Płatnik składek (np. pracodawca), zgłaszając zatrudnioną osobę do ubezpieczeń w ZUS, powinien pamiętać o prawidłowym wypełnieniu dokumentu zgłoszeniowego, tj. druku ZUS ZUA. Jeśli w podanych w nim danych popełni błąd, powinien go skorygować.
Data powstania obowiązku ubezpieczeń
Zdarza się, że pracodawca zawiera z daną osobą umowę o pracę w terminie wcześniejszym i ustala w niej późniejszy termin rozpoczęcia pracy przez pracownika. W takim przypadku dzień rozpoczęcia pracy jest dniem nawiązania stosunku pracy i jednocześnie dniem powstania obowiązku ubezpieczeń w ZUS. Jest tak dlatego, że stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a gdy go nie określono – w dniu zawarcia umowy. Dlatego też datą nawiązania stosunku pracy może być data rozpoczęcia pracy, jeżeli została ona wskazana w umowie o pracę. Gdy daty tej nie określono, wówczas nawiązanie stosunku pracy nastąpi z dniem zawarcia umowy.
Jeżeli pracodawca zgłosił zatrudnionego pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w ZUS (na druku ZUS ZUA „Zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej”) z nieprawidłową datą powstania obowiązku ubezpieczeń, koryguje ten błąd poprzez złożenie wyrejestrowania danej osoby z ubezpieczeń (na druku ZUS ZWUA „Wyrejestrowanie z ubezpieczeń”) i ponowne jej zgłoszenie do ubezpieczeń (na druku ZUS ZUA) z prawidłowymi danymi. Taki tryb postępowania określa art. 36 ust. 14 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 423 ze zm.). Druki te pracodawca przekazuje do organu rentowego w terminie 7 dni, licząc od momentu stwierdzenia nieprawidłowości.
Błędne imię pracownika
Możliwa jest sytuacja, że pracodawca w zgłoszeniu pracownika do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA popełni błąd w bloku III. dotyczącym danych identyfikacyjnych osoby zgłaszanej do nich, np. w pierwszym imieniu. Aby skorygować ten błąd, pracodawca powinien przekazać do ZUS druk ZUS ZIUA „Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej” i wpisać w nim:
- w bloku I. „Dane organizacyjne” w polu 01. – cyfrę 2, czyli korekta danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, następnie
- w bloku III. „Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” – poprzednie dane identyfikacyjne pracownika (z błędnym imieniem), a
- w bloku IV. „Aktualne dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” – jego aktualne dane, w tym prawidłowe imię pierwsze.
Na druku ZUS ZIUA płatnik informuje także o zmianach i korektach dotyczących: numeru PESEL pracownika, rodzaju, serii i numeru dokumentu, z jakim był on zgłoszony do ubezpieczeń w ZUS oraz daty urodzenia.
Druki ZUS ZUA, ZUS ZIUA i ZUS ZWUA dostępne są w serwisie druki.gofin.pl, w dziale Składki ZUS.
Nieprawidłowe nazwisko
Jeżeli pracodawca zgłosi pracownika do ubezpieczeń w ZUS, a następnie zauważy, że w druku ZUS ZUA wpisał nieprawidłowe nazwisko rodowe tej osoby (czyli popełnił błąd w bloku IV. dotyczącym danych ewidencyjnych osoby zgłaszanej do ubezpieczeń), jest zobowiązany także błąd ten skorygować. Dokonuje tego na druku ZUS ZUA w trybie korekty.
Kod tytułu ubezpieczenia
Zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń w ZUS pracodawca dokonuje z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X. Kod ten składa się z 6 znaków, gdzie:
- cztery pierwsze znaki – oznaczają podmiot podstawowy wraz z rozszerzeniem,
- piąty znak – oznacza ustalone bądź nieustalone prawo do emerytury lub renty, natomiast
- szósty znak – informuje o stopniu niepełnosprawności bądź jego braku.
Jeśli pracownik zgłoszony do ubezpieczeń w ZUS z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0 poinformuje pracodawcę o posiadanym prawie do renty (np. rodzinnej), to obowiązkiem pracodawcy jest dokonać zmiany w kodzie tytułu ubezpieczenia takiej osoby. O zmianach danych wykazanych w zgłoszeniu do ubezpieczeń dotyczących m.in. kodu tytułu ubezpieczenia płatnik składek zawiadamia organ rentowy poprzez przekazanie do ZUS:
- wyrejestrowania z ubezpieczeń (na druku ZUS ZWUA) z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0, a następnie
- zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego (na druku ZUS ZUA) z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 2 0.
Charakter ubezpieczeń zleceniobiorcy
Płatnik nie ma problemu z ustaleniem charakteru ubezpieczeń społecznych zleceniobiorcy w ZUS w przypadku, gdy wykonywana umowa zlecenia stanowi dla takiej osoby jedyne źródło zarobkowania. Wątpliwości pojawiają się wtedy, gdy jest ona dodatkowo zatrudniona w innej firmie na podstawie umowy o pracę. W celu prawidłowego ustalenia, do jakich obowiązkowych ubezpieczeń należy ją zgłosić w ZUS, zleceniodawca powinien posiadać informację o wysokości oskładkowanego przychodu uzyskiwanego przez zleceniobiorcę z etatu. Jeżeli jest on:
- niższy od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2021 r. – płaca minimalna wynosi 2.800 zł) – zlecenie stanowi dla zleceniobiorcy tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego,
- co najmniej równy kwocie minimalnej płacy – ze zlecenia obowiązkowe jest dla zleceniobiorcy tylko ubezpieczenie zdrowotne (do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych może on przystąpić tylko dobrowolnie).
Może się zdarzyć, że pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy (z wynagrodzeniem minimalnym proporcjonalnie pomniejszonym do tego wymiaru) pracodawca zwiększy wymiar etatu do pełnego. Zmieni to charakter ubezpieczeń społecznych takiej osoby z tytułu dodatkowo zawartej przez nią (z innym podmiotem) umowy zlecenia (niewykonywanej na rzecz pracodawcy). Po zmianie wymiaru etatu wynagrodzenie takiego pracownika wzrośnie bowiem do kwoty minimalnego przysługującego przy zatrudnieniu na pełny etat. Jego wysokość spowoduje, że umowa zlecenia będzie stanowić dla niego tytuł do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego, ewentualnie do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalno-rentowych.
W takim przypadku zleceniodawca powinien przekazać do ZUS wyrejestrowanie zleceniobiorcy z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego na druku ZUS ZWUA, a następnie ponowne jego zgłoszenie tylko do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZZA (bądź druku ZUS ZUA – gdy zleceniobiorca zechce przystąpić do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalno-rentowych).
autor: Aneta Dąbrowska
Gazeta Podatkowa nr 64 (1835) z dnia 2021-08-12
