 2024 r. obligatoryjnego fakturowania w KSeF. Warto dodać, że wprowadzenie obligatoryjnego e-fakturowania jest możliwe na podstawie decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r., upoważniającej Polskę do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i art. 232 dyrektywy 2006/112/WE. Przy czym zakres derogacji jest ograniczony do podatników mających siedzibę/stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Zgodnie z brzmieniem decyzji derogacyjnej Polska została upoważniona – w przypadku podatników mających siedzibę na jej terytorium – do akceptowania wyłącznie tych faktur, które zostały wystawione w postaci dokumentów lub not w formie elektronicznej. Ponadto została upoważniona do wprowadzenia przepisów zakładających, że stosowanie faktur elektronicznych wystawianych na terytorium Polski nie jest uzależnione od akceptacji odbiorcy. KE jednak zastrzegła, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego nie powinno naruszać prawa klientów do otrzymywania faktur papierowych w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Obligatoryjne e-fakturowanie obejmie zasadniczo czynności, które obecnie wymagają udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z ustawą o VAT (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.). Będą to czynności podlegające opodatkowaniu VAT w Polsce, w tym krajowe dostawy towarów i świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami (B2B), na rzecz organów publicznych (B2G) lub konsumentów (B2C). Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych będzie miał zastosowanie do podatników wykonujących czynności objęte wymogiem fakturowania według polskich przepisów o VAT, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

Zasady wystawiania e-faktur będą również skierowane do podatników stosujących zwolnienie podmiotowe (tzw. drobnych przedsiębiorców). Dostawy towarów i świadczenie usług B2C, a także sprzedaż objęta zwolnieniem z VAT będą mogły być również dokumentowane e-fakturą. Nie zmieni się zasada, że faktura wystawiana będzie na żądanie nabywcy/usługobiorcy zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dana czynność została dokonana. Zatem wraz z wejściem w życie powszechnego e-fakturowania zmianie ulegnie jedynie sposób wykonywania istniejącego obowiązku dotyczącego fakturowania takich transakcji. Wystawianie e-faktur, na których nie widnieje kwota VAT jest uzasadnione ze względu na wymogi wynikające z podatku dochodowego mające wpływ na przychód lub koszty w tym podatku, a także związane z tym rozliczenia potwierdzające dokonanie transakcji. Faktury takie mają również znaczenie w przypadku sprzedaży dla podatników nieodliczających VAT, którzy muszą posiadać dokumenty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą dla potrzeb rachunkowości.

Warunkiem uznania faktury za fakturę ustrukturyzowaną będzie nadanie numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF. Data przydzielenia fakturze numeru KSeF będzie uznana za datę otrzymania faktury przez nabywcę.

Podmioty nieobjęte obowiązkiem wystawiania e-faktur

Obowiązkiem e-fakturowania nie zostaną objęci podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca jej prowadzenia na terytorium Polski. Wystawienie e-faktury przez te podmioty będzie fakultatywne. Podatnik nieposiadający siedziby lub stałego miejsca jej prowadzenia w Polsce będzie wystawiać fakturę poza KSeF. Wyjątkiem będą podmioty nieposiadające siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, które zdecydują się na fakultatywne korzystanie z KSeF. W takim przypadku podmioty te będą mogły wystawiać e-faktury.

E-faktury wystawiane na rzecz podmiotów nieposiadających siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca jej prowadzenia w Polsce będą im udostępniane w dowolnej postaci i w sposób z nimi uzgodniony.

Obowiązkiem e-fakturowania nie zostaną objęci także podatnicy korzystający z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziale 7, 7a i 9 ustawy o VAT (z wyłączeniem podatników korzystających z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a, którzy będą obowiązani do wystawiania e-faktur), tj. korzystający z procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług, szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób, szczególnej procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych. Podmioty te nie będą miały fakultatywnej możliwości wystawiania e-faktur.

Ponadto, realizując zasadę powszechności stosowania KSeF, planuje się zrezygnować z możliwość wystawiania faktur przy zastosowaniu kas rejestrujących. Mając jednak na uwadze konieczność dostosowania się rynku do takiej zmiany, ograniczenie ma być wprowadzone od 1 stycznia 2025 r.

E-faktury korygujące

Przy użyciu KSeF będą wystawiane także faktury korygujące. Faktury korygujące wystawione po wejściu w życie omawianej nowelizacji, bez względu na to, czy zostały wystawione przy użyciu KSeF czy poza KSeF (w związku z tym, że zostały wystawione przed wejściem przepisów o obligatoryjnym e-fakturowaniu), jeśli będą wystawione przez podatnika posiadającego siedzibę lub stałe miejsce jej prowadzenia w Polsce, będą wystawiane w KSeF.

W związku z obligatoryjnym stosowaniem KSeF przez większość podatników wprowadzona zostanie zasada, zgodnie z którą po stronie podatku należnego obniżenia podstawy opodatkowania będzie dokonywać się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawi e-fakturę korygującą. Podatnicy wystawiający faktury korygujące we wskazany sposób nie będą obowiązani do posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określonych w tej fakturze oraz potwierdzającej, że warunki te zostały spełnione. Stanowi to uproszczenie zasad związanych z korygowaniem podatku należnego.

Analogicznie nabywca będzie obowiązany do skorygowania podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzyma e-fakturę korygującą. Zmiany te zapewnią neutralność rozliczenia VAT zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy.

Jednocześnie zachowana zostanie zasada, zgodnie z którą, jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty VAT naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.

autor: Aleksandra Węgielska
Gazeta Podatkowa nr 9 (1988) z dnia 2023-01-30

Zasady korygowania transakcji opodatkowanych VAT. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl