Gazeta PodatkowaDieta z tytułu podróży służbowej ma na celu głównie zrekompensowanie zwiększonych kosztów wyżywienia w jej trakcie. Jeżeli pracodawca zapewni komplet posiłków w ciągu całej podróży, odpada podstawa do wypłaty diety. Jeśli zapewnienie wyżywienia było częściowe, ulega ona obniżeniu o określoną procentowo kwotę. Przepisy dotyczące podróży służbowych nie określają metody pomniejszania diety. Z ich brzmienia można jednak wywnioskować, że sposoby obniżenia diety o koszt posiłku będą się różnić, w zależności od tego, czy mamy do czynienia z podróżą krajową, czy zagraniczną.

Przy diecie krajowej ważna opinia

Począwszy od 1 marca 2013 r. kwota diety za podróż krajową (30 zł za dobę podróży) jest pomniejszana o określony procent diety, przypisany do konkretnego typu posiłku zapewnionego przez pracodawcę. Zgodnie z § 7 ust. 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi (…) z tytułu podróży służbowej, kwotę diety krajowej pomniejsza się o:

  • 25% diety – w razie zapewnienia bezpłatnego śniadania lub/i kolacji,
  • 50% diety – za bezpłatny obiad.

Przepisy przewidujące mechanizm pomniejszania diety ustalają kwotę zmniejszającą jako określony procent diety. Nie precyzują jednak, czy w każdym przypadku chodzi o pełną dietę, czy też o dietę faktycznie przysługującą. Za podróż krajową w przedziale od 8 do 12 godzin należy się bowiem tylko połowa diety, tj. 15 zł. Wobec tej niejasności przepisów przedstawiane były różne koncepcje, w ostateczności zwyciężyła jednak opinia wyrażona przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej. Resort pracy zauważył, że przepis § 7 ust. 4 rozporządzenia przewidujący mechanizm pomniejszania diety, odwołuje się do § 7 ust. 1 rozporządzenia, gdzie mowa jest o pełnej diecie, tj. 30 zł. Z tego względu przyjął, iż kwota zmniejszająca powinna być ustalana zawsze od pełnej diety. Co do ewentualnego minusowego wyniku przeliczeń, resort uznał, że pracownik nie dostanie wprawdzie diety, ale nie będzie również dopłacał pracodawcy do podróży.

Powyższe stanowisko, choć wywoływało niekiedy wątpliwości, zostało przyjęte do praktycznego stosowania. Rozwiązało ono jednak tylko kwestię pomniejszania diety za krajową podróż służbową. Pytanie, w jaki sposób pomniejszać dietę zagraniczną pozostało otwarte.

Procent od faktycznej diety

W przypadku podróży zagranicznej obowiązuje podobny do podróży krajowej mechanizm pomniejszania diety o zapewnione bezpłatne posiłki. Tak samo też wysokość diety zależy od długości podróży (co powoduje, iż niekiedy jest ona niższa od pełnej diety). Odmienna natomiast od krajowej jest procentowa wartość kwoty pomniejszającej, która wynosi:

  • 15% diety – za śniadanie,
  • 30% diety – w razie zapewnienia obiadu lub/i kolacji.

Podobnie jak ma to miejsce przy podróży krajowej, przepisy rozporządzenia w zakresie dotyczącym podróży zagranicznej nie dają odpowiedzi na pytanie, w jaki sposób ustalać kwotę zmniejszającą. Czy oblicza się ją jako procent od pełnej, czy od faktycznie przysługującej diety?

W przypadku podróży krajowych przyjęto rozwiązanie, że podstawą kwoty zmniejszającej jest zawsze pełna dieta, bez względu na to, jaka jest faktyczna wysokość diety należnej pracownikowi. Argumentem za taką interpretacją było jednak odwołanie się do literalnego brzmienia § 7 ust. 4 rozporządzenia, który wprost odsyła do § 7 ust. 1, w którym mowa jest o pełnej diecie wynoszącej 30 zł. Natomiast § 14 ust. 2 rozporządzenia dotyczący pomniejszania diety zagranicznej o koszt posiłku stanowi jedynie, że kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednią wartość procentową diety. Brak tutaj odniesienia do pełnej kwoty diety określonej dla poszczególnych państw w załączniku do rozporządzenia. Wątpliwości pogłębia jeszcze brzmienie § 14 ust. 1 rozporządzenia. Stanowi on, że pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej całodzienne, bezpłatne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3 rozporządzenia. Ten ostatni paragraf kształtuje wysokość diety w zależności od długości podróży, przewidując m.in. prawo do:

  • 1/3 diety – przy podróży trwającej do 8 godzin,
  • 1/2 diety – przy podróży powyżej 8 do 12 godzin.

Jak wynika z podanych przepisów, pracodawca w przypadku zapewnienia całodziennego wyżywienia ustala 25% diety na drobne wydatki, biorąc pod uwagę dietę faktycznie przysługującą. Gdyby do podróży zagranicznych, w których zapewniono częściowe wyżywienie, przyjąć metodę ustalania kwoty zmniejszającej jak przy podróżach krajowych, wówczas 25% diety na drobne wydatki ustalane byłoby na odmiennych zasadach (od faktycznej diety) niż kwota zmniejszająca (od pełnej). Nie wydaje się, aby takie zróżnicowanie metodyki obliczeń w ramach tego samego rodzaju podróży służbowej było uzasadnione. Dlatego też właściwe wydaje się obliczanie kwoty zmniejszającej przy podróżach zagranicznych od diety należnej ze względu na długość podróży.

Przykład

Pracownik odbył zagraniczną podróż służbową do Czech, trwającą 9 godzin. Z tego tytułu, zgodnie z § 13 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej, przysługuje mu 50% diety, tj. 20,50 euro (50% × 41 euro). W państwie docelowym podróży pracownikowi zapewniono bezpłatne śniadanie i obiad. W związku z tym dieta uległa pomniejszeniu o 15% diety za śniadanie i 30% diety za obiad. Określone procentowo kwoty zmniejszające powinny zostać ustalone od diety faktycznie przysługującej pracownikowi (tj. od połowy, a nie od całej diety):

15% × 20,50 euro = 3,08 euro,

30% × 20,50 euro = 6,15 euro.

Należna dieta podlega pomniejszeniu łącznie o 9,23 euro (3,08 euro + 6,15 euro) i wynosi 11,27 euro (20,50 euro – 9,23 euro).

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 60 (1205) z dnia 2015-07-27

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.VademecumKadrowego.pl

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>