Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za zarządzanie firmą, w tym za organizację rachunkowości w jednostce. Część zadań w tym obszarze z reguły powierzana jest głównej księgowej/głównemu księgowemu ze wskazaniem konkretnego zakresu oraz rodzaju scedowanych obowiązków. Jednak także wtedy odpowiedzialność za nadzór nad ich wykonaniem spoczywa na kierowniku jednostki. Harmonijna współpraca kierownika jednostki i księgowej/księgowego jest niezbędna do efektywnego zarządzania firmą.

Odpowiedzialność za rachunkowość

• Kierownik jednostki

Kierownikiem jednostki, na podstawie art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2026 r. poz. 522 ze zm.), jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a gdy organ ten jest wieloosobowy, są nim członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. Funkcję kierownika jednostki pełni m.in.:

• właściciel – w przedsiębiorstwie osoby fizycznej,
• wspólnicy prowadzący sprawy spółki – w spółce jawnej i cywilnej,
• wspólnicy prowadzący sprawy spółki lub zarząd – w spółce partnerskiej,
• komplementariusze prowadzący sprawy spółki – w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej,
• zarząd – w spółce z o.o. i akcyjnej.

Nie należy utożsamiać kierownika jednostki z organem zatwierdzającym. Przez organ zatwierdzający rozumie się organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki (art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości). Przy czym w niektórych przypadkach kierownikiem jednostki i organem zatwierdzającym są te same osoby, np. właściciel w przedsiębiorstwie osoby fizycznej.

Jak wynika z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki odpowiada za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru (o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej). Jeżeli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy i nie wskazano osoby odpowiedzialnej, odpowiedzialność za rachunkowość ponoszą wszyscy członkowie tego organu. Określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury, której kierownik jednostki nie może scedować na inną osobę – może on powierzyć innej osobie, którą z reguły jest zatrudniona(-y) w przedsiębiorstwie główna księgowa/główny księgowy. Przekazanie tych obowiązków następuje za zgodą tych osób wyrażoną na piśmie.

Gdy księgowa/księgowy nie przyjęła(-ął) odpowiedzialności za prowadzenie ksiąg rachunkowych w trybie art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, odpowiedzialny za rachunkowość w jednostce jest wyłącznie kierownik jednostki. Wtedy odpowiedzialność pracownika księgowości nie może zostać rozszerzona poza przepisy prawa pracy, więc ponosi on tylko „zwykłą” odpowiedzialność pracowniczą.

• Księgowa/księgowy

Przepisy zawarte w ustawie o finansach publicznych konkretnie wskazują, kto może zostać głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych oraz jakie są jego obowiązki. Jednak w ustawie o rachunkowości nie pojawia się pojęcie księgowej/księgowego lub głównej księgowej/głównego księgowego. W przepisach tej ustawy są tylko wzmianki dotyczące osoby, której powierzono określone obowiązki w zakresie rachunkowości. Nie wskazano w niej obowiązku utworzenia stanowiska księgowej/księgowego w jednostce prowadzącej księgi rachunkowe, a w konsekwencji nie określono żadnych warunków kwalifikacyjnych, w tym wykształcenia lub posiadanego doświadczenia, dla osób prowadzących księgi firmy. O sposobie zatrudnienia księgowej/księgowego w firmie oraz o tym, jaki zakres obowiązków zostanie jej przekazany, decyduje kierownik jednostki. To on ustala stanowiska w dziale księgowości, wymogi kwalifikacyjne dla osób na tych stanowiskach oraz formę zatrudnienia.

Przyjęcie odpowiedzialności za obowiązki w określonym obszarze rachunkowości jednostki powinno nastąpić na piśmie, w którym wskazane są konkretne zadania. Zasady i tryb powierzenia prowadzenia ksiąg rachunkowych powinny wynikać z dokumentów wewnętrznych każdej jednostki. Pisemne potwierdzenie przyjęcia odpowiedzialności za rachunkowość jednostki może zostać zawarte np. w umowie o pracę lub w innym dokumencie, w których obowiązki z zakresu rachunkowości zostaną konkretnie wymienione, przywołany zostanie przepis regulujący tę kwestię, czyli art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, oraz zamieszczony zostanie podpis osoby przyjmującej te obowiązki.

Zakres obowiązków w obszarze rachunkowości najczęściej przekazywanych głównej księgowej/głównemu księgowemu przedstawiono w ramce. Poza zadaniami związanymi z prowadzeniem ksiąg rachunkowych główna księgowa/główny księgowy, przede wszystkim w mniejszych firmach, może odpowiadać także za sprawy kadrowe i związane z nimi rozliczenia z ZUS. Ponadto do jej/jego obowiązków często należy dokonywanie przelewów firmowych i akceptowanie kwot do wypłaty. Dział księgowości wspomaga także zarządzanie firmą poprzez m.in. dostarczanie danych dla tworzenia jej strategii, planów operacyjnych oraz doradztwo w zakresie ich realizacji, kontroling operacji gospodarczych i kosztów, wieloaspektową ocenę dokonań jednostki, współpracę w ramach wewnętrznego systemu raportowania oraz z zakresu rachunkowości zarządczej.

Wykonując powierzone zadania, główna księgowa/główny księgowy może wymagać od kierowników innych komórek organizacyjnych udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, w tym udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych danych. Może także wnioskować do kierownika jednostki o określenie trybu, zgodnie z którym inne komórki organizacyjne zrealizują prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej. Kwestie z tym związane kierownik jednostki może ustalić pisemnie w dokumencie wewnętrznym.

Opracowanie polityki rachunkowości

Na kierowniku jednostki spoczywa ustalenie w formie pisemnej i aktualizowanie polityki rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości, będącej opisem przyjętych zasad rachunkowości. Mimo że w ustawie o rachunkowości nie ma o tym mowy, to politykę rachunkowości w praktyce przygotowują księgowi, ponieważ właściciele lub zarząd będący kierownikiem jednostki nie posiadają zwykle wystarczającej wiedzy w tym zakresie. Księgowy może proponować zastosowanie pewnych rozwiązań lub wprowadzenie zmian, udoskonaleń czy uproszczeń, jednak nadal to kierownik jednostki odpowiada za ich ustanowienie, akceptuje je i podpisuje.

Sporządzenie i podpisanie rocznego sprawozdania finansowego

Przed sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego kierownik jednostki ocenia jej zdolność do kontynuowania w dającej się przewidzieć przyszłości działalności w niezmniejszonym istotnie zakresie, bez postawienia jej w stan likwidacji lub upadłości (por. art. 5 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Aby dokonać takiej rzetelnej oceny, niezbędne jest często uzyskanie odpowiednich informacji oraz opinii od księgowej/księgowego.

To na kierowniku jednostki zasadniczo spoczywa odpowiedzialność za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawienie go właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. Stosownie do art. 52 ustawy o rachunkowości roczne sprawozdanie finansowe podpisują, podając datę podpisu, osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu.

Osoby podpisujące sprawozdanie finansowe potwierdzają, że spełnia ono wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości (art. 52 ust. 2a ustawy). Podpisanie sprawozdania lub złożenie odpowiedniego oświadczenia wiąże się z odpowiedzialnością za jasne, rzetelne, wiarygodne i zgodne z przepisami ustawy o rachunkowości przedstawienie sytuacji finansowej, majątkowej i wyniku finansowego jednostki.

Osoba, której powierzono określone obowiązki w zakresie rachunkowości, to osoba, która potwierdziła ich przyjęcie na piśmie (por. art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Z reguły jest to główna księgowa/główny księgowy, więc to ona/on sporządza i podpisuje roczne sprawozdanie finansowe. Osoba, której powierzono rachunkowość jednostki na piśmie zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, może skorzystać z możliwości odmowy podpisania sprawozdania finansowego. Może to być uzasadnione, m.in. gdy przejęła księgi rachunkowe w trakcie roku i do dnia sporządzenia sprawozdania nie zdążyła ich zweryfikować. Jeśli osoba, która przygotowała sprawozdanie finansowe, nie przyjęła na piśmie obowiązków w zakresie prowadzenia ksiąg, nie jest zobligowana do podpisania tego sprawozdania. Tak wynika z odpowiedzi Ministerstwa Finansów z dnia 20 lutego 2019 r. na pytanie naszego Wydawnictwa.

Wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym kierownik jednostki sporządza sprawozdanie z działalności jednostki w przypadku m.in. spółek kapitałowych (art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Tego sprawozdania nie podpisuje księgowa/księgowy, choć często uczestniczy w jego przygotowaniu.

Badanie i przekazywanie sprawozdań

Na podstawie art. 67 ust. 1 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki jest zobligowany do zapewnienia biegłemu przeprowadzającemu badanie dostępu do ksiąg rachunkowych oraz dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów oraz wszelkich innych dokumentów, jak również udzielenie wyczerpujących informacji, wyjaśnień i oświadczeń niezbędnych do sporządzenia sprawozdania z badania. Jednak w rzeczywistości, w czasie badania sprawozdania finansowego, to księgowa/księgowy ze względu na posiadaną wiedzę współpracuje z audytorem, umożliwiając mu dostęp do ksiąg, dokumentów, w oparciu o które dokonano w nich zapisów, a także do danych mogących wpływać na opinię sporządzaną przez biegłego.

Kierownik jednostki jest zobowiązany do udostępnienia w odpowiednim terminie, w oparciu o art. 68 ustawy o rachunkowości, sprawozdania wraz z odpowiednimi dokumentami m.in. wspólnikom spółki z o.o. lub akcjonariuszom spółki akcyjnej.

Złożenie rocznego sprawozdania finansowego wraz z wymaganymi dokumentami w KRS oraz ogłoszenie w MSiG w odpowiednich terminach (art. 69 ust. 1 oraz art. 70 ust. 1 ustawy o rachunkowości) należy także do obowiązków kierownika jednostki. Kierownik jednostki będącej spółką jawną osób fizycznych lub spółką partnerską, której przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż równowartość w walucie polskiej 2.500.000 euro i które nie stosują zasad rachunkowości na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy o rachunkowości, jest zobligowany złożyć we właściwym rejestrze sądowym w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego (art. 70a ustawy o rachunkowości).

Sankcje i kary

Kierownik jednostki oraz księgowi, którzy określone obowiązki w zakresie rachunkowości przejęli na piśmie, w przypadku niewywiązywania się z nich ponoszą odpowiedzialność m.in. wynikającą z art. 77 i art. 79 ustawy o rachunkowości.

Grzywnie albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie podlega osoba, która wbrew przepisom ustawy o rachunkowości dopuszcza m.in. do:

1) nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,

2) niesporządzenia sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych,

3) niepoddania sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,

4) nieskładania sprawozdania finansowego i odpowiednich dokumentów we właściwym rejestrze sądowym,

5) nieudostępniania sprawozdania finansowego i innych dokumentów w odpowiednim terminie m.in. udziałowcom lub akcjonariuszom.

Gazeta Podatkowa nr 67 (2359) z dnia 2026-08-20

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.KalkulatoryPodatkowe.pl