Generalnie każdy płatnik składek może zostać poddany kontroli ZUS. Organ rentowy jest bowiem uprawniony do sprawdzenia, czy i jak płatnicy składek wykonują nałożone na nich zadania i obowiązki w zakresie ubezpieczeń społecznych. Taka kontrola polega przede wszystkim na weryfikacji dokumentacji związanej ze zgłaszaniem do ubezpieczeń oraz naliczaniem składek ubezpieczeniowych za zatrudnione przez płatnika osoby. Jeśli płatnik będzie znał swoje prawa i obowiązki oraz odpowiednio przygotuje się do kontroli, to wówczas wizyta w firmie inspektorów ZUS z pewnością będzie miała sprawny przebieg.

Co ZUS może sprawdzać?

ZUS ma prawo kontrolować wszelkie obowiązki związane z ubezpieczeniami społecznymi. Katalog przedmiotu kontroli zawarty jest w art. 86 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zwanej ustawą systemową. Nie jest on jednak katalogiem zamkniętym. W szczególności należy się przygotować, że organ rentowy będzie kontrolował:

1) zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych,

2) prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS,

3) ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu,

4) prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,

5) wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych.

W trakcie kontroli przeprowadzanej u płatników zalegających z opłatą należności z tytułu składek, kontrolujący może również dokonać oględzin składników majątku.

Kontrola przeprowadzona przez ZUS ma na celu wykrycie nieprawidłowości popełnionych przez płatnika składek oraz umożliwienie mu ich usunięcia.

Trzeba dodać, że nie warto unikać wizyty inspektora z ZUS, ponieważ nieobecność płatnika nie jest przeciwwskazaniem do rozpoczęcia kontroli. W takim bowiem przypadku inspektor może ją rozpocząć po okazaniu niezbędnych dokumentów (tj. legitymacji służbowej oraz upoważnienia do przeprowadzenia kontroli) osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia spraw płatnika składek. Z czynności tych sporządza się protokół i doręcza niezwłocznie płatnikowi składek.

Przygotowanie dokumentów

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli ZUS ma prawo badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. Pracownik ZUS może więc poprosić np. o regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy pracy, jeśli z tych właśnie dokumentów wynikają wypłaty określonych składników wynagrodzenia zatrudnionych osób, które stanowią (bądź nie) podstawę do naliczenia składek ubezpieczeniowych.

Badając natomiast dane dotyczące zgłoszenia do ubezpieczeń osoby prowadzącej pozarolniczą działalność, inspektor kontroli może zażądać wszelkich dokumentów potwierdzających jej prowadzenie, np. dokumentację podatkową, faktury itp.

Mniejsze firmy zwykle nie prowadzą samodzielnie spraw związanych ze zgłaszaniem do ubezpieczeń i rozliczaniem składek ubezpieczeniowych i czynności te zlecają wyspecjalizowanym do tego jednostkom, np. biurom rachunkowym, które przechowują wszelkie dokumenty z tym związane. Może się więc zdarzyć, że płatnik nie posiada niektórych dokumentów lub innych nośników informacji objętych zakresem przeprowadzanej kontroli. W takim przypadku, dowiadując się o tym, że ZUS będzie w firmie przeprowadzał kontrolę, trzeba wcześniej poprosić biuro rachunkowe o ich skompletowanie i udostępnienie.

Odmowa udzielania wyjaśnień przez płatnika jest traktowana jako utrudnianie kontroli i podlega karze grzywny do 5.000 zł.

Tłumaczenie z języka obcego

Firmy współpracujące z zagranicznymi kontrahentami lub zatrudniające cudzoziemców z pewnością posiadają dokumenty sporządzone w języku obcym. Jeżeli inspektor kontroli zażąda udostępnienia takich dokumentów, które mają związek z przedmiotem kontroli, płatnik musi mu przedstawić ich tłumaczenie na język polski. Na kontrolowanym płatniku spoczywa bowiem ciężar tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym. Wprawdzie nie trzeba dokonywać tłumaczeń z wyprzedzeniem, jednak warto przygotować się na taką ewentualność. Można zatem już wcześniej skompletować dokumenty, które będą wymagały przekładu.

Należy pamiętać, że tłumaczenia z języka obcego na język polski powinien dokonać tłumacz przysięgły. Wiąże się to z kosztami, które ponosi płatnik. Jak stanowi bowiem art. 88 ust. 1 pkt 5 i ust. 2 ustawy systemowej, czynności tych płatnik jest obowiązany dokonać nieodpłatnie.

Miejsce dla kontrolującego

Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 3 ustawy systemowej płatnik powinien zapewnić osobie kontrolującej niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych. Nie wystarczy jednak przeznaczyć do tego wyłącznie miejsca, w którym będzie pracował inspektor, np. biurko i krzesło. Może to być osobne pomieszczenie lub wydzielone miejsce. Należy w nim jednak stworzyć odpowiednie warunki pracy dla kontrolującego. Oprócz tego osobie kontrolującej trzeba udostępnić środki łączności (oprócz środków transportowych) oraz inne środki techniczne, którymi dysponuje płatnik, a które są niezbędne do wykonania czynności kontrolnych.

Generalnie czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności (niekiedy również w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów). Inspektor kontroli jest uprawniony do wstępu i poruszania się po terenie siedziby płatnika oraz miejsc prowadzenia przez niego działalności, na podstawie legitymacji służbowej oraz upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Nie musi więc uzyskiwać przepustki, aby wejść na teren firmy. Nie podlega też rewizji osobistej przewidzianej w wewnętrznym regulaminie określonym przez płatnika.

Należy jednak zaznaczyć, że inspektor kontroli podlega przepisom bhp obowiązującym na terenie, gdzie wykonuje czynności kontrolne. Płatnik ma więc pełne prawo wymagać od niego, aby na terenie firmy – jeśli jest to konieczne – poruszał się np. w stroju ochronnym lub kasku.

W razie niezapewnienia przez płatnika składek odpowiednich warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych, kontrola może zostać przeprowadzona w jednostce terenowej ZUS. Wówczas płatnik składek jest obowiązany, na żądanie inspektora kontroli, wydać określone przez niego dokumenty wymienione na czas niezbędny do przeprowadzenia czynności kontrolnych, nie dłuższy jednak niż 3 tygodnie. Z wydania dokumentów sporządza się protokół, który podpisuje również płatnik składek. W takim jednak przypadku ZUS zapewnia płatnikowi, na jego żądanie, dostęp do wydanych dokumentów.

Udzielanie wyjaśnień

Może się zdarzyć, że badane przez inspektora dokumenty nie wyjaśniają wszystkich okoliczności mających znaczenie dla postępowania kontrolnego. W takim przypadku inspektor ZUS ma prawo żądać udzielenia informacji nie tylko przez płatnika, ale również przez osoby ubezpieczone. Osoba kontrolująca może bowiem przesłuchiwać świadków, a także – jeśli nie ma innych środków dowodowych (lub po ich wyczerpaniu), a pozostały jeszcze niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego – płatnika składek i ubezpieczonych.

Protokół kontroli

Przebieg kontroli ZUS jest dokumentowany w protokole. Sporządza się go w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden z nich doręcza się kontrolowanemu płatnikowi składek (albo osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia jego spraw).

Od protokołu nie można się odwołać. Nie oznacza to jednak, że płatnik musi zgodzić się z zawartymi w nim ustaleniami, bez względu na swój pogląd. Jeżeli kontrolowany płatnik ma odmienne zdanie od zawartych w protokole ustaleń inspektora kontroli, może wnieść pisemne zastrzeżenia. Wówczas powinien równocześnie wskazać lub załączyć stosowne środki dowodowe.

Z wniesieniem zastrzeżeń do protokołu nie należy jednak zwlekać. Płatnik ma na to 14 dni, licząc od daty otrzymania protokołu kontroli. Inspektor kontroli ma wówczas obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń wniesionych przez kontrolowany podmiot informuje się go na piśmie.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.)

autor: Dorota Wyderska
Gazeta Podatkowa nr 53 (1407) z dnia 2017-07-03

Rozliczanie VAT w orzecznictwie i wyjaśnieniach izb skarbowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl