KSeF to platforma teleinformatyczna służąca przede wszystkim do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (w formacie XML). Od 1 kwietnia 2026 r. stała się ona systemem obowiązkowym dla większości podatników.

Mimo że Krajowy System e-Faktur regulowany jest przepisami o podatku od towarów i usług, to praktyka pokazuje, że jego wdrożenie budzi wątpliwości także w zakresie rozliczania podatku dochodowego.

Wystawienie e-Faktury a data powstania przychodu

Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Zapis ten obrazuje sytuację, w której wskazana przez podatnika data wystawienia faktury jest tożsama z datą jej przesłania do KSeF. Jeżeli jednak data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data wskazana na fakturze, jako data jej wystawienia, to za datę wystawienia należy uznać dzień określony na fakturze, a nie datę przesłania do KSeF. Stanowi o tym art. 106nda ust. 16 ustawy o VAT. Należy zaznaczyć, że, co do zasady, podatnik ma obowiązek niezwłocznego przesłania wystawionej przez siebie faktury do KSeF w celu przydzielenia jej numeru identyfikującego. Maksymalny termin na dopełnienie tej czynności to następny dzień roboczy po dniu wystawienia faktury.

Zgodnie z art. 14 ust. 1c ustawy o pdof (Dz. U. z 2026 r. poz. 592) oraz art. 12 ust. 3a ustawy o pdop (Dz. U. z 2026 r. poz. 554) za datę powstania przychodu z działalności gospodarczej uznaje się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności. Moment powstania przychodu wyznacza zatem ta z powyższych czynności, która wystąpi jako pierwsza (przykład).

Przepisy w tej kwestii nie zostały w żaden sposób zmodyfikowane wraz z wejściem w życie regulacji dotyczących KSeF, a Dyrektor KIS w interpretacjach dotyczących funkcjonowania e-Faktur w rachunku podatku dochodowego podkreśla, że są one wyłącznie efektem nowelizacji ustawy o VAT.

Faktury w KSeF a koszty podatkowe

Regulacje KSeF nie zmieniają również zasad ujmowania faktur kosztowych w urządzeniach księgowych. W myśl art. 106na ust. 3 ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Oznacza to, że nabywca, po uwierzytelnieniu się w KSeF, posiada automatyczny dostęp do formalnie już otrzymanych faktur kosztowych. Jednocześnie KSeF nie wysyła do podatnika powiadomień o wystawieniu przez kontrahenta e-Faktury. W tym schemacie nie ma więc znaczenia, kiedy nabywca faktycznie dokument zaimportuje.

Podatnicy stosujący metodę kasową rozliczania kosztów potrącają je tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Za dzień poniesienia kosztu uważa się wówczas dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o pdof). Odnosząc ten zapis do reguły wynikającej z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT należy przyjąć, że data rejestracji faktury w systemie nie wyznacza daty poniesienia kosztu. Jest nią nadal dzień określony przez sprzedawcę, jako data wystawienia.

Również dla podatników prowadzących księgi rachunkowe albo podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą memoriałową, data wystawienia faktury (a nie dzień nadania jej numeru identyfikującego) pozostaje punktem wyjścia dla określenia momentu wpisu do ksiąg albo księgi podatkowej.

Faktura poza KSeF

Ze względu na niską wartość sprzedaży niektórzy podatnicy do końca bieżącego roku korzystają z odroczenia obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Wobec tego wystawiają, tak jak dotychczas, faktury w formie papierowej lub elektronicznej (w formacie pdf lub jpg). Może się też zdarzyć, że niektórzy sprzedawcy, mimo ciążącego na nich obowiązku korzystania z KSeF, wystawią faktury z pominięciem tego systemu. Wtedy u odbiorcy pojawia się dylemat, czy wydatek wynikający z takiego dokumentu stanowi koszt podatkowy.

Liczne interpretacje indywidualne, które w niedługim czasie pojawiły się w tym zakresie, świadczą o ogromnym zainteresowaniu tą kwestią. Należy dodać, że chodzi tu o faktury dokumentujące rzeczywiste transakcje gospodarcze oraz spełniające normatywne wymogi dla tego typu dokumentów w postaci papierowej lub elektronicznej.

Dyrektor KIS uspokaja podatników wskazując, że na gruncie podatku dochodowego każda faktura – niezależnie od formy – stanowi podstawowy dowód potwierdzający poniesienie wydatku, który może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, jeśli spełnia określone kryteria. Faktura sporządzana jest przede wszystkim w celu potwierdzenia przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Jeśli cel ten został osiągnięty, to znaczy że z punktu widzenia rozliczeń w podatku dochodowym faktura jest prawidłowa, bez względu na to, jaką przybrała formę. Stanowisko tej treści wynika m.in. z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 22 kwietnia 2026 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.85.2026.2.EWJ.

Prawo do ulgi podatkowej

Faktury to nie tylko dowody księgowe w obrocie gospodarczym, ale także dokumenty potwierdzające prawo do ulg podatkowych osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. I choć KSeF nie dotyczy konsumentów, to przedsiębiorcy mogą zdecydować o wystawianiu e-Faktur również dla tej grupy odbiorców. W takim przypadku są obowiązani uzgodnić z konsumentem, w jakiej formie faktura zostanie mu przekazana oraz wydać kod QR i dane dostępowe, pozwalające zweryfikować dokument w systemie. Prawo do ulgi podatkowej potwierdza w równym stopniu faktura papierowa, elektroniczna, jak i e-Faktura.

Gazeta Podatkowa nr 46 (2338) z dnia 2026-06-08

Środki trwałe – zakup, amortyzacja i sprzedaż. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl