Generalnie podatnik VAT jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Jednocześnie w art. 106b ust. 2 ustawy o VAT ustawodawca wskazał, że podatnik nie jest, co do zasady, zobowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku. Jednak w niektórych sytuacjach udokumentowanie sprzedaży zwolnionej z VAT fakturą jest konieczne.

Zasady wystawiania faktur

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem,

2) WSTO, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a ustawy o VAT,

3) WDT na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1,

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i pkt 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) WDT,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT (m.in. sprzedaży mediów),

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje na podstawie art. 19a ust. 1b ustawy o VAT.

Podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i ust. 9, art. 113a ust. 1 ustawy o VAT lub przepisów wykonawczych do tej ustawy. Jednak na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik ma obowiązek wystawić fakturę dokumentującą:

1) czynności, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, z wyjątkiem:

a) czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 tej ustawy,

b) czynności określonych w art. 106a pkt 3 i pkt 4 tej ustawy,

2) otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, z wyjątkiem:

a) przypadku, gdy zapłata dotyczy czynności, o których mowa w art. 19a ust. 1b i ust. 5 pkt 4 oraz art. 106a pkt 3 i pkt 4 ustawy o VAT,

b) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

3) sprzedaż zwolnioną z VAT, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118 ustawy o VAT

– jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Zatem na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest, co do zasady, obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż zwolnioną czy otrzymanie zaliczki dotyczącej tej sprzedaży, o ile żądanie to zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 29 maja 2026 r., nr 0113-KDIPT1-2.4012.402.2026.1.KT, podkreślił że w sytuacji gdy nabywca usług (świadczeniobiorca) nie zgłosi żądania wystawienia faktury w terminie określonym w art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, podatnik nie jest zobowiązany do jej wystawienia.

Wystawianie faktur w KSeF

Jak wynika z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek ten objął przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r., co do zasady, pozostałych przedsiębiorców.

Jednak na zasadzie wyjątku, w okresie od dnia 1 kwietnia do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10.000 zł. Podatnik ten utraci prawo do wystawiania faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej począwszy od faktury, którą przekroczono wartość 10.000 zł. Ponadto w okresie od dnia 1 lutego do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać:

1) faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących,

2) paragony fiskalne uznane za faktury wystawione zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, czyli faktury uproszczone.

Dyrektor KIS we wcześniej przywołanej interpretacji z dnia 29 maja 2026 r., odnosząc się do kwestii dokumentowania sprzedaży przy użyciu KSeF, wskazał, że regulacje dotyczące faktur ustrukturyzowanych nie kreują samoistnego obowiązku dokumentowania czynności fakturą, lecz określają wyłącznie formę wystawienia faktury w sytuacji, gdy obowiązek jej wystawienia wynika z przepisów ustawy o VAT. W szczególności organ wyjaśnił, że przepisy dotyczące KSeF stanowią rozwiązanie o charakterze techniczno-formalnym, odnoszące się do sposobu dokumentowania transakcji, nie zaś do zakresu czynności podlegających obowiązkowi fakturowania. Tym samym obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest wtórny wobec obowiązku wystawienia faktury jako takiej i może powstać wyłącznie wówczas, gdy na podatniku ciąży obowiązek udokumentowania sprzedaży fakturą na podstawie art. 106b ustawy o VAT. Zatem organ uznał, że w odniesieniu do czynności zwolnionych od podatku VAT – na podstawie art. 106b ust. 2 ustawy o VAT – ustawodawca wprost wyłączył generalny obowiązek wystawiania faktur, przewidując jednocześnie jego powstanie wyłącznie w przypadku zgłoszenia żądania przez nabywcę, o którym mowa w art. 106b ust. 3 ustawy o VAT. Ostatecznie Dyrektor KIS stwierdził, że w sytuacji gdy w odniesieniu do świadczonych przez podatnika usług zwolnionych z VAT nie powstaje obowiązek wystawienia faktury na podstawie art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, a jednocześnie nabywca nie zgłasza żądania jej wystawienia w trybie art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, podatnik nie będzie zobowiązany do wystawienia jakiejkolwiek faktury dokumentującej tę sprzedaż. W związku z tym, zdaniem organu, jeżeli brak jest obowiązku wystawienia faktury, to nie znajduje zastosowania również obowiązek jej wystawienia w formie ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF. Innymi słowy, obowiązek korzystania z KSeF aktualizuje się wyłącznie w odniesieniu do tych czynności, które – zgodnie z przepisami ustawy o VAT – podlegają obowiązkowi fakturowania.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy m.in. wystawiania faktur w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1740). Jak wynika z tego rozporządzenia, obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie ma m.in. w razie świadczenia usług zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 i pkt 37-41 ustawy o VAT, udokumentowanych fakturami zawierającymi zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy o VAT.

Dane na fakturze potwierdzającej sprzedaż zwolnioną

Dane, jakie powinna zawierać faktura, zostały wymienione w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Przy czym w zależności od tego, z jakiego rodzaju zwolnieniem z VAT mamy do czynienia, faktura powinna zawierać nieco inne elementy niż wymienione w art. 106e. W rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979 ze zm.) wskazano przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy o VAT.

W świetle § 3 tego rozporządzenia faktura dokumentująca:

1) dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2-6, pkt 8-36 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT powinna zawierać:

a) datę wystawienia,

b) numer kolejny,

c) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

d) w przypadku wystawiania faktur ustrukturyzowanych i faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT – numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a gdy podatnik nie jest zarejestrowany na potrzeby podatku – numer identyfikacji podatkowej podatnika,

e) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,

f) w przypadku gdy nabywca towarów lub usług jest podatnikiem niezarejestrowanym na potrzeby podatku albo osobą prawną niebędącą podatnikiem i niezarejestrowaną na potrzeby podatku – numer identyfikacji podatkowej tego nabywcy, jeżeli posiada on taki numer,

g) w przypadku gdy nabywca towarów lub usług jest podatnikiem, u którego sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113a ust. 1 ustawy o VAT – indywidualny numer identyfikacyjny, o którym mowa w art. 113a ust. 2 pkt 2 tej ustawy, tego nabywcy,

h) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

i) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

j) cenę jednostkową towaru lub usługi,

k) kwotę należności ogółem,

l) wskazanie przepisu ustawy, aktu wydanego na podstawie ustawy, przepisu dyrektywy VAT lub innej podstawy prawnej, zgodnie z którą podatnik stosuje zwolnienie od podatku,

2) świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, pkt 37-41 ustawy o VAT powinna zawierać (w przypadku tych usług podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktury w KSeF):

a) datę wystawienia,

b) numer kolejny,

c) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług,

d) nazwę usługi,

e) kwotę, której dotyczy dokument,

3) dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i ust. 9 ustawy o VAT powinna zawierać dane, o których mowa w pkt 1 lit. a)-k),

4) dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku w oparciu o art. 113a ust. 1 ustawy o VAT powinna zawierać dane, o których mowa w pkt 1 lit. a)-c), lit. e)-k), oraz indywidualny numer identyfikacyjny, o którym mowa w art. 113a ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT, podatnika.

Warto także zwrócić uwagę na odpowiedź na interpelację poselską nr 13519. Ministerstwo Finansów wskazało w niej, że zgodnie z ustawą o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, podatnik VAT czynny musi posługiwać się NIP, natomiast w przypadku podatników będących osobami fizycznymi niebędących zarejestrowanymi podatnikami VAT lub nieprowadzących działalności gospodarczej, w tym prowadzących działalność gospodarczą nierejestrową czy najem prywatny, istnieje obowiązek posługiwania się numerem PESEL. Wyjątek, jak podkreślono, stanowi przypadek osoby fizycznej wykonującej działalność, o której mowa w art. 5 ust. 1 Prawa przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480 ze zm.), czyli działalność nierejestrową, i która jest zarejestrowanym podatnikiem VAT lub prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. W tych przypadkach identyfikatorem podatkowym jest NIP. Jednak, jak wskazało MF, objęcie obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF powoduje, że podmioty niemające obowiązku rejestracji w VAT ze względu na prowadzoną działalność mogą być zobowiązane do wystawienia faktur w KSeF. W takich przypadkach podmioty te, jeśli nie posługują się NIP, będą zobowiązane do wystąpienia o ten numer do organu podatkowego.

Rachunki

Obecnie niektórzy podatnicy zwolnieni z VAT uważają, że w określonych sytuacjach zamiast faktur mogą wystawić rachunek, o którym mowa w Ordynacji podatkowej. Warto podkreślić, że rachunek i faktura to dwa różne dokumenty. Podatnik korzystający ze zwolnienia z VAT, zarówno o charakterze przedmiotowym, jak i podmiotowym, nie jest uprawniony do dokumentowania sprzedaży rachunkiem w rozumieniu przepisów Ordynacji podatkowej. Pomimo bowiem że podatnicy zwolnieni z VAT nie mają obowiązku wystawiania faktur, jeśli jednak nabywca zgłosi żądanie udokumentowania sprzedaży, to takim dokumentem może być tylko i wyłącznie faktura, a nie rachunek.

Podobne stanowisko zaprezentował Szef KAS w interpretacji zmieniającej z dnia 5 marca 2026 r., nr DOP7.8101.6.2026.HEMD. Jego zdaniem podatnik VAT korzystający ze zwolnienia podmiotowego, do dokumentowania wykonanych usług na żądanie swoich kontrahentów (przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą) musi stosować przepisy ustawy o VAT, czyli wystawiać faktury. Transakcje związane z wykonywaniem usług na rzecz innych podatników nie powinny być dokumentowane rachunkami.

Gazeta Podatkowa nr 63 (2355) z dnia 2026-08-06

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.VademecumKsiegowego.pl