Dla wszystkich jednostek, dla których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, październik jest dobrym czasem aby pomyśleć o inwentaryzacji.

Obowiązek sprawdzenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostek drogą inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego wynika z zapisów poświęconych temu zagadnieniu art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości. Jednostka bowiem powinna rzetelnie i jasno przedstawić swoją sytuację majątkową i finansową. Dzięki takiej weryfikacji sprawozdanie finansowe sporządzone przez jednostkę będzie mogło być uznane za wiarygodne.

Na naszym blogu zamieścimy cykl artykułów poświęconych przygotowaniu i przeprowadzeniu oraz rozliczeniu inwentaryzacji. Dzisiaj pierwsza część – przygotowanie i przeprowadzenie inwentaryzacji.

Przygotowanie inwentaryzacji

Prawidłowe przygotowanie inwentaryzacji to przede wszystkim przygotowanie procedur i dokumentacji. Najważniejszym dokumentem stosowanym w każdej jednostce – niezależnie od rodzaju czy rozmiaru – jest zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Powinno ono zawierać takie informacje jak: rodzaje składników majątku objętych inwentaryzacją i sposób jej przeprowadzenia, daty przeprowadzenia inwentaryzacji oraz dzień, na który dokonuje się inwentaryzacji, skład komisji inwentaryzacyjnej wraz z przewodniczącym. Może ono również zawierać harmonogram inwentaryzacji, stosowany zazwyczaj w jednostkach, gdzie mamy do czynienia z dużą ilością czynności inwentaryzacyjnych. Większe jednostki, posiadające dużo zróżnicowanego majątku, tworzą tzw. „instrukcję inwentaryzacyjną”, będącą elementem/załącznikiem zasad (polityki) rachunkowości w firmie. Dokument ten zawiera uregulowania związane z przygotowaniem, rozpoczęciem, przebiegiem, a także zakończeniem i rozliczeniem inwentaryzacji.

Przed rozpoczęciem czynności inwentaryzacyjnych jednostka powinna prawidłowo przygotować (uzgodnić) ewidencję księgową i magazynową oraz przygotować dokumentację inwentaryzacyjną, na którą mogą się składać :

  • arkusze spisu z natury (druki objęte ścisłą kontrolą),
  • protokoły kontroli stanu gotówki w kasie,
  • potwierdzenia sald (należności, zobowiązań, kredytów, pożyczek, środków pieniężnych w banku),
  • protokoły weryfikacji aktywów i pasywów

oraz:

  • protokoły kontroli inwentaryzacji,
  • zestawienia różnic inwentaryzacyjnych,
  • protokoły weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych.

 

Terminy, sposoby i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji

Podstawowe informacje w zakresie sposobów, terminów i częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów zawiera poniższa tabela:

 

Rodzaj składnika aktywów lub pasywów Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji Częstotliwość  inwentaryzacji Termin przeprowadzenia inwentaryzacji
Nieruchomości zaliczane do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie Spis z natury Raz w ciągu 4 lat Dowolny termin
Znajdujące się na terenie niestrzeżonym środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie Spis z natury Raz w roku Inwentaryzacja rozpoczęta nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończona do 15 dnia następnego roku
Środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości Porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikację wartości tych składników Raz w roku Ostatni dzień roku obrotowego
Zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową Spis z natury Raz w ciągu 2 lat Dowolny termin
Zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się na terenie niestrzeżonym lub na strzeżonych składowiskach, lecz nie objętych ewidencją ilościowo-wartościową Spis z natury Raz w roku Inwentaryzacja rozpoczęta nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończona do 15 dnia następnego roku
Zapasy towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki oraz zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną Spis z natury Raz w roku Dowolny termin
Składniki aktywów znajdujące się w jednostce, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowywania, przetwarzania lub używania Spis z natury (należy powiadomić o wynikach spisu jednostki, których własnością są inwentaryzowane składniki aktywów) Raz w roku Inwentaryzacja rozpoczęta nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończona do 15 dnia następnego roku
Należności, w tym udzielone pożyczki oraz powierzone kontrahentom własne składniki aktywów Uzyskanie od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu aktywów Raz w roku Inwentaryzacja rozpoczęta nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończona do 15 dnia następnego roku
Należności sporne i wątpliwe, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, należności z tytułów publiczno-prawnych, pozostałe aktywa i pasywa , których zinwentaryzowanie w drodze spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe (wartości niematerialne i prawne, rozliczenia międzyokresowe przychodów i kosztów, kapitały  własne, rezerwy, fundusze specjalne, środki trwałe w budowie z wyjątkiem maszyn i urządzeń, aktywa i pasywa ewidencjonowane pozabilansowo) Porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja wartości tych składników Raz w roku Ostatni dzień roku obrotowego
Aktywa pieniężne (gotówka w kasie, czeki obce), rzeczowe składniki aktywów obrotowych (materiały, towary, produkty gotowe, półprodukty) odpisywane w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia Spis z natury Raz w roku Ostatni dzień roku obrotowego
Aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki Uzyskanie od kontrahentów  lub banku potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu aktywów Raz w roku Inwentaryzacja rozpoczęta nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończona do 15 dnia następnego roku

 

Jeżeli jednostka przeprowadzi inwentaryzację składników aktywów na inny dzień niż ostatni dzień roku obrotowego, to zgodnie z zapisem art. 26 ust.3 pkt.1, powinna ustalić ich stan na dzień bilansowy poprzez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

Zasady rozliczenia inwentaryzacji przedstawimy w kolejnym wpisie.

Zachęcamy do systematycznej lektury bloga.
 


Artykuł ma charakter jedynie informacyjny i stanowi publikację zainspirowaną treścią artykułów prasowych, interpretacji organów podatkowych i orzeczeń sądów administracyjnych. Nie stanowi porady ani opinii podatkowej czy prawnej w rozumieniu art. 2 ust. 1 i art. 31 ustawy o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 1996 r. Nr 102, poz. 475, ze zm.) i jest odzwierciedleniem poglądów wyrażanych przez autorów publikacji. Biblioteka Narodowa nie bierze odpowiedzialności za ewentualne skutki podejmowanych decyzji na ich podstawie.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>