Podatnicy informują urząd skarbowy o zmianie danych identyfikacyjnych poprzez złożenie właściwego dla ich statusu ewidencyjnego zgłoszenia: CEIDG-1, NIP-2, NIP-7, NIP-8 albo ZAP-3. Aktualizacji można dokonać przez internet. Taka opcja dostępna jest m.in. dla posiadaczy konta na Portalu Podatkowym.

Dane podatników

Podatnicy zgłaszają wiele danych identyfikacyjnych i ewidencyjnych. Niektóre należy podać obligatoryjnie, inne – aby ułatwić kontakt z administracją skarbową. Sposób aktualizowania danych zależy od statusu ewidencyjnego poszczególnych osób i podmiotów.

Przedsiębiorcy podlegający wpisowi do CEIDG informują o zmianach za pośrednictwem CEIDG. Wniosek można przesłać on-line z wykorzystaniem formularza zamieszczonego na stronie internetowej www.ceidg.gov.pl. Potrzebny jest do tego profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny. CEIDG przekazuje informacje do wskazanego przez przedsiębiorcę urzędu skarbowego.

Pozostali podatnicy składają zgłoszenia aktualizacyjne w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencji podatników i płatników. Właściwość tego urzędu skarbowego ustala się zasadniczo w przypadku osób fizycznych na podstawie miejsca zamieszkania, a w odniesieniu do osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej – według adresu siedziby. Zgłoszenie aktualizacyjne osób, których identyfikatorem podatkowym jest numer PESEL, to ZAP-3. Osoby fizyczne posługujące się NIP, ale niemające statusu przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG, zgłoszenie aktualizacyjne składają na formularzu NIP-7. Należy jednak zaznaczyć, że podatnicy nieprowadzący działalności gospodarczej i niebędący podatnikami VAT mogą podać nowy adres zamieszkania w deklaracji lub innym dokumencie składanym w związku wykonywaniem obowiązku podatkowego, a osobisty rachunek bankowy – w zeznaniu podatkowym (w przypadku rozliczeń za 2019 r. taka opcja jest w PIT-28, PIT-36, PIT-36L i PIT-37). Uznaje się to za dokonanie aktualizacji.

Podmioty wpisane w KRS zgłaszają samodzielnie w urzędzie skarbowym tylko zmiany danych uzupełniających, np. rachunków bankowych czy miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej. Aktualizacji danych podstawowych, tj. objętych treścią wpisu w KRS, dokonują poprzez złożenie odpowiedniego wniosku o zmianę danych w KRS. Nowe dane podstawowe (z wyjątkiem ujawnionych w rejestrze dłużników niewypłacalnych) KRS przekazuje automatycznie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP) oraz krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (rejestru REGON). Natomiast z CRP KEP są one przesyłane do Centralnego Rejestru Płatników Składek (ZUS). Zgłoszenie aktualizacyjne w zakresie danych uzupełniających składa się na formularzu NIP-8. Te zmienione dane, po zamieszczeniu w CRP KEP, są przekazywane do rejestru REGON oraz ZUS. Podmioty będące podatnikami, płatnikami podatków lub płatnikami składek ZUS, ale niepodlegające wpisowi do KRS, np. spółki cywilne, aktualizują dane identyfikacyjne na NIP-2.

Konto na portalu

Zgłoszenia aktualizacyjne ZAP-3, NIP-7, NIP-8, NIP-2 można złożyć przez internet – wypełniając interaktywny druk zamieszczony na Portalu Podatkowym, korzystając z programu komercyjnego lub za pośrednictwem konta na Portalu Podatkowym. Wymagany jest zasadniczo kwalifikowany podpis elektroniczny. ZAP-3 i NIP-7 składane przez Portal Podatkowy mogą być opatrzone także podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

ZAP-3, NIP-2, NIP-7, NIP-8 można złożyć przez internet za pomocą Programu DRUKI Gofin.

Każdy może założyć konto na Portalu Podatkowym. Rejestracja odbywa się na stronie internetowej www.podatki.gov.pl/konto-podatnika/. Wymagane jest złożenie oświadczenia o zaakceptowaniu regulaminu, udzielenie zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz wyrażenie zgody na otrzymywanie drogą elektroniczną informacji dotyczących profilu użytkownika. Rejestrację uwierzytelnia się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Następnie trzeba utworzyć własny identyfikator użytkownika i hasło, a ponadto podać adres e-mail oraz pytanie i odpowiedź zabezpieczające dostęp do konta.

Dostęp do konta podmiotu, tj. osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, uzyskuje osoba fizyczna posiadająca własne konto na Portalu Podatkowym. Osoba umocowana do działania w imieniu danego podmiotu musi złożyć w urzędzie skarbowym wniosek o udostępnienie takiemu użytkownikowi konta podmiotu. Wniosek sporządza się w formie pisemnej. Musi on zawierać dane użytkownika (imię, nazwisko, identyfikator podatkowy) oraz podmiotu (nazwę i NIP). Organ, do którego wpłynie wniosek, sprawdza podane informacje. Jeżeli zostaną one pozytywnie zweryfikowane, użytkownik będzie mógł uzyskać dostęp do konta podmiotu.

UPL-1 w firmach

NIP-2 oraz NIP-8 składane przez internet muszą być podpisane przez uprawnioną osobę posiadającą pełnomocnictwo UPL-1.

Pełnomocnictwo jest konieczne bez względu na to, kto ma składać podpis: reprezentant ustawowy danego podmiotu posiadający z mocy prawa umocowanie do podpisywania firmowych dokumentów (np. wspólnik spółki osobowej lub członek zarządu spółki z o.o.) czy pełnomocnik (np. pracownik działu księgowości). UPL-1 można przekazać w formie papierowej lub elektronicznej. Wynika to z art. 80a § 2a-2c Ordynacji podatkowej. Papierowy formularz składa się lub wysyła do urzędu skarbowego właściwego dla mocodawcy w sprawach ewidencji podatników i płatników. Dla podmiotów zagranicznych właściwy jest Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście. Pełnomocnictwo mające formę elektroniczną należy natomiast przekazać Szefowi KAS za pośrednictwem platformy ePUAP.

UPL-1 nie trzeba składać w związku z przesyłaniem NIP-2 czy NIP-8, jeżeli osoba mająca podpisać zgłoszenie została wcześniej zarejestrowana na potrzeby przekazywania e-rozliczeń, np. VAT-7, PIT-11 czy CIT-8, a udzielone jej wówczas pełnomocnictwo jest ważne. Pełnomocnictwo raz złożone uprawnia, w okresie jego obowiązywania, do podpisywania wszystkich deklaracji, zeznań, informacji czy zgłoszeń przekazywanych do organów podatkowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900 ze zm.)

autor: Małgorzata Żujewska
Gazeta Podatkowa nr 48 (1714) z dnia 2020-06-15

Zasady załatwiania spraw podatkowych przez internet. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl