Dla wszystkich jednostek, dla których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, październik jest dobrym czasem aby pomyśleć o inwentaryzacji.
Obowiązek sprawdzenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostek drogą inwentaryzacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego wynika z zapisów poświęconych temu zagadnieniu art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości. Jednostka bowiem powinna rzetelnie i jasno przedstawić swoją sytuację majątkową i finansową. Dzięki takiej weryfikacji sprawozdanie finansowe sporządzone przez jednostkę będzie mogło być uznane za wiarygodne.
Na naszym blogu zamieścimy cykl artykułów poświęconych przygotowaniu i przeprowadzeniu oraz rozliczeniu inwentaryzacji. Dzisiaj pierwsza część – przygotowanie i przeprowadzenie inwentaryzacji.
Przygotowanie inwentaryzacji
Prawidłowe przygotowanie inwentaryzacji to przede wszystkim przygotowanie procedur i dokumentacji. Najważniejszym dokumentem stosowanym w każdej jednostce – niezależnie od rodzaju czy rozmiaru – jest zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Powinno ono zawierać takie informacje jak: rodzaje składników majątku objętych inwentaryzacją i sposób jej przeprowadzenia, daty przeprowadzenia inwentaryzacji oraz dzień, na który dokonuje się inwentaryzacji, skład komisji inwentaryzacyjnej wraz z przewodniczącym. Może ono również zawierać harmonogram inwentaryzacji, stosowany zazwyczaj w jednostkach, gdzie mamy do czynienia z dużą ilością czynności inwentaryzacyjnych. Większe jednostki, posiadające dużo zróżnicowanego majątku, tworzą tzw. „instrukcję inwentaryzacyjną”, będącą elementem/załącznikiem zasad (polityki) rachunkowości w firmie. Dokument ten zawiera uregulowania związane z przygotowaniem, rozpoczęciem, przebiegiem, a także zakończeniem i rozliczeniem inwentaryzacji.
Przed rozpoczęciem czynności inwentaryzacyjnych jednostka powinna prawidłowo przygotować (uzgodnić) ewidencję księgową i magazynową oraz przygotować dokumentację inwentaryzacyjną, na którą mogą się składać :
- arkusze spisu z natury (druki objęte ścisłą kontrolą),
- protokoły kontroli stanu gotówki w kasie,
- potwierdzenia sald (należności, zobowiązań, kredytów, pożyczek, środków pieniężnych w banku),
- protokoły weryfikacji aktywów i pasywów
oraz:
- protokoły kontroli inwentaryzacji,
- zestawienia różnic inwentaryzacyjnych,
- protokoły weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych.
Terminy, sposoby i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji
Podstawowe informacje w zakresie sposobów, terminów i częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów zawiera poniższa tabela:
| Rodzaj składnika aktywów lub pasywów | Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji | Częstotliwość inwentaryzacji | Termin przeprowadzenia inwentaryzacji |
| Nieruchomości zaliczane do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie | Spis z natury | Raz w ciągu 4 lat | Dowolny termin |
| Znajdujące się na terenie niestrzeżonym środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie | Spis z natury | Raz w roku | Inwentaryzacja rozpoczęta nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończona do 15 dnia następnego roku |
| Środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości | Porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikację wartości tych składników | Raz w roku | Ostatni dzień roku obrotowego |
| Zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową | Spis z natury | Raz w ciągu 2 lat | Dowolny termin |
| Zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się na terenie niestrzeżonym lub na strzeżonych składowiskach, lecz nie objętych ewidencją ilościowo-wartościową | Spis z natury | Raz w roku | Inwentaryzacja rozpoczęta nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończona do 15 dnia następnego roku |
| Zapasy towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki oraz zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną | Spis z natury | Raz w roku | Dowolny termin |
| Składniki aktywów znajdujące się w jednostce, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowywania, przetwarzania lub używania | Spis z natury (należy powiadomić o wynikach spisu jednostki, których własnością są inwentaryzowane składniki aktywów) | Raz w roku | Inwentaryzacja rozpoczęta nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończona do 15 dnia następnego roku |
| Należności, w tym udzielone pożyczki oraz powierzone kontrahentom własne składniki aktywów | Uzyskanie od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu aktywów | Raz w roku | Inwentaryzacja rozpoczęta nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończona do 15 dnia następnego roku |
| Należności sporne i wątpliwe, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, należności z tytułów publiczno-prawnych, pozostałe aktywa i pasywa , których zinwentaryzowanie w drodze spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe (wartości niematerialne i prawne, rozliczenia międzyokresowe przychodów i kosztów, kapitały własne, rezerwy, fundusze specjalne, środki trwałe w budowie z wyjątkiem maszyn i urządzeń, aktywa i pasywa ewidencjonowane pozabilansowo) | Porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja wartości tych składników | Raz w roku | Ostatni dzień roku obrotowego |
| Aktywa pieniężne (gotówka w kasie, czeki obce), rzeczowe składniki aktywów obrotowych (materiały, towary, produkty gotowe, półprodukty) odpisywane w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia | Spis z natury | Raz w roku | Ostatni dzień roku obrotowego |
| Aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki | Uzyskanie od kontrahentów lub banku potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu aktywów | Raz w roku | Inwentaryzacja rozpoczęta nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończona do 15 dnia następnego roku |
Jeżeli jednostka przeprowadzi inwentaryzację składników aktywów na inny dzień niż ostatni dzień roku obrotowego, to zgodnie z zapisem art. 26 ust.3 pkt.1, powinna ustalić ich stan na dzień bilansowy poprzez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.
Zasady rozliczenia inwentaryzacji przedstawimy w kolejnym wpisie.
Zachęcamy do systematycznej lektury bloga.
Artykuł ma charakter jedynie informacyjny i stanowi publikację zainspirowaną treścią artykułów prasowych, interpretacji organów podatkowych i orzeczeń sądów administracyjnych. Nie stanowi porady ani opinii podatkowej czy prawnej w rozumieniu art. 2 ust. 1 i art. 31 ustawy o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 1996 r. Nr 102, poz. 475, ze zm.) i jest odzwierciedleniem poglądów wyrażanych przez autorów publikacji. Biblioteka Narodowa nie bierze odpowiedzialności za ewentualne skutki podejmowanych decyzji na ich podstawie.
