Płatnik, wystawiając PIT-11, ma obowiązek podać identyfikator podatkowy pracownika: PESEL albo NIP. Zasada ta obowiązuje także w przypadku zatrudniania cudzoziemców. Nie można w PIT-11 za 2022 r. podać ciągu cyfr „1111111111” czy „9999999999” zamiast numeru identyfikującego podatnika.

Numer podatnika

PIT-11 to wystawiana przez płatnika imienna informacja o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach podatnika i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Płatnik przekazuje ją podatnikowi oraz do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika (ewentualnie właściwego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych).

Płatnik ma obowiązek podać w PIT-11 identyfikator podatkowy podatnika, tj. jego PESEL albo NIP. PESEL to jedenastocyfrowy numer jednoznacznie identyfikujący daną osobę, zawierający datę urodzenia, numer porządkowy, oznaczenie płci oraz liczbę kontrolną. Numerem PESEL posługują się osoby, które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie podlegają rejestracji jako podatnicy VAT, nie są płatnikami podatków lub składek ZUS. Kryteria te trzeba spełniać łącznie. Pozostałe osoby, które podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu, muszą mieć NIP. To indywidualny dziesięciocyfrowy numer nadawany podatnikowi. Nie może mieć ukrytego lub jawnego charakteru znaczącego określającego pewne cechy podatnika. Przedsiębiorcy podlegający wpisowi do CEIDG uzyskują NIP na podstawie zgłoszenia identyfikacyjnego składanego za pośrednictwem CEIDG. Inne osoby posługujące się NIP składają w urzędzie skarbowym NIP-7.

Identyfikatorem podatkowym osób, który zawiesiły działalność gospodarczą i podjęły pracę na umowę o pracę, pozostaje NIP. Zawieszenie działalności gospodarczej nie powoduje utraty statusu przedsiębiorcy. Wykluczone jest w tym czasie wykonywanie działalności gospodarczej i uzyskiwanie bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Można jednak m.in. podejmować wszelkie czynności niezbędne do zachowania źródła przychodów, zbywać własne środki trwałe i wyposażenie, przyjmować należności powstałe przed datą zawieszenia czy powołać zarządcę sukcesyjnego.

Płatnik ma prawo domagać się od podatnika podania identyfikatora podatkowego, a podatnik ma obowiązek spełnić to żądanie. Stanowi o tym art. 11 ust. 2 i ust. 3 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Bez ciągu cyfr

Opisane zasady dotyczą także cudzoziemców pracujących w Polsce, którym pracodawcy wystawiają PIT-11.

W poprzednich latach możliwe było przekazanie PIT-11, w którym w miejscu identyfikatora podatkowego podawało się ciąg tych samych cyfr „1111111111” lub „9999999999”. Podstawowym powodem było to, że obcokrajowcom pracującym w Polsce, ale niemającym tutaj zameldowania, trudno było uzyskać dla celów podatkowych numer PESEL. Od 1 czerwca 2021 r. urzędy gminy mogą nadawać takim osobom PESEL na ich wniosek. Umożliwiła to nowelizacja ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Zniosła ona wymóg figurowania w rejestrze PESEL jako warunek posługiwania się numerem PESEL dla celów podatkowych przez osoby nieprowadzące działalności gospodarczej, niebędące podatnikami VAT oraz niebędące płatnikami podatków lub składek ZUS.

O ile PIT-11 za 2021 r. można było jeszcze przesłać z ciągiem tych samych cyfr zamiast numeru PESEL albo NIP podatnika, to takie działanie w przypadku PIT-11 za 2022 r. jest niedozwolone. Ministerstwo Finansów już na początku br. informowało, że od 1 stycznia 2022 r. nie są przyjmowane informacje PIT-11 za 2022 r., w których jest podany nieprawidłowy identyfikator NIP/PESEL podatnika, w tym zawierające ciąg takich samych cyfr (por. wyjaśnienia na stronie podatki.gov.pl z 26 stycznia 2022 r.). Wpisanie właściwego numeru identyfikacyjnego ułatwia podatnikowi wywiązanie się z obowiązków związanych z rocznym rozliczeniem PIT, np. zalogowanie się do usługi Twój e-PIT z wykorzystaniem danych podatkowych.

Wysyłka PIT-11

PIT-11 za 2022 r. należy przesłać do urzędu skarbowego przez internet do 31 stycznia 2023 r. Można wykorzystać interaktywny formularz dostępny na stronie podatki.gov.pl lub dokonać wysyłki za pośrednictwem sprawdzonego programu komercyjnego, np. programu DRUKI Gofin. Płatnicy składający wiele informacji mają do dyspozycji Uniwersalną Bramkę Dokumentów umożliwiającą przekazanie w ramach jednej transmisji danych do 20.000 formularzy PIT-11 w formie zbiorczego dokumentu PIT-11Z.

PIT-11 składane przez osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Informacje podpisuje uprawniona osoba zgłoszona na UPL-1. Zgłoszenie jest wymagane bez względu na to, kto ma składać podpis: reprezentant ustawowy danego podmiotu posiadający z mocy prawa umocowanie do podpisywania firmowych dokumentów (np. członek zarządu spółki z o.o.) czy pełnomocnik (np. osoba odpowiedzialna w zakładzie pracy za obliczanie, pobór i wpłacanie podatku dochodowego od wynagrodzeń pracowników).

Płatnik będący osobą fizyczną może podpisać PIT-11 kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub danymi autoryzującymi. Do złożenia przez siebie podpisu nie potrzebuje UPL-1. Metoda oparta na danych autoryzujących polega na podaniu kilku informacji potwierdzających tożsamość płatnika. Są to jego: identyfikator podatkowy, pierwsze imię, nazwisko, data urodzenia oraz kwota przychodu wykazana za odpowiedni rok podatkowy dla celów PIT. Wymagany jest przychód z PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39 albo PIT-40A za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy niż rok przesyłania PIT-11. Należy podać kwotę z jednego (dowolnego) z tych zeznań podatkowych lub rocznego obliczenia podatku dochodowego. Jeżeli żadne z wymienionych rozliczeń nie zostało złożone za wymagany rok podatkowy, należy wpisać „0” (zero). Informacje PIT-11 przesyłane w 2023 r. przy użyciu danych autoryzujących uwierzytelnia się kwotą przychodu z PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39 albo PIT-40A za 2021 r. (albo „0”). Jeżeli płatnik będący osobą fizyczną powierzy podpisanie PIT-11 pełnomocnikowi, np. pracownikowi, musi wystawić mu UPL-1.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2022 r. poz. 2500)

autor: Małgorzata Żujewska
Gazeta Podatkowa nr 104 (1979) z dnia 2022-12-29

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.VademecumKadrowego.pl