W celu ograniczenia strat powstałych na skutek niespodziewanych zdarzeń przedsiębiorcy ubezpieczają firmowy majątek. Obowiązek wykupu niektórych ubezpieczeń wynika z przepisów prawa, a pozostałe polisy zawierane są dobrowolnie. W księgach rachunkowych trzeba odpowiednio ująć koszty ubezpieczeń i ewentualne przychody wynikające z wypłaty odszkodowania.

W księgach rachunkowych wydatki dotyczące ubezpieczeń majątkowych zasadniczo zalicza się do kosztów podstawowej działalności operacyjnej. Można ujmować je w zespole 4 na koncie 40-6 „Pozostałe koszty rodzajowe” lub/i na odpowiednim koncie w zespole 5. Dotyczy to polis dla np. nieruchomości będących własnością jednostki oraz firmowych samochodów zarówno obowiązkowego OC, jak i nieobowiązkowych, np. autocasco (AC), ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) i GAP, a także ubezpieczeń zawodowych, obowiązkowych i dobrowolnych ubezpieczeń odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności za szkody wyrządzone działaniem lub zaniechaniem, które muszą ponosić przedsiębiorcy działający w niektórych branżach, np. usługowo prowadząc księgi rachunkowe. Jednak, jeśli chodzi o wydatki na ubezpieczenie środków trwałych w budowie, koszty polis ujmuje się na koncie 08 „Środki trwałe w budowie”, ponieważ zwiększają one wartość początkową tworzonego środka trwałego. Tak wynika z >art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2026 r. poz. 522 ze zm.). Ponadto wydatki poniesione na ubezpieczenie nieruchomości inwestycyjnych przeznaczonych na wynajem, gdy najem nie stanowi podstawowej działalności jednostki, nie mogą zostać zaliczone do kosztów działalności operacyjnej; są one pośrednio związane z prowadzoną działalnością więc, stosownie do art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. c) ustawy o rachunkowości, zalicza się je do pozostałych kosztów operacyjnych.

Polisa jako dowód księgowy

Dokumentem potwierdzającym ubezpieczenie jest wystawiona przez ubezpieczyciela polisa. Z reguły to na jej podstawie składkę na ubezpieczenie ujmuje się w księgach rachunkowych. Jednak, aby polisa mogła zostać uznana za dowód księgowy, musi ona zawierać dane określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Są to co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość,

4) data dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także data sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby uprawnionej przez przedsiębiorcę do podpisania polisy,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w pkt 1-3 i pkt 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów, oraz w pkt 6, gdy wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

W polisie ubezpieczeniowej zamieszcza się dane ubezpieczyciela i ubezpieczającego oraz wskazuje datę zawarcia umowy, okres, przez jaki ona obowiązuje, i kwotę składki, a także przedmiot ubezpieczenia oraz warunki wykonania zawartej umowy. W związku z tym wydatek na ubezpieczenie może zostać ujęty w księgach w oparciu o polisę. Można zaksięgować go bezpośrednio na podstawie polisy albo sporządzonego w oparciu o nią dowodu PK. Sposób postępowania w tej kwestii powinien wynikać z zapisów polityki rachunkowości.

Rozliczenie w czasie kosztów ubezpieczeń

Z reguły okres ubezpieczenia wskazany w polisie obejmuje 12 miesięcy. Przy czym umowy ubezpieczeniowe mogą być zawierane na okres krótszy lub dłuższy niż rok. Składka opłacana jest z góry w całości lub w ratach. Ze względu na to, że polisy zawarte na okres 12 lub więcej miesięcy dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych, w księgach zasadniczo należy ujmować je jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Jak bowiem wynika z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych.

Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności. Wartość odpisów czynnych rozliczeń międzyokresowych można określić, dzieląc całą składkę na liczbę miesięcy lub liczbę dni objętych ochroną ubezpieczeniową. Przy czym w ramach uproszczeń przyjętych w polityce rachunkowości można stosować rozwiązanie polegające na jednorazowym odniesieniu całej składki dotyczącej danego roku do kosztów. Wtedy ze składki ubezpieczeniowej dotyczącej np. dwóch lat wyodrębnia się część dotyczącą bieżącego roku i następnego roku. Część składki dotyczącą bieżącego roku obrotowego zalicza się do kosztów tego roku pod datą zawarcia polisy, a pozostałą część dotyczącą następnego roku jednorazowo na początku tego kolejnego roku. Można korzystać z tego uproszczenia, o ile nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki. Taki warunek wynika z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości.

Rozliczenie w księgach kosztów ubezpieczeń majątkowych w czasie, gdy jednostka stosuje pełny rachunek kosztów, może przebiegać zapisami:

a) polisa – koszt ubezpieczenia wynikający z polisy

– Wn konto 40-6 „Pozostałe koszty rodzajowe”,
– Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Ubezpieczyciel),

b) PK – przeniesienie kosztu do rozliczenia w czasie

– Wn konto 64-0 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”,
– Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”,

c) PK – koszty ubezpieczenia dotyczące danego okresu

– Wn konto w zespole 5,
– Ma konto 64-0 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

Z kolei w przypadku rozliczania kosztów podstawowej działalności operacyjnej tylko w układzie rodzajowym, księgowania mogą być następujące:

a) polisa – koszt ubezpieczenia wynikający z polisy

– Wn konto 40-6 „Pozostałe koszty rodzajowe”,
– Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Ubezpieczyciel),

b) PK – przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie

– Wn konto 64-0 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”,
– Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”,

c) PK – koszty ubezpieczenia przypadające na dany okres sprawozdawczy

– Wn konto 49 „Rozliczenie kosztów”,
– Ma konto 64-0 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

W praktyce jednostki przyjmują często uproszczenie ewidencyjne i nie ujmują kosztów ubezpieczenia wstępnie na koncie 40-6, a całkowity koszt ubezpieczenia, na podstawie polisy, odnoszą bezpośrednio z konta 24 na konto 64-0. Wówczas przy prowadzeniu pełnego rachunku kosztów odpis kosztów ubezpieczenia księguje się:

– Wn konto 40-6 „Pozostałe koszty rodzajowe”,
– Ma konto 64-0 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”

oraz równolegle

– Wn konto w zespole 5,
– Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.

Natomiast w jednostce rozliczającej koszty działalności operacyjnej tylko na kontach zespołu 4 księgowanie to może przebiegać:

– Wn konto 40-6 „Pozostałe koszty rodzajowe”,
– Ma konto 64-0 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

Księgowanie straty i odszkodowania

W sytuacji gdy jednostka poniosła na skutek zdarzenia losowego stratę i otrzyma odszkodowanie z tytułu zawartej polisy, to w księgach powstałą stratę powinna odnieść do pozostałych kosztów operacyjnych, a wartość odszkodowania do pozostałych przychodów operacyjnych. Jak bowiem wynika z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. i) ustawy o rachunkowości, koszty i przychody dotyczące odszkodowań i zdarzeń losowych, jako pośrednio związane z prowadzoną działalnością operacyjną odnosi się odpowiednio do pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych. Wydatki na usunięcie szkody spowodowanej zdarzeniem losowym ujmuje się w księgach w oparciu m.in. o protokoły, faktury i rachunki. Odszkodowanie można zaksięgować na podstawie uzyskanej od ubezpieczyciela decyzji o jego wypłacie zapisem:

– Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Ubezpieczyciel),
– Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”.

Wpływ odszkodowania na rachunek bieżący jednostki, w oparciu o wyciąg bankowy, można ująć zapisem:

– Wn konto 13-0 „Rachunek bieżący”,
– Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Ubezpieczyciel).

Odszkodowanie można zaksięgować także bezpośrednio w oparciu o wyciąg bankowy pod datą jego wpływu na rachunek bankowy z pominięciem konta 24.

Częściowy zwrot składki

W przypadku sprzedaży środka trwałego objętego polisą nierozliczone koszty z tytułu składki ubezpieczeniowej, figurujące na dzień jego rozchodu na koncie 64-0, generalnie zalicza się jednorazowo do pozostałych kosztów operacyjnych. Na podstawie dowodu PK można przeksięgować je zapisem:

– Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”,
– Ma konto 64-0 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

Księgowanie to w sytuacji, gdy jednostka sporządza porównawczy rachunek zysków i strat, a wcześniej cała kwota składki została ujęta na koncie w zespole 4, należy przeprowadzić za pośrednictwem kont obrotów wewnętrznych.

Jeśli sprzedaż środka trwałego miała miejsce w tym samym roku, w którym zawarto umowę jej ubezpieczenia, i jednostce zwrócono niewykorzystaną część składki, to kwotę tę rozlicza się korygując pierwotne zapisy (przykład). Natomiast gdy część składki ubezpieczeniowej zostanie zwrócona jednostce w kolejnym roku po zawarciu umowy, wpływ środków pieniężnych tytułem jej zwrotu zalicza się do pozostałych przychodów operacyjnych. Na zwiększenie pozostałych przychodów operacyjnych odnosi się wtedy także ewentualną niezapłaconą kwotę zobowiązania wobec ubezpieczyciela figurującą na koncie rozrachunkowym.

Gazeta Podatkowa nr 60 (2352) z dnia 2026-07-27

Rozliczenie otrzymanych dotacji, refundacji i dopłat do cen. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl