Obecnie, co do zasady, każda firma ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF. Jednym z ważnych i jak się okazuje problematycznych zagadnień związanych z tym systemem jest wizualizacja faktury wystawionej w KSeF, czyli przedstawienie danych zapisanych w formacie XML w czytelnej dla każdego wersji.

Wizualizacja faktury

W określonych ustawowo sytuacjach podatnik poza obowiązkiem wystawienia faktury w KSeF musi przekazać nabywcy fakturę w sposób z nim uzgodniony. Okoliczności te określa art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.).

Obowiązek przekazania nabywcy faktury w sposób uzgodniony występuje, gdy:

• miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
• nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
• nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę,
• nabywcą jest podatnik z innego kraju UE korzystający ze zwolnienia w ramach procedury SME,
• nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się NIP,
• nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (konsument).

Ponadto w przypadku udostępnienia nabywcy faktury poza KSeF lub w przypadku użycia faktury poza KSeF występuje obowiązek jej oznaczenia kodem weryfikującym (a w niekiedy kodami weryfikującymi). Oznaczenie faktury kodem QR umożliwia dostęp do tej faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze.

Jak podkreślają organy podatkowe, przepisy ustawy o VAT nie określają wymogów, jakie powinny spełniać dokumenty stanowiące wizualizację faktur ustrukturyzowanych. Jednak, ich zdaniem, warunkiem koniecznym jest zachowanie merytorycznej zgodności pomiędzy wizualizacją a danymi zapisanymi w pliku XML. Dane zamieszczane w wizualizacji powinny być spójne z danymi zawartymi na fakturze wystawionej w KSeF. Tak wyjaśnił m.in. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 30 kwietnia 2026 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.84.2026.2.EW.

Wizualizacja faktury a pusta faktura

Według organów podatkowych o sposobie prezentacji poszczególnych danych na wizualizacji decyduje wystawca faktury. Biorąc jednak pod uwagę, że faktura w formie zwizualizowanej jest pochodną przesłanego do KSeF pliku XML, zdaniem organów należy zadbać o:

• jej spójność w porównaniu do zawartości pliku XML faktury przesłanego do KSeF,
• czytelność dokumentu poprzez odpowiedni, logiczny układ danych w wizualizacji,
• brak sprzeczności pomiędzy zawartością pliku XML przesłanego do KSeF, przyjętego przez system a treścią wizualizacji.

Przy czym dopuszcza się, aby wizualizacja, poza danymi znajdującymi się w pliku XML mogła zawierać dodatkowe dane typu logo firmy czy np. kontakt do biura obsługi klienta, które z punku widzenia systemowego nie mają znaczenia. Przy czym prawidłowe opatrzenie zwizualizowanej faktury kodem weryfikującym stanowi potwierdzenie, że wystawca faktury dopełnił obowiązku uwierzytelnienia w KSeF do wystawiania faktur, co daje gwarancję dla nabywcy w zakresie tożsamości dokumentu po wprowadzeniu do KSeF.

Obecnie podatnicy mają jednak wątpliwości, czy wizualizacja faktury w pdf, która została przesłana do kontrahenta, nie zostanie uznana za tzw. pustą fakturę, o której mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Jak wynika z tego przepisu, w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty. Zasada ta ma zastosowanie odpowiednio, także gdy podatnik wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku wyższą od kwoty podatku należnego.

Przede wszystkim chodzi o sytuacje, kiedy występują różnice pomiędzy danymi znajdującymi się na fakturze ustrukturyzowanej i na jej wizualizacji pdf, np. numer lub data zlecenia, czy wizualizacja jest sporządzona na firmowym papierze albo gdy zamiast nagłówka „opis pozycji” pojawi się „nazwa produktu”. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 15 maja 2026 r., nr 0112-KDIL1-1.4012.148.2026.2.WK, stwierdził, że różnice, które nie stanowią odzwierciedlenia w fakturze ustrukturyzowanej mogą wprowadzać w błąd odbiorcę faktury co do warunków transakcji. Jak wyjaśnił organ, struktura logiczna FA(3) umożliwia prezentację dodatkowych danych w formie ustrukturyzowanej. Jeśli więc zostaną one umieszczone na fakturze w KSeF, powinny znaleźć odzwierciedlenie także w jej wizualizacji. Gdy w pliku XML wypełnione zostaną dane w elemencie „Rozliczenie”, a nie zostaną one wskazane na wizualizacji, może to wprowadzić nabywcę w błąd co do ostatecznej kwoty do zapłaty. Zatem organ stwierdził, że gdy wizualizacja pdf będzie zawierała wszystkie kluczowe dane dla faktury, a jednocześnie będzie się różnić od faktury ustrukturyzowanej, może zostać uznana za fakturę, o której mowa w art. 108 ustawy o VAT, w związku z czym wystąpi obowiązek zapłaty wykazanego w niej VAT.

Pełna obsługa KSeF w programie DRUKI Gofin – Korzystaj wygodnie! druki.gofin.pl/ksef

Takie niekorzystne dla podatników stanowisko Dyrektor KIS przedstawił także w interpretacjach indywidualnych z dnia 5 maja 2026 r., nr 0114-KDIP1-2.4012.88.2026.1.RST, z dnia 30 kwietnia 2026 r., nr 0114-KDIP4-2.4012.87.2026.1.MC i nr 0114-KDIP1-1.4012.94.2026.1.MKA oraz z dnia 29 kwietnia 2026 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.86.2026.1.JG.

Przy czym Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 15 maja 2026 r. zaznaczył, że podatnik może skorygować tak wystawioną fakturę, aby nie wystąpił obowiązek wpłacenia przez niego VAT z niej wynikającego na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.

Podejście organów podatkowych do omawianego tematu może budzić duże wątpliwości wśród podatników. Moim zdaniem nie powinno ich być, gdy wizualizacja faktury zostanie udostępniona nabywcy już po wysłaniu faktury do KSeF, na której znajdą się numer KSeF faktury oraz kody QR. W takiej sytuacji łatwo fakturę przypisać do e-Faktury, nawet gdy wizualizacja różni się w zakresie niektórych danych z e-Fakturą. Jednak gdy wizualizacja faktury będzie sporządzona jeszcze przed przesłaniem faktury do KSeF i będzie się ostatecznie różniła niektórymi elementami od e-Faktury, organ może ją uznać za fakturę, o której mowa w art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.

Gazeta Podatkowa nr 56 (2348) z dnia 2026-07-13

Rozpoczęcie działalności gospodarczej – obowiązki w VAT. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl