Deklarację PIT-4R składa się do urzędu skarbowego w celu dostarczenia informacji o zaliczkach na podatek pobranych przez płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych. Składają ją płatnicy, którzy pobrali zaliczki na podatek m.in. od należności pracowniczych, umów zlecenia, umów o dzieło, rent czy emerytur.
Jestem osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, w której zatrudniam pracowników. W trakcie 2017 r. zmieniłem miejsce zamieszkania, w związku z tym zmieniła się także właściwość urzędu skarbowego w zakresie składania deklaracji PIT-4R. Czy jedną deklarację PIT-4R powinienem złożyć do urzędu skarbowego właściwego przed zmianą miejsca zamieszkania, a drugą do urzędu właściwego obecnie?
W terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym płatnicy, o których mowa w art. 31 i art. 33-35 ustawy o pdof, są obowiązani przesłać do urzędu skarbowego roczną deklarację na formularzu PIT-4R. Płatnicy będący osobami fizycznymi deklarację tę składają w urzędzie skarbowym właściwym według miejsca zamieszkania płatnika. Tak stanowi art. 38 ust. 1a ustawy o pdof. Płatnik obowiązany jest złożyć jedną roczną deklarację PIT-4R, nawet wtedy, gdy w trakcie roku podatkowego wpłacał pracownicze zaliczki na podatek do dwóch różnych urzędów skarbowych. Deklaracja ta powinna obejmować należne zaliczki za cały rok podatkowy.
Zatem Czytelnik deklarację PIT-4R za 2017 r. powinien złożyć do urzędu skarbowego właściwego po zmianie miejsca zamieszkania.
W 2017 r. zatrudniałem 5 pracowników. W styczniu 2018 r. zatrudniłem kolejną osobę. Czy fakt, że obecnie zatrudniam 6 pracowników zobowiązuje mnie do złożenia urzędowi skarbowemu PIT-4R za 2017 r. w formie elektronicznej?
NIE. Co do zasady, deklarację PIT-4R składa się urzędowi skarbowemu za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej. Wspomniany formularz może być złożony w formie papierowej, jeżeli za dany rok informacje PIT-11, PIT-R, IFT-1/IFT-1R, PIT-8C sporządza się dla nie więcej niż 5 podatników.
Możliwości złożenia deklaracji PIT-4R w formie papierowej nie ma, gdy w imieniu płatnika składa ją przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą obejmującą prowadzenie ksiąg podatkowych w rozumieniu przepisów Ordynacji podatkowej. Przedsiębiorca taki w imieniu i na rzecz płatnika składa PIT-4R wyłącznie drogą elektroniczną. Tak wynika z art. 45ba ustawy o pdof.
Tym samym, skoro płatnik za 2017 r. obowiązany jest sporządzić informacje PIT-11 dla 5 podatników (pracowników), to PIT-4R może złożyć urzędowi skarbowemu w formie papierowej.
Deklarację PIT-4R za 2017 r. należy złożyć do 31 stycznia 2018 r.
W październiku 2017 r. pracownik przez cały miesiąc był na urlopie bezpłatnym. Nie otrzymał więc wynagrodzenia w tym miesiącu. W październiku nie wypłacono mu też innych należności podlegających opodatkowaniu. Czy w PIT-4R pracownika tego należy uwzględnić w liczbie podatników za październik?
W rocznej deklaracji PIT-4R płatnik ma obowiązek podać jako liczbę podatników tych pracowników, którym w danym miesiącu wypłacił lub postawił do dyspozycji jakiekolwiek należności lub świadczenia, od których pobrał zaliczkę na podatek. Jedynie taki pracownik ma bowiem status podatnika.
W deklaracji PIT-4R nazwa części C „Wykaz należnych zaliczek na podatek dochodowy za poszczególne miesiące roku podatkowego” wskazuje, że w liczbie podatników ujmuje się tych pracowników, u których w danym miesiącu wystąpiły należne zaliczki na podatek dochodowy. U pracownika, który przez cały miesiąc przebywał na urlopie bezpłatnym i nie otrzymał w tym miesiącu wynagrodzenia, ani innych podlegających opodatkowaniu należności, nie wystąpiła należna zaliczka na podatek. Pracownika takiego nie należy więc uwzględniać w liczbie podatników w październiku 2017 r.
W prowadzonej przeze mnie działalności gospodarczej nie zatrudniam osób na umowę o pracę. W grudniu 2017 r. zawarłem jedną umowę zlecenia na kwotę 1.000 zł. Czy w tej sytuacji mam obowiązek złożyć roczną deklarację PIT-4R za 2017 r.?
Przychód z umowy zlecenia powstaje w dacie otrzymania przez zleceniobiorcę (lub postawienia mu do dyspozycji) w roku kalendarzowym pieniędzy, świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Wypłata należności z umowy zlecenia, o której mowa w pytaniu, wiąże się z koniecznością jej opodatkowania przez płatnika, tj. obliczenia i pobrania zaliczki na podatek oraz odprowadzenia jej do urzędu skarbowego, a po zakończeniu roku wykazania w PIT-4R.
Przykładowo, gdy należność z zawartej w grudniu 2017 r. umowy zlecenia została wypłacona zleceniobiorcy w grudniu 2017 r., to na płatniku ciąży obowiązek wykazania pobranej z tego tytułu zaliczki na podatek w PIT-4R za 2017 r. Gdy natomiast przychód z grudniowej umowy zlecenia powstał w styczniu 2018 r., to obliczoną zaliczkę należy wykazać w PIT-4R za 2018 r.
Warto podkreślić, że od należności z umowy zlecenia musi być pobrana zaliczka, aby płatnik miał obowiązek złożenia PIT-4R. Gdyby przychody z umowy zlecenia były opodatkowane zryczałtowanym podatkiem dochodowym, wówczas należałoby sporządzić PIT-8AR.
Prowadzę działalność gospodarczą w zakresie usług budowlanych. Jaką liczbę podatników wykazać w PIT-4R, jeżeli w danym miesiącu zmieniała się liczba pracowników w związku z ich zatrudnianiem i zwalnianiem?
Ilość zatrudnianych i zwalnianych osób w danym miesiącu nie ma znaczenia przy wypełnianiu deklaracji PIT-4R. Ważne jest, ilu pracownikom płatnik wypłacił w tym miesiącu należności pracownicze, od których pobrał zaliczkę na podatek. W deklaracji PIT-4R wskazuje się bowiem liczbę pracowników, którym w danym miesiącu pobrano zaliczkę na podatek.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2018 r. poz. 200)
autor: Renata Kościuszko
Gazeta Podatkowa nr 9 (1466) z dnia 2018-01-29
PIT i CIT w najnowszych interpretacjach organów podatkowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl
Fajnie, że są miejsca, w których można znaleźć takie informację. Dziękuję za ten, jak i inne wpisy. Pozdrawiam