Faktura pro forma wystawiana jest przed wykonaniem czynności podlegającej opodatkowaniu VAT i przed otrzymaniem jakiejkolwiek części należności. Nie dokumentuje ona żadnej czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT.
Dane na fakturze
Podatnicy VAT są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Wynika to z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT.
Szczegółowe zasady wystawiania faktur określono w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur. Jak wynika z jego przepisów, fakturę wystawiają zarejestrowani podatnicy (czynni i zwolnieni z VAT). W stanie prawnym obowiązującym do końca 2012 r. w przepisach rozporządzenia mowa była o dokumentach oznaczanych jako „Faktura VAT”.
W § 5 ust. 1 ww. rozporządzenia określono elementy, jakie powinna zawierać faktura (patrz ramka).
Fakturę wystawia się zasadniczo nie później niż 7. dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część należności, w odniesieniu do której zgodnie z ustawą o VAT powstaje obowiązek podatkowy, fakturę wystawia się nie później niż 7. dnia od dnia, w którym ją otrzymano.
Elementy faktury
- data jej wystawienia,
- kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, a w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3 ustawy o VAT – numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, poprzedzony kodem PL,
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, a w przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3 ustawy – numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany dla podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego,
- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,
- nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
- miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cena jednostkowa netto,
- kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
- wartość sprzedaży netto,
- stawka podatku,
- suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
- kwota należności ogółem.
Faktura pro forma
Przepisy określające zasady wystawiania faktur nie odnosiły się nigdy do dokumentów nazywanych „Faktura pro forma”. Oznacza to, że faktura taka nie wywiera żadnych skutków podatkowych. Faktury pro forma stosowane są w obrocie handlowym głównie w celach informacyjnych. Przesyłane są nabywcom towarów lub usług w celu zapoznania się z ceną towaru (usługi). Bardzo często faktury te stanowią podstawę do wpłat zaliczek.
Jak wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 13 lipca 2011 r., nr ITPP1/443-596/11/BK, faktura pro forma nie jest dokumentem przewidzianym w ustawie, jak i przepisach wykonawczych do ustawy, wywierającym jakiekolwiek skutki podatkowe. Tak więc faktura z adnotacją „pro forma”, choćby zawierała wszystkie elementy faktury VAT, nie jest wystawiona jako dowód wykonania transakcji handlowej, lecz sporządzona przed jej wykonaniem i przesłana przez dostawcę czy też przez świadczącego usługę najczęściej razem z ofertą lub potwierdzeniem przyjęcia zamówienia do wykonania.
Faktury pro forma w 2013 r. nadal stosowane są w obrocie gospodarczym głównie w celach informacyjnych. Jednak w związku ze zmianą przepisów rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur, pojawiły się wątpliwości dotyczące faktur pro forma. Związane są one z tym, że od początku tego roku nie oznacza się faktury wyrazami „Faktura VAT”, a jedynie w § 5 omawianego rozporządzenia wskazano dane, jakie powinna zawierać faktura. W związku z tym powstała wątpliwość, czy dokument nazwany „Faktura pro forma” zawierający wszystkie elementy wymienione w § 5 rozporządzenia może być uznany za fakturę, na podstawie której jej wystawca będzie zobowiązany do uiszczenia wykazanego w niej podatku. Jak bowiem wskazano w art. 108 ustawy o VAT, w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.
Podatnicy, aby uniknąć ewentualnego sporu z fiskusem w omawianej kwestii, na fakturze pro forma nie wykazują wszystkich elementów wymienionych w § 5 rozporządzenia w sprawie faktur, w szczególności nie wykazują w niej kwoty podatku VAT.
Moim zdaniem, tak samo jak było w stanie prawnym obowiązującym do końca 2012 r., tak i obecnie, „faktura pro forma” nie dokumentuje żadnej transakcji. Nie ma więc podstaw do uznania, że miałaby ona być inaczej traktowana obecnie. Tym bardziej, że w ubiegłych latach dokument ten wystawiany przez podatników także zawierał wszystkie elementy jak zwykła „faktury VAT”.
Ponadto należy podkreślić, że resort finansów wprowadzając od początku tego roku zmiany w zakresie fakturowania wielokrotnie wskazywał, że miały one na celu uproszczenie przepisów i nie wprowadzają istotnych zmian w tym zakresie. Zatem również obecnie faktury „pro forma” nie wywołują żadnych skutków podatkowych.
„(…) Należy zauważyć, iż faktura z adnotacją PRO-FORMA zawiera wprawdzie wszystkie elementy faktury handlowej, jednak nie jest ona wystawiona jako dowód wykonania transakcji handlowej, lecz przed jej wykonaniem i przesłana przez dostawcę czy też przez świadczącego usługę najczęściej razem z ofertą lub potwierdzeniem przyjęcia zamówienia do wykonania. Jeśli faktura PRO-FORMA dokumentuje jedynie potwierdzenie możliwości nabycia określonego towaru (jego cech i warunków nabycia w przyszłości) lub też warunków wykonania usługi, to jej wystawienie, jako dokumentu nieprzewidzianego w przepisach ustawy i w przepisach wykonawczych do ustawy, nie rodzi żadnych skutków w zakresie podatku VAT. (…)”
Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 6 grudnia 2010 r., nr ILPP1/415-976/10-2/AK
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.)
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur… (Dz. U. nr 68, poz. 360 ze zm.)
autor: Aleksandra Węgielska
Gazeta Podatkowa nr 29 (966) z dnia 2013-04-11
VAT po zmianach w 2013 roku. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl
No i dobrze, że ktoś klarownie objaśnił tę kwestię. Czasem człowiek styka się z jakimś problemem i nie wie, jak go rozwiązać. W księgowości takich nie w pełni jasnych (przynajmniej dla mnie) przykładów można sporo znaleźć.