Dbając o zdrowie oraz relaks pracowników i finansując im ze środków obrotowych abonamenty medyczne lub karnety zapewniające dostęp do obiektów sportowo-rekreacyjnych, pracodawcy przekazują im tym samym nieodpłatne świadczenia stanowiące dla nich przychód ze stosunku pracy. Ich wartość należy wliczyć pracownikom do podstawy wymiaru składek ZUS. Mogą one korzystać ze zwolnienia z oskładkowania, jeśli prawo do nich wynika z odpowiednich przepisów zakładowych, a pracownicy ponoszą za nie częściową odpłatność.

Zwolnienie składkowe

Z podstawy wymiaru składek (społecznych i zdrowotnej) pracownika wyłączone są korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług. Takie zwolnienie składkowe wynika z § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Na podstawie przywołanego przepisu korzyści materialne nie stanowią dla pracownika podstawy wymiaru, jeżeli:

• wynikają z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu,
• mają formę niepieniężnego zakupu po cenach niższych niż detaliczne lub formę usług,
• pracownik poniósł za nie częściową odpłatność.

Częściowa odpłatność

Częściowa odpłatność pracownika polega w tym przypadku na jego partycypowaniu (choćby symbolicznym) w pokryciu kosztów zakupu niektórych artykułów, przedmiotów lub usług. Pracownik uzyska ten efekt, jeżeli pracodawca zakupi towary dla pracownika lub udostępni mu korzystanie z usług, za które pracownik zapłaci niższą cenę od tej, do której uiszczenia byłby zobowiązany w przypadku osobistego (prywatnego) nabycia tychże dóbr. W praktyce częściowa odpłatność pracownika za dane świadczenie jest potrącana (w konkretnej kwocie) z jego wynagrodzenia.

Omawianego zwolnienia nie można natomiast zastosować w sytuacji, gdy pracownik będzie sam dokonywał płatności za artykuły, przedmioty lub usługi, a następnie ta część wartości zakupu, która powinna była zostać sfinansowana przez pracodawcę, zostanie mu zwrócona. W takim przypadku – według ZUS – nie można mówić o korzyści w postaci umożliwienia zakupu towaru lub usługi po cenie niższej niż detaliczna w rozumieniu § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego, ponieważ w rzeczywistości pracownik nabywa prawo do świadczenia pieniężnego wypłacanego po spełnieniu określonych warunków (por. interpretację O/ZUS w Lublinie z dnia 29 maja 2015 r., znak: WPI/200000/43/570/2015).

Korzyść wynikająca z przepisów zakładowych

Należy podkreślić, że aby na mocy wskazanego przepisu wartość świadczeń otrzymanych przez pracowników była wyłączona z podstawy wymiaru składek, samo poniesienie przez nich częściowej odpłatności za nie jest niewystarczające. Możliwość zastosowania omawianego zwolnienia z oskładkowania w odniesieniu do wskazanych świadczeń jest nierozerwalnie związana z tym, iż prawo do uzyskania korzyści materialnych polegających na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne musi wynikać z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu. Szczególnie wyraźnie podkreślił to O/ZUS w Lublinie w interpretacji indywidualnej z dnia 7 lutego 2014 r., znak: WPI/200000/43/52/2014. Organ rentowy wskazał w niej, że dopiero wtedy, gdy przepisy zakładowe zawierają takie uregulowanie i gdy na ich podstawie pracownicy ponoszą częściową odpłatność za omawiane świadczenia, pracodawca od części przez niego sfinansowanej nie ma obowiązku naliczenia składek zatrudnionym osobom. W podobnym tonie uzasadniał również O/ZUS w Lublinie interpretację indywidualną z dnia 18 sierpnia 2014 r., znak: WPI/200000/43/905/2014, w której zaznaczył, że nie wystarczy zapis w regulaminie wynagradzania przewidujący finansowanie przez pracodawcę dodatkowych świadczeń medycznych. Musi bowiem jednoznacznie z niego wynikać obowiązek współfinansowania tych świadczeń przez pracowników. Tylko wtedy zostanie spełniony warunek uzyskania świadczenia po cenach niższych niż detaliczne, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego.

Zapis w umowie się nie liczy

Małe firmy, nieobjęte układem zbiorowym pracy, zatrudniające mniej niż 20 pracowników, nie mają obowiązku tworzenia prawa zakładowego, m.in. regulaminu wynagradzania. Zdarza się, że niektóre z nich prawo do uzyskania korzyści materialnych polegających na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne zamieszczają w postanowieniach poszczególnych umów o pracę. Jeśli pracodawca zakupi np. abonamenty medyczne czy karnety sportowe, które będą częściowo sfinansowane przez pracowników, ale prawo do tych świadczeń będzie wynikało bezpośrednio z postanowień umowy o pracę (nienależącej de facto do ustawowego katalogu źródeł prawa pracy), to wartość udzielonego świadczenia należy oskładkować. Zwolnienie ze składek określonego świadczenia na podstawie § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego jest możliwe, jeżeli dane świadczenie przysługujące pracownikowi zostanie uwzględnione w akcie należącym do ustawowego katalogu źródeł prawa pracy, zawartego w art. 9 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.). Wskazuje on m.in. układy zbiorowe pracy, inne porozumienia zbiorowe, a także regulaminy i statuty (por. interpretację O/ZUS w Lublinie z dnia 2.06.2015 r., znak: WPI/200000/43/618/2015).

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 2236)

autor: Dorota Wyderska
Gazeta Podatkowa nr 44 (1294) z dnia 2016-06-02

Wynagrodzenia – wybrane aspekty. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl