Obowiązek podatkowy powstaje tylko wtedy, gdy otrzymana wpłata stanowi zaliczkę na konkretną przyszłą dostawę lub usługę. Jeśli w chwili wpłaty nie wiadomo, jakiej dostawy dotyczy płatność, nie powstaje obowiązek podatkowy.

Obowiązek podatkowy

Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT (Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z wyjątkiem:

1) dostaw towarów, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób, o którym mowa w art. 19a ust. 1b ustawy o VAT,

2) dostaw towarów i świadczenia usług, w stosunku do których obowiązek podatkowy powstaje w sposób, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, tj. z chwilą wystawienia faktury, czyli z tytułu:

a) dostawy i dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,

b) świadczenia usług:

• telekomunikacyjnych,
• wymienionych w poz. 24-37, poz. 50 i poz. 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT,
• najmu, dzierżawy, leasingu itp.,
• ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
• stałej obsługi prawnej i biurowej.

Przepisy o VAT nie zawierają definicji zaliczki. Zgodnie więc z definicją słownikową (http://sjp.pwn.pl) zaliczka to część należności wpłacana lub wypłacana z góry na poczet tej należności. Wobec tego zaliczkę wpłaca się na poczet przyszłej dostawy towarów lub przyszłego wykonania usługi przed faktyczną dostawą lub faktycznym wykonaniem usługi. Zaliczka jako zapłata na poczet przyszłej należności musi być więc powiązana z konkretną transakcją.

Także ze stanowiska prezentowanego przez Dyrektora KIS w interpretacjach podatkowych na omawiany temat wynika, że, aby zapłatę na poczet przyszłych należności uznać za zaliczkę, muszą zostać spełnione następujące przesłanki:

• zapłata musi zostać dokonana na poczet konkretnej transakcji, tj. przyszłe świadczenie powinno być określone co do rodzaju w sposób jednoznaczny (określone powinny być cechy identyfikujące rodzaj towaru bądź usługi),
• konkretyzacja przyszłego świadczenia powinna być wystarczająco dokładna dla określenia zasad opodatkowania świadczenia, tj. w szczególności należy móc określić miejsce świadczenia i stawkę opodatkowania,
• w momencie dokonania zaliczki strony nie mają intencji zmiany świadczenia w przyszłości.

Tak przykładowo uznał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 11 kwietnia 2025 r., nr 0111-KDIB3-3.4012.88.2025.1.PJ.

Zatem, jeśli w momencie otrzymania środków pieniężnych nie są one związane z żadną konkretną dostawą towarów – na etapie zamówienia nie jest przykładowo znana ilości produktów, ich gramatura, smaki, a nabywca podaje jedynie wartości szacunkowe – to wpłaty tych środków pieniężnych nie rodzą powstania obowiązku podatkowego na podstawie art. 19a ust. 8 ustawy o VAT.

Termin wystawienia faktury zaliczkowej

Fakturę dokumentującą otrzymaną zaliczkę podatnik powinien wystawić niepóźniej niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym ją otrzymał (art. 106i ust. 2 ustawy o VAT). Dokument ten nie może być jednak wystawiony generalnie wcześniej niż 60. dnia przed otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

Jak wskazano wcześniej, w stosunku do niektórych czynności ustawodawca uznał, że przy wpłacie zaliczki nie powstanie obowiązek podatkowy, co oznacza, że podatnik nie ma także obowiązku sporządzania faktury zaliczkowej. Jak wynika z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, podatnik obowiązany jest wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty, przed dokonaniem czynności, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1 i pkt 2, z wyjątkiem sytuacji, w której zapłata dotyczy WDT lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstanie zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 oraz dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje w myśl art. 19a ust. 1b ustawy o VAT.

Jednocześnie, w oparciu o art. 106b ust. 2 ustawy o VAT, podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i ust. 9, art. 113a ust. 1 lub przepisów wydanych na mocy art. 82 ust. 3 ustawy o VAT. Wyjątkiem jest sytuacja, w której nabywca zażąda wystawienia faktury, a żądanie zostanie zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty (art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT).

Oznacza to, że gdy nabywca zażąda wystawienia faktury, to podatnik nie ma możliwości wyboru sposobu dokumentowania sprzedaży – musi wystawić fakturę (dotyczy to również wystawienia faktury zaliczkowej). Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 9 grudnia 2024 r., nr 0114-KDIP4-2.4012.641.2024.1.WH, stwierdził, że podatnicy zwolnieni z VAT (przedmiotowo lub podmiotowo) nie muszą potwierdzać każdej sprzedaży na rzecz innego przedsiębiorcy lub osoby prywatnej dokumentem sprzedaży. Obowiązani są oni wystawić dokument tylko wtedy, gdy klient sobie tego wyraźnie zażyczy. Jednak w takiej sytuacji dokumentem tym powinna być faktura, a nie rachunek.

Zaliczka i dostawa w tym samym miesiącu a VAT

Ustawodawca w art. 106b ust. 1a ustawy o VAT wskazał, że podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej, jeżeli całość lub część zapłaty otrzymał w tym samym miesiącu, w którym dokonał czynności, na poczet których uzyskał całość lub część tej zapłaty.

Przykładowo, gdy podatnik otrzymał zaliczkę ma poczet dostawy towarów w dniu 3 sierpnia 2026 r., a dostawy towaru dokonał w dniu 31 sierpnia br., to nie ma obowiązku dokumentowania fakturą faktu otrzymania zaliczki. W przypadku niewystawienia przez podatnika faktury zaliczkowej z powodu wskazanego powyżej, faktura wystawiona przez podatnika po wydaniu towaru musi zawierać dodatkowo datę otrzymania zaliczki. Przy czym możliwości odstąpienia od wystawienia faktury zaliczkowej nie stosuje się w przypadkach, w których przepisy przewidują szczególne terminy wystawiania faktur określone w art. 106i ust. 3-8 ustawy o VAT.

Obowiązek stosowania MPP

Podatnicy są obowiązani zastosować MPP przy dokonywaniu płatności za nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, udokumentowane fakturą, w której kwota należności ogółem przekracza kwotę 15.000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej. Tak stanowi art. 108a ust. 1a ustawy o VAT. Przepis ten należy stosować także w przypadku wpłacania zaliczek. Z tym że w komunikacie przelewu w miejsce numeru faktury podatnik umieszcza wyraz „zaliczka” (art. 108a ust. 1c ustawy o VAT).

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 21 stycznia 2021 r., nr 0112-KDIL1-2.4012.607.2020.1.DS, wyjaśnił, że jeżeli cała wartość umowy przekracza 15.000 zł, a faktury zaliczkowe dotyczące dokonywanych przedpłat oraz faktura końcowa są wystawione na kwoty nieprzekraczające 15.000 zł, to na żadnej z nich podatnik nie ma obowiązku umieszczania oznaczenia „mechanizm podzielonej płatności”.

Faktura końcowa

Gdy faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę VAT pomniejsza się o sumę kwot VAT wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Jeśli wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur musi zawierać również numery identyfikujące poprzednie faktury w KSeF, a w przypadku faktur innych niż e-Faktury – numery poprzednich faktur (art. 106f ust. 4 ustawy o VAT).

Z kolei gdy podatnik otrzymał 100% zapłaty na poczet dostawy towarów lub świadczenia usługi oraz wystawił w związku z tym fakturę zaliczkową, to nie ma on obowiązku sporządzania po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi faktury końcowej. Tak uznał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 28 października 2020 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.476.2020.3.PRM. Jednak przepisy o VAT nie zabraniają sporządzenia takiej faktury. Gdy podatnik taką fakturę końcową wystawi, to w fakturze końcowej powinien wyzerować VAT. Dodatkowo taka faktura powinna zawierać numer faktury wystawionej przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi (numer faktury zaliczkowej). Wystawiając fakturę rozliczającą zerową w strukturze FA (3), podatnik:

• w części Fa:
• w polu RodzajFaktury zastosuje oznaczenie „ROZ”,
• w polu P_15 (kwota należności ogółem wynikająca z faktury) wskaże „0”,
• w części FakturaZaliczkowa ujmie numer faktury zaliczkowej oraz znacznik faktury zaliczkowej wystawionej poza KSeF lub numer KSeF faktury zaliczkowej (jeśli była wystawiona w KSeF),
• w części FaWiersz wskaże pełne wartości dotyczące przedmiotu transakcji (w szczególności cenę jednostkową netto/brutto i wartość sprzedaży netto/brutto),
• pominie element Zamowienie.

Termin odliczenia VAT z faktury zaliczkowej

Ogólna zasada odliczania podatku VAT stanowi, że podatnik ma prawo do odliczenia podatku od zakupu związanego z wykonywanymi przez niego czynnościami opodatkowanymi. Realizacja prawa do odliczenia VAT wymaga ustalenia również terminu, w jakim odliczenie może nastąpić. Podatnik, który zamierza skorzystać z prawa do odliczenia VAT od dokonanego zakupu, musi pamiętać o konieczności łącznego spełnienie dwóch warunków:

• podatnik musi otrzymać fakturę potwierdzającą zakup oraz
• w stosunku do danej czynności po stronie sprzedającego musi powstać obowiązek podatkowy w VAT.

Generalna zasada wyrażona w art. 19a ust. 1 ustawy o VAT stanowi, iż obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, z zastrzeżeniami wymienionymi w tym przepisie. Natomiast w przypadku otrzymania zaliczki, jak wskazano wcześniej, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

Zatem prawo do odliczenia VAT z faktury zaliczkowej przysługuje podatnikowi w okresie rozliczeniowym, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, niewcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał fakturę zaliczkową. Gdyby podatnik w tym terminie nie skorzystał z prawa do odliczenia VAT, może prawo to zrealizować w rozliczeniu za jeden z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych, przy założeniu, że rozlicza VAT miesięcznie, lub za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, po okresie rozliczeniowym, w którym powstało prawo do odliczenia VAT w przypadku, gdy rozlicza VAT kwartalnie, niepóźniej jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do odliczenia.

Zwrot zaliczki

Podstawą opodatkowania, jak wynika z art. 29a ust. 1 ustawy o VAT, jest, co do zasady, wszystko, co stanowi zapłatę, którą dokonujący dostawy towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej.

Na podstawie art. 29a ust. 10 pkt 3 ustawy o VAT podstawę opodatkowania obniża się o zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło.

Z kolei, zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, w przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej, z zastrzeżeniem ust. 13a-13c.

Warto także zwrócić uwagę na stanowisko zaprezentowane w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 16 lutego 2026 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.953.2025.2.MG, w której organ wskazał, że jeśli nie dochodzi do zwrotu klientowi wpłaconej zaliczki, to nie występują przesłanki do wystawienia faktury korygującej wynikające z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT. Podatnik we wniosku podał, że wystawia fakturę korygującą do faktury zaliczkowej i nie zwraca klientowi jej wartości, tylko rozlicza (kompensuje) z fakturą, która trafia do leasingodawcy. Organ w tym przypadku uznał za nieprawidłowe stanowisko podatnika.

Gazeta Podatkowa nr 70 (2362) z dnia 2026-08-31

VAT w najnowszych wyjaśnieniach organów podatkowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl