W relacjach pomiędzy kontrahentami będącymi podatnikami VAT wręczanie prezentów to przyjęta praktyka wpływająca na budowanie pozytywnych relacji. Mogłoby się wydawać, że skoro coś przekazywane jest nieodpłatnie, to nie powoduje żadnych konsekwencji na gruncie VAT. Tymczasem ustawodawca w przepisach o VAT przewidział przypadki, w których – pomimo że towary są przekazywane nieodpłatnie – czynności te rodzą obowiązek podatkowy w VAT.

Nieodpłatne przekazanie

Opodatkowaniu VAT podlega generalnie odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Za odpłatną dostawę towarów, jak stanowi art. 7 ust. 2 ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), uważa się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

1) przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym: byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,

2) wszelkie inne darowizny,

jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Za odpłatną dostawę towarów nie uznaje się jednak wykorzystania do celów działalności przedsiębiorstwa podatnika towarów stanowiących prezenty o małej wartości i próbki.

Należy wyjaśnić, że przez próbkę rozumie się identyfikowalny jako próbka egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, który pozwala na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci, przy czym jej przekazanie (wręczenie) przez podatnika:

1) ma na celu promocję tego towaru oraz

2) nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie potrzeb tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji tego towaru i ma skłaniać tego odbiorcę do zakupu promowanego towaru.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 5 marca 2026 r., nr 0113-KDIPT1-2.4012.16.2026.2.AJB, wyjaśnił, że opodatkowaniu podlega odpłatna dostawa towarów oraz nieodpłatna czynność z nią zrównana po spełnieniu warunków zawartych w art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, tj. jeżeli:

• dokonującym nieodpłatnego przekazania jest podatnik VAT,
• przekazane przez podatnika towary należą do jego przedsiębiorstwa,
• przedmiotem nieodpłatnego przekazania jest towar, w stosunku do którego podatnikowi przysługiwało w całości lub w części prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu jego nabycia, importu lub wytworzenia.

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 20 marca 2026 r., nr 0113-KDIPT1-2.4012.1168.2025.2.SM, wskazał, że art. 7 ust. 2 ustawy o VAT ma zastosowanie do nieodpłatnego przekazania towarów związanych z prowadzonym przedsiębiorstwem. Nieodpłatne przekazanie towarów na cele związane z prowadzonym przedsiębiorstwem podlega opodatkowaniu na identycznych zasadach, jak odpłatna dostawa towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, pod warunkiem jednak, że podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony przy nabyciu tych towarów, z uwzględnieniem wyjątków (art. 7 ust. 3 ustawy o VAT).

Z kolei Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 6 lutego 2026 r., nr 0114-KDIP4-1.4012.24.2026.1.SK, uznał, że nieodpłatne przekazanie towarów uznaje się za odpłatną dostawę towarów, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do odliczenia podatku naliczonego w związku z ich nabyciem, importem lub wytworzeniem towarów lub ich części składowych. Jeżeli natomiast podatnik nie miał prawa do odliczenia kwoty podatku naliczonego w związku z nabyciem, importem lub wytworzeniem towarów lub ich części składowych, to wszelkie przekazanie lub zużycie tych towarów bez wynagrodzenia (nieodpłatne przekazanie) pozostaje neutralne podatkowo (podatnik nie musi dokonać ich opodatkowania).

Wobec powyższego opodatkowaniu VAT generalnie podlega każde nieodpłatne przekazanie towarów należących do przedsiębiorstwa podatnika, z którym wiąże się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel, o ile podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia VAT przy nabyciu, imporcie lub wytworzeniu tych towarów lub ich części składowych, z wyjątkiem przekazania towarów spełniających warunki do uznania ich za prezenty o małej wartości lub próbki, o których mowa w art. 7 ust. 3 ustawy o VAT.

Podstawa opodatkowania

Co do zasady, w przypadku nieodpłatnej dostawy towarów zrównanej z odpłatną dostawą towarów podlegającą opodatkowaniu, podstawą opodatkowania jest cena nabycia towarów lub towarów podobnych, a gdy nie ma ceny nabycia – koszt wytworzenia, określone w momencie tej dostawy towarów. Tak stanowi art. 29a ust. 2 ustawy o VAT.

Inaczej mówiąc, podstawą opodatkowania jest wprawdzie cena nabycia lub koszt wytworzenia towaru, lecz skorygowane na dzień, w którym dochodzi do nieodpłatnego przekazania (darowizny) danego towaru.

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 24 lutego 2026 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.1207.2025.2.OS, stwierdził, że podstawą opodatkowania, zgodnie z art. 29a ust. 2 ustawy o VAT, jest cena nabycia rozumiana jako cena zaktualizowana na moment dokonania nieodpłatnego przekazania towaru, czyli cena, jaką zapłaciłby podatnik za nabyty towar w dniu jego nieodpłatnego przekazania.

Nieodpłatne przekazanie opodatkowuje się stawką VAT właściwą dla danego towaru.

Prezenty o małej wartości

Przez prezenty o małej wartości, zgodnie z art. 7 ust. 4 ustawy o VAT, rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

1) o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł (bez podatku), jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób,

2) których przekazania nie ujęto w ewidencji, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia – jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 20 zł.

Wobec powyższego nie podlega opodatkowaniu przekazanie prezentów o małej wartości, czyli towarów, których jednostkowa cena nabycia (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia – jednostkowy koszt wytworzenia, w momencie przekazania, nie przekraczają 20 zł. Nie jest również opodatkowane przekazanie prezentów, których wartość mieści się w przedziale od 20,01 zł do 100 zł, jednak pod warunkiem prowadzenia dodatkowej ewidencji osób obdarowanych. Jeżeli wartość przekazanego towaru przekracza 100 zł, podatnik ma obowiązek opodatkować wartość nieodpłatnego świadczenia (przykład).

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 20 marca 2026 r., nr 0113-KDIPT1-2.4012.1168.2025.2.SM, podkreślił, że konstrukcja przewidziana w art. 7 ust. 4 pkt 2 ustawy o VAT zakłada, że jeżeli wartość jednostkowa wydawanego towaru nie przekracza 20 zł, jego wydanie nie będzie podlegać opodatkowaniu niezależnie od tego, komu zostały wydane towary i czy podatnik prowadzi ewidencję obdarowanych. Nie ma w tym przypadku również znaczenia ilość przekazywanych przez podatnika jednemu podmiotowi towarów.

Ewidencja osób obdarowanych

Opodatkowaniu VAT, o czym mowa wcześniej, nie podlega nieodpłatne przekazanie klientom prezentów o małej wartości – gdy ich wartość mieści się w przedziale od 20,01 zł do 100 zł – jeśli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości osób obdarowanych. Jednocześnie w ustawie o VAT nie określono, jak powinna wyglądać taka ewidencja.

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 1 kwietnia 2021 r., nr 0112-KDIL3.4012.39.2021.2.MS, wyjaśnił, że przy tworzeniu takiego rejestru istotna jest funkcja, jaką ma ona spełniać, czyli określenie tożsamości obdarowanych osób. Ewidencja powinna zawierać dane osób, którym przekazano prezenty o małej wartości, wartość tych upominków, określenie, co przekazano, a także datę, dzięki której można ustalić wartość prezentów przekazanych w danym roku podatkowym.

Ewidencja osób obdarowanych dostępna w programie DRUKI Gofin

Dyrektor KIS zwrócił uwagę, że ustawodawca w art. 7 ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT wymaga prowadzenia ewidencji pozwalającej na ustalenie tożsamości osób obdarowanych, nie wskazuje jednocześnie szczegółowo elementów, jakie powinna ona zawierać. Skoro takich regulacji nie ma, to zasady prowadzenia ewidencji osób obdarowanych zależą od woli podatnika. To on decyduje, jakie dane osób obdarowanych w niej umieści.

Prezenty a kasa fiskalna

Na podstawie art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Część podatników została zwolniona z tego obowiązku na mocy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2024 r. poz. 1902 ze zm.).

Jak określa § 2 ust. 1 tego rozporządzenia, zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 r., czynności wskazane w załączniku do tego rozporządzenia. W poz. 46 załącznika zostały wymienione m.in. czynności określone w art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, tj. nieodpłatne przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, m.in. na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, wspólników oraz wszelkie inne darowizny, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych. Nieodpłatne wydanie osobie prywatnej prezentu o małej wartości nie podlega zatem ewidencjonowaniu w kasie rejestrującej.

Należy wskazać, że w § 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia zostały wymienione dostawy, wobec których nie stosuje się jakichkolwiek zwolnień z ewidencjonowania w kasie rejestrującej. Dotyczy to m.in. dostawy gazu płynnego, zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych czy napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów.

Jeżeli jednak przedmiotem przekazania jest towar będący prezentem o małej wartości znajdujący się w katalogu towarów wyłączonych ze zwolnienia z ewidencjonowania, to takie przekazanie nie podlega obowiązkowi ewidencji w kasie rejestrującej. Takie stanowisko potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 10 stycznia 2023 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.670.2022.1.JM. Ze sprawy, którą zajmował się organ podatkowy, wynikało, że spółka cywilna zajmująca się badaniami technicznymi pojazdów, klientowi, który wykonał badanie techniczne, wręcza prezent w postaci np. paliwa (m.in. benzyny, oleju napędowego). Prezenty są kupowane jako towar handlowy w celu dalszej odsprzedaży i spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT z tytułu ich nabycia. Przekazywane upominki zachęcające klientów do nabycia usług badania technicznego pojazdu, w tym paliwo, nie przekraczają kwoty 20 zł. Spółka zapytała, czy jest obowiązana do ewidencjonowania takiego nieodpłatnego przekazania paliwa w kasie fiskalnej.

Zdaniem Dyrektora KIS, skoro w rozpatrywanej sprawie nieodpłatne przekazanie upominków, w tym paliwa (gazu LPG, benzyny, oleju napędowego), o jednostkowej cenie nabycia do 20 zł klientowi, który wykonał w spółce badanie techniczne, nie podlega opodatkowaniu VAT, to czynność ta nie jest zrównana z odpłatną dostawą towarów, która podlega opodatkowaniu VAT, a w konsekwencji nie podlega obowiązkowi ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

W przypadku gdy przedmiotem przekazania kontrahentom (czyli osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą, jak i np. osobom prawnym) w ramach prezentu jest przykładowo alkohol, to takie przekazanie nie podlega ewidencjonowaniu w kasie fiskalnej. Dotyczy to zarówno przypadku, gdy alkohol stanowi prezent o małej wartości, jak i sytuacji, gdy jego przekazanie podlega opodatkowaniu VAT jako nieodpłatne przekazanie towarów zrównane z odpłatną dostawą towarów.

Określony przez ustawodawcę w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących odnosi się bowiem do sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, a nie na rzecz podmiotów gospodarczych.

Gazeta Podatkowa nr 35 (2327) z dnia 2026-04-30

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.UmowyoPrace.pl