Obecnie za pośrednictwem KSeF jest wystawianych większość faktur. Podatnik w tym systemie może także nadać, zmieniać, jak również odebrać określone uprawnienia pracownikom lub biuru rachunkowemu do korzystania z KSeF w jego imieniu.

Rodzaje uprawnień

W myśl rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2025 r. poz. 1815 ze zm.) uprawnieniami do korzystania z KSeF są:

• nadawanie oraz odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF,
• wystawianie lub dostęp do faktur ustrukturyzowanych (online) i faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) – tj. faktur wystawianych w trybie offline,
• wystawianie faktur przez nabywcę towarów lub usług zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT (w trybie samofakturowania),
• wystawianie faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu KSeF.

Uprawnienia do nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z KSeF i wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych mają:

1) podatnik,

2) podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT, tj. organy egzekucyjne i komornicy sądowi,

3) osoba fizyczna wskazana przez:

a) podatnika,

b) podatnika jako przedstawiciel zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika,

c) podmiot, o którym mowa w art. 106c pkt 1 ustawy o VAT, tj. organy egzekucyjne,

d) JST jako przedstawiciel samorządowej jednostki budżetowej, samorządowego zakładu budżetowego, urzędu gminy, starostwa powiatowego lub urzędu marszałkowskiego,

e) grupę VAT jako przedstawiciel członka grupy VAT,

4) osoba fizyczna wskazana przez osobę fizyczną posiadającą uprawnienie do nadawania i odbierania uprawnień do korzystania z KSeF wskazaną przez:

a) podatnika,

b) podatnika jako przedstawiciel zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika,

c) podmiot, o którym mowa w art. 106c pkt 1 ustawy o VAT,

d) JST jako przedstawiciel samorządowej jednostki budżetowej, samorządowego zakładu budżetowego, urzędu gminy, starostwa powiatowego lub urzędu marszałkowskiego,

e) grupę VAT jako przedstawiciel członka grupy VAT.

Uprawnienie do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych posiada również:

1) podmiot wskazany przez podatnika, zakład (oddział) osoby prawnej lub inną wyodrębnioną jednostkę wewnętrzną podatnika, samorządową jednostkę budżetową, samorządowy zakład budżetowy, urząd gminy, starostwo powiatowe, urząd marszałkowski lub członka grupy VAT,

2) osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który został wyznaczony przez podatnika, zakład (oddział) osoby prawnej lub inną wyodrębnioną jednostkę wewnętrzną podatnika, samorządową jednostkę budżetową, samorządowy zakład budżetowy, urząd gminy, starostwo powiatowe, urząd marszałkowski lub członka grupy VAT,

3) podmiot upoważniony do wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych.

Natomiast uprawnienie do wystawiania faktur przez nabywcę towarów lub usług zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT (w trybie samofakturowania), nadane przez podatnika nabywcy towarów lub usług posiadają wskazani przez tego podatnika nabywca oraz osoby fizyczne i inne podmioty uprawnione wybrane przez tego nabywcę do wystawiania faktur ustrukturyzowanych (online lub offline).

Z kolei uprawnienie do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu KSeF, nadane przez rolnika ryczałtowego nabywcy produktów rolnych lub usług rolniczych posiada wskazany przez tego rolnika ryczałtowego nabywca oraz osoby fizyczne i inne podmioty uprawnione wyznaczone przez tego nabywcę do wystawiania faktur ustrukturyzowanych (online czy offline).

Nadawanie uprawnień

Podatnik będący osobą fizyczną posiada uprawnienia o charakterze właścicielskim. Takiemu podatnikowi uprawnienia są przypisane automatycznie do NIP. Podatnik ten ma zatem uprawnienie do wystawiania faktur, dostępu do faktur, zarządzania uprawnieniami, a także uprawnienia do przeglądania historii sesji oraz przeglądania uprawnień.

Podatnik niebędący osobą fizyczną posiadający elektroniczną pieczęć kwalifikowaną nie musi składać w urzędzie skarbowym żadnych dodatkowych dokumentów, aby posiadać uprawnienia do korzystania z KSeF. Po uwierzytelnieniu się w systemie taki podatnik ma już przypisany pełny zakres uprawnień właścicielskich przypisanych do swojego NIP. Jednak, gdy podatnik niebędący osobą fizyczną nie posiada możliwości uwierzytelnienia się w KSeF za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF jest dokonywane poprzez złożenie druku ZAW-FA.

Warto dodać, że osoba fizyczna wskazana w ZAW-FA nie posiada z mocy prawa uprawnień do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych. Posiada wyłącznie kompetencje do zarządzania uprawnieniami. Dalsze uprawnienia, w tym do wystawiania faktur, osoba ta może nadać w KSeF.

Ponadto trzeba pamiętać, że uprawnienie do wystawiania faktur oraz uprawnienie do przeglądania faktur w KSeF to dwa odrębne uprawnienia. Możliwe jest nadanie uprawnienia wyłącznie do wystawiania faktur lub wyłącznie do dostępu do faktur. Przy czym uprawnienie do przeglądania faktur w KSeF obejmuje dostęp do wszystkich faktur danego podatnika, w tym jego faktur sprzedażowych, jak też faktur zakupowych.

Uzyskanie informacji o nadanych uprawnieniach umożliwia zakładka „Zarządzaj uprawnieniami” w KSeF.

Zmiana osoby fizycznej uprawnionej w ZAW-FA na inną osobę fizyczną

W celu zmiany osoby fizycznej uprawnionej, np. „AB”, na inną osobę fizyczną uprawnioną, np. „CD”, należy złożyć ZAW-FA, wskazując cel „2. odebranie uprawnień” (osobie fizycznej „AB”), a następnie złożyć kolejne zawiadomienie ZAW-FA, celem „1. nadanie uprawnień” (osobie fizycznej „CD”). Zmiana osoby fizycznej uprawnionej „AB” na osobę fizyczną uprawnioną „CD” nie skutkuje odebraniem uprawnień wszystkim osobom uprawnionym przez osobę fizyczną „AB”.

Zaprzestanie lub przekształcenie działalności

W przypadku śmierci podatnika (osoby fizycznej) nie jest możliwe uwierzytelnienie się w KSeF narzędziami, które należały do osoby zmarłej. Informacje w zakresie śmierci podatnika (osoby fizycznej) KSeF pozyska z CRP KEP. Jak wskazano w „Podręczniku KSeF 2.0 Cz. I” dostępnym na stronie ksef.podatki.gov.pl, uprawnienia nadane przez zmarłego podatnika przed śmiercią innym osobom fizycznym lub podmiotom z chwilą śmierci nie zostaną usunięte z systemu.

Przy likwidacji działalności gospodarczej lub jej zawieszeniu nie ma automatycznej blokady uwierzytelnienia lub dostępu do KSeF. Gdy osoba fizyczna zawiesi działalność lub ją zlikwiduje w CEIDG, po likwidacji nadal będzie mogła uwierzytelnić się w KSeF, w tym między innymi posiadać dostęp do wszystkich swoich faktur zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych. Nie będzie także zablokowana możliwość wystawiania faktur w KSeF (np. z uwagi na potencjalną możliwość prowadzenia działalności nierejestrowej przez danego podatnika czy najem prywatny).

W praktyce mogą wystąpić sytuacje polegające także na przekształceniu spółek (zmianę formy prawnej), łączeniu kilku spółek w jedną, podziale jednej spółki na kilka odrębnych spółek. Jak wynika z ww. podręcznika, KSeF nie blokuje uwierzytelnienia w kontekście spółek, które takim przekształceniom, połączeniom lub podziałom uległy. Nawet jeśli dana spółka zostanie wchłonięta przez inną spółkę, możliwe będzie nadal uwierzytelnienie w KSeF w kontekście spółki wchłoniętej. Podobnie jest w przypadku likwidacji spółki – możliwość uwierzytelnienia się w jej kontekście nie zostanie automatycznie zablokowana z uwagi choćby na konieczność posiadania dostępu do wszystkich faktur do czasu upływu przedawnienia.

Gazeta Podatkowa nr 44 (2336) z dnia 2026-06-01

Przygotowanie do badania sprawozdania finansowego. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl