Obowiązkiem każdego płatnika składek jest nie tylko zgłoszenie zatrudnionej osoby do odpowiednich ubezpieczeń oraz comiesięczne rozliczanie i opłacanie za nią należnych składek do ZUS. Ciąży też na nim obowiązek przekazania rocznej informacji o naliczonych składkach osobom zgłoszonym przez niego do ubezpieczeń w ZUS. Informacja ta służy ubezpieczonemu do zapoznania się i potwierdzenia zgodności ze stanem faktycznym przekazanych za niego składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz ewentualnie wypłaconych mu świadczeń.

Do kiedy przekazać roczną informację?

Informację o naliczonych składkach ubezpieczeniowych płatnik ma obowiązek wydać ubezpieczonemu raz na rok, w podziale na poszczególne miesiące. Powinien to zrobić w terminie do 28 lutego następnego roku za rok poprzedni (art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zwanej ustawą systemową). We wcześniejszym terminie płatnik powinien ją przekazać osobie ubezpieczonej tylko wtedy, gdy wystąpi ona do niego z takim żądaniem. Wówczas płatnik przekazuje ją nie częściej niż raz na miesiąc za miesiąc poprzedni.

W bieżącym roku 28 lutego przypada w niedzielę, dlatego roczną informację o składkach należy przekazać osobom ubezpieczonym najpóźniej do poniedziałku 29 lutego 2016 r. (rok 2016 jest rokiem przestępnym).

Kto powinien otrzymać?

Płatnik powinien sporządzić i przekazać roczną informację o naliczonych składkach ubezpieczeniowych każdej osobie ubezpieczonej, którą miał obowiązek zgłosić w ZUS do ubezpieczeń oraz naliczać za nią składki ubezpieczeniowe. Definicja ubezpieczonego zawarta jest w art. 4 pkt 1 ustawy systemowej. Zgodnie z tym przepisem, ubezpieczonym jest osoba fizyczna podlegająca chociażby jednemu z ubezpieczeń społecznych, tj. emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu. Przepisy dotyczące przekazywania informacji rocznej stosuje się odpowiednio również do składek na ubezpieczenie zdrowotne, co wynika z kolei z art. 41 ust. 9 ustawy systemowej.

Informację roczną o składkach ZUS za 2015 r. należy przekazać ubezpieczonym najpóźniej do 29 lutego 2016 r.

Roczną informację o naliczonych składkach powinni przekazać swoim ubezpieczonym m.in.:

• pracodawcy dla pracowników,
• zleceniodawcy dla zleceniobiorców (za wyjątkiem zleceniobiorców zgłoszonych wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego),
• powiatowe urzędy pracy dla bezrobotnych pobierających zasiłek dla bezrobotnych,
• rolnicze spółdzielnie produkcyjne i spółdzielnie kółek rolniczych dla swoich członków,
• podmiot, na którego rzecz wykonywana jest odpłatnie praca w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania – dla osób, które wykonują taką pracę na podstawie skierowania do pracy,
• jednostki obsługi ekonomiczno-administracyjnej utworzone przez jednostkę samorządu terytorialnego, jeśli rozliczają i opłacają składki za ubezpieczonych wykonujących pracę w podlegających jej szkołach, przedszkolach i innych jednostkach organizacyjnych systemu oświaty.

Obowiązek przekazania ubezpieczonemu rocznej informacji o naliczonych składkach spoczywa na płatniku składek niezależnie od tego, czy sam ubezpieczony chce otrzymać informację, o której mowa, czy nie. Z obowiązku tego nie zwalnia płatnika także wyrejestrowanie danej osoby z ubezpieczeń w ZUS, np. po rozwiązaniu z nią umowy o pracę, aczkolwiek wtedy nie ma on obowiązku jej przekazania bezpośrednio po rozwiązaniu umowy o pracę.

Omawiamy obowiązek wynika z ustawowych przepisów. Warto więc, aby płatnik zadbał o to, by ubezpieczony własnoręcznym podpisem potwierdził odbiór informacji (np. na kserokopii).

Rocznej informacji o naliczonych składkach płatnik nie ma obowiązku sporządzać i przekazywać osobom, za które opłaca wyłącznie składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Jednak na żądanie ubezpieczonego, za którego płatnik nalicza tylko składkę zdrowotną, ma on obowiązek przekazać mu informacje zawarte w raportach – nie częściej niż raz na miesiąc – za miesiąc poprzedni (z wyjątkiem płatników pobierających składkę na ubezpieczenie zdrowotne z emerytur i rent), bez obowiązku przekazywania mu informacji rocznej.

Roczną informację o naliczonych składkach płatnik powinien przekazać ubezpieczonemu w formie papierowej. Wyłącznie za zgodą ubezpieczonego może mu ją przesłać w formie dokumentu elektronicznego. Informacja przekazywana ubezpieczonemu np. e-mailem powinna być podpisana przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Jeśli płatnik go nie posiada, powinien więc wcześniej zaopatrzyć się w taki podpis.

Druki informacji rocznej oraz informacji miesięcznej dla osoby ubezpieczonej dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Składki ZUS.

Dane, które trzeba wykazać

W rocznej informacji o naliczonych składkach, którą płatnicy muszą przekazać ubezpieczonym za 2015 r., należy uwzględnić informacje o wszystkich składkach naliczonych za danego ubezpieczonego oraz ewentualnych przerwach w ich opłacaniu za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2015 r. Powinna ona zawierać te same dane, które płatnik wykazał w przekazanych do ZUS imiennych raportach miesięcznych (ZUS RCA, ZUS RSA) sporządzonych za ubezpieczonego za miesiące od stycznia do grudnia 2015 r. (przykład).

Dane, które płatnik powinien podać ubezpieczonemu w rocznej informacji o naliczonych składkach, to:

• identyfikator informacji,
• dane identyfikacyjne dotyczące płatnika składek,
• dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej,
• okres rozliczeniowy,
• kod tytułu ubezpieczenia osoby ubezpieczonej,
• kod NFZ, do którego przekazywana jest składka na ubezpieczenie zdrowotne,
• informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych,
• wymiar czasu pracy,
• należne składki na ubezpieczenia społeczne, w tym:

• wysokość podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia: emerytalne i rentowe, chorobowe oraz wypadkowe,
• wysokość poszczególnych składek na ubezpieczenia społeczne naliczonych za ubezpieczonego z uwzględnieniem źródeł ich finansowania,
• kwota obniżenia podstawy wymiaru składek społecznych z tytułu opłacania składki w ramach pracowniczego programu emerytalnego,

• należne składki na ubezpieczenie zdrowotne, w tym:

• wysokość podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne,
• kwota składki zdrowotnej z uwzględnieniem podziału na podmioty, które ją finansują,

• zestawienie wypłaconych świadczeń i wynagrodzeń za czas absencji chorobowej oraz rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek,
• oświadczenie płatnika składek o zgodności danych w niej wykazanych ze stanem prawnym i faktycznym oraz o świadomości odpowiedzialności karnej za zeznanie nieprawdy lub zatajenie prawdy (potwierdzone podpisem płatnika lub osoby przez niego upoważnionej).

Na podstawie uzyskanej informacji o naliczonych składkach ubezpieczony może sprawdzić czy płatnik prawidłowo naliczył za niego składki ubezpieczeniowe do ZUS.

Warto też podkreślić, że roczną informację o naliczonych składkach płatnik powinien przekazać ubezpieczonym bez względu na to, czy opłacił za nich należne składki ubezpieczeniowe za dany miesiąc, czy nie. W informacji tej wykazuje się bowiem składki naliczone, a nie opłacone.

Informacje miesięczne

Niektórzy płatnicy z własnej inicjatywy wydają ubezpieczonym w ciągu roku kalendarzowego co miesiąc informację o naliczonych składkach. Przekazują ją mimo że wcale takiego obowiązku nie mają (oczywiście za wyjątkiem przypadków, kiedy płatnicy przekazują ją na wyraźne życzenie zatrudnionych osób). W takiej sytuacji powstają wątpliwości, czy płatnik mimo wszystko powinien przekazać im dodatkowo roczną informację za 2015 r. Otóż nie, takiego obowiązku nie mają. Gdyby jednak ubezpieczeni zwrócili się do niego o wydanie rocznej informacji – mimo że otrzymywali informacje miesięczne – płatnik powinien im wydać również informację roczną.

Trzeba pamiętać, że zarówno informacje roczne, jak i te przekazywane ubezpieczonym za każdy miesiąc kalendarzowy, powinny uwzględniać wszelkie korekty przekazane do ZUS przez płatnika składek.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.)

autor: Dorota Wyderska
Gazeta Podatkowa nr 12 (1262) z dnia 2016-02-11

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.RozliczenieDelegacji.pl