Rozpoczął się sezon na pikniki, biwaki oraz festyny. Po odwołaniu stanu epidemii pracodawcy chętnie wracają do organizacji zawieszonych przez ostatnie 2 lata imprez integracyjnych – zwłaszcza tych plenerowych. W firmowych imprezach, poza pracownikami i członkami ich rodzin, zazwyczaj biorą także udział goście z zewnątrz. Firma ponosząca wydatki na tę imprezę musi je prawidłowo rozliczyć w rachunku podatkowym.

Spółka jawna posiada oddziały w trzech lokalizacjach. W okresie pandemii zdecydowana większość jej pracowników wykonywała pracę zdalnie. W celu ponownego zintegrowania całego zespołu, którego skład w okresie pandemii uległ zmianom, spółka postanowiła zorganizować festyn i sfinansować jego organizację ze środków obrotowych. W jego programie zaplanowano konkursy z nagrodami dla pracowników (tylko oni będą uczestnikami) oraz ognisko, na którym zapewniony będzie katering. Czy wszystkie wydatki związane z organizacją tego festynu mogą stanowić firmowe koszty podatkowe?

Gdy pracownicza integracja jest finansowana ze środków obrotowych firmy i jednocześnie będący jej organizatorem pracodawca nie różnicuje świadczeń na rzecz uczestniczących w niej pracowników, kierując się kryterium socjalnym, wówczas wydatki związane z organizacją takiego wydarzenia w podatku dochodowym należy zakwalifikować jako tzw. koszty pracownicze. To jednak nie oznacza, że można nimi automatycznie obciążać firmowe koszty podatkowe. Aby to było możliwe, impreza powinna być ukierunkowana na zintegrowanie pracowników z firmą – dla rozliczenia w kosztach wydatków z nią związanych nie wystarczy bowiem, żeby była jedynie okazją do przebywania pracowników ze sobą i wspólnej konsumpcji. Dopiero gdy jej organizacja ma na celu zoptymalizowanie relacji między pracownikami, co może mieć wpływ na efektywność ich pracy i w konsekwencji zwiększenie przychodów osiąganych przez firmę, wydatki na imprezę integracyjną spełniają definicję kosztu podatkowego.

Z tego względu pracodawca powinien zadbać o dowody dokumentujące integrujący i motywacyjny charakter imprezy pracowniczej, z których jednoznacznie będzie wynikać charakter danego spotkania (np. ramowy program imprezy integracyjnej z zaznaczoną częścią podsumowującą pracę firmy w pewnym okresie), zakres zrealizowanej usługi oraz potwierdzenie, do kogo została ona skierowana (np. lista obecności).

Na zakończenie roku szkolnego zamierzamy zorganizować dla naszych pracowników oraz członków ich rodzin rajd rowerowy z piknikiem. Czy w tej sytuacji firmowe koszty podatkowe możemy obciążać całością tych wydatków (środki obrotowe), czy też należy się liczyć z tym, że fiskus zakwestionuje tę ich część, która nie przypada na pracowników?

W wydawanych przez siebie interpretacjach podatkowych dotyczących kwestii kosztów uczestnictwa w imprezach członków rodzin pracowniczych, Dyrektor KIS nie kwestionuje możliwości obciążania nimi przez pracodawców firmowych kosztów podatkowych. W jego opinii spotkania pracowników poza miejscem pracy w oderwaniu od codziennych problemów firmowych, w towarzystwie bliskich im osób niewątpliwie mogą wpływać na wzmocnienie komunikacji w zespole i jego integrację. W swoich rozstrzygnięciach podkreśla przy tym, że udział rodzin pracowników w imprezie firmowej sprzyja swobodniejszej atmosferze, a co za tym idzie – zadowoleniu pracowników, pomaga także w budowaniu ich poczucia wartości. To z kolei może się przekładać na motywację do pracy oraz głębszą i silniejszą identyfikację z firmą. Z tych względów fiskus daje przyzwolenie na obciążanie firmowych kosztów podatkowych wydatkami na imprezę integracyjną w części przypadającej na członków rodzin pracowników (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 31 marca 2022 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.42.2022.1.SH).

Jubileusz firmy będzie okazją do zorganizowania imprezy integracyjnej, w której oprócz pracowników wezmą udział również przedstawiciele kontrahentów i osób współpracujących z firmą w ramach kontraktów b2b. Czy wydatki poniesione w związku z organizacją pikniku w części przypadającej na gości spoza firmy można sklasyfikować jako koszty podatkowe?

Dyrektor KIS kwestionuje możliwość rozliczania w kosztach podatkowych wydatków związanych z uczestnictwem w imprezie integracyjnej zaproszonych kontrahentów. W wydawanych interpretacjach uznaje, że mają one charakter reprezentacyjny. W jego opinii firmie organizującej spotkanie integracyjne, która zaprasza na nie kontrahentów, chodzi głównie o wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy w oczach tych osób czy też podkreślenie swojej zasobności i profesjonalizmu. I chociaż przyznaje, że takie działania zmierzają często do rozszerzenia współpracy o dodatkowe zamówienia nowych produktów lub mają na celu stworzenie korzystnych warunków tej współpracy, twierdzi jednocześnie, że takich wydatków nie można uznać za firmowe koszy podatkowe (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 22 lutego 2022 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.665.2021.1.SH).

W pierwszej po pandemii imprezie integracyjnej zorganizowanej przez spółkę z o.o. dla podniesienia jej rangi udział wzięli przedstawiciele zarządu oraz właścicieli firmy. Czy przypadającą na nich część wydatków organizacyjnych można rozliczyć w kosztach podatkowych spółki?

W spółkach prawa handlowego jest zwyczajowo przyjęte, że w spotkaniach integracyjnych uczestniczą m.in. członkowie rad nadzorczych i organów stanowiących oraz przedstawiciele właścicieli. Jednak, jak wynika z art. 16 ust. 1 pkt 38 oraz pkt 38a ustawy o pdop, wydatki na rzecz przedstawicieli udziałowców i członków rady nadzorczej zostały wyłączone z kategorii kosztów podatkowych.

Stąd spółka musi ustalić, jaka część wydatków na organizację spotkania integracyjnego dotyczy tej grupy gości, a następnie wyłączyć ją z kosztów podatkowych.

Wskaźniki przydatne w rozliczeniach podatku dochodowego dostępne są w serwisie www.wskazniki.gofin.pl.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm. )

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2021 r. poz. 1800 ze zm.)

autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 47 (1922) z dnia 2022-06-13

Umowa o pracę czy cywilnoprawna? Praktyczne wskazówki. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl