Do 30 kwietnia 2026 r. podatnicy prowadzący w 2025 r. księgę podatkową muszą rozliczyć dochód ustalony na jej podstawie. Dochód ten ustala się w księdze, po dokonaniu w niej ostatnich zapisów.

Weryfikacja zapisów

Przed obliczeniem dochodu za 2025 r. za racjonalne należy uznać przejrzenie dokonanych zapisów w księdze za ten rok, w celu upewnienia się co do ich poprawności. Zgodnie z § 10 obowiązującego do końca 2025 r. rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544 ze zm.) podatnik powinien prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia, według ustalonego wzoru i zgodnie z objaśnieniami do tego wzoru. Z kolei za rzetelną uważa się księgę, w której dokonane zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Przy czym można ją uznać za rzetelną także, gdy:

1) niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok lub przychodu wykazanego w tym roku do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy (dotyczy to także kosztów), lub

2) brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub

3) błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub

4) podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy lub w terminie, w którym podatnikowi przysługuje uprawnienie do skorygowania deklaracji, lub

5) błędne zapisy są skutkiem oczywistej pomyłki, a podatnik posiada dowody księgowe wskazane w § 11 ust. 3 rozporządzenia.

W ramach sprawdzenia księgi za 2025 r. warto przyjrzeć się też należnościom i zobowiązaniom. Podatnicy prowadzący księgę powinni monitorować terminy ich płatności. Mogą bowiem skorzystać z odpisu aktualizującego niezapłacone należności na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 21 ustawy o pdof, tj. ująć w kosztach uzyskania przychodów należność w kwocie, która stanowiła uprzednio przychód, i w ten sposób zmniejszyć dochód do opodatkowania (patrz ramka). Monitorowanie terminów płatności ma również znaczenie dla prawa do skorzystania z ulgi na złe długi w odniesieniu do nieotrzymanych należności (jeśli nie dokonano odpisu aktualizującego) lub konieczności poniesienia konsekwencji niezapłacenia zobowiązań – jednak skutki z tym związane nie są ujmowane w księdze, wpływają bezpośrednio na dochód (por. art. 26i oraz art. 44 ust. 17-26 ustawy o pdof).

Ostatnie zapisy w księdze

Pod datą 31 grudnia 2025 r. powinien zostać wpisany do księgi spis z natury na dzień 31 grudnia 2025 r. – według poszczególnych rodzajów jego składników lub w sumie, jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie jego składników (zestawienie przechowuje się łącznie z księgą).

Jeśli po weryfikacji wystąpi konieczność korekty zapisów w księdze za 2025 r., trzeba wprowadzić ją jeszcze w 2025 r. W myśl § 11 ust. 2 rozporządzenia stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez:

1) skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty dokonania poprawki lub

2) wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów z korektą błędnych zapisów.

Pierwszy z tych sposobów jest możliwy wyłącznie w księdze prowadzonej papierowo. Przy drugim sposobie dowód księgowy zawierający sprostowanie błędnych zapisów trzeba ująć pod datą 31 grudnia 2025 r. Pod tą samą datą należałoby ująć ewentualny dowód dotyczący odpisu aktualizującego wobec niezapłaconej nieprzedawnionej należności, której nieściągalność wcześniej uprawdopodobniono.

Następnie trzeba dokonać rocznego podsumowania zapisów w księdze w kolumnach od 7 do 14. Gdy w trakcie 2025 r. sumowane były tylko przychody i koszty z danego miesiąca, to podsumowania zapisów dokonuje się odrębnie (na oddzielnej stronie księgi – w przypadku jej papierowego prowadzenia), sporządzając zestawienie roczne. Natomiast jeśli zapisy sumowano narastająco, to suma przychodów i kosztów grudnia 2025 r. jest rocznym podsumowaniem zapisów księgi za 2025 r.

Ponadto do księgi należy wpisać ustalenie dochodu za dany rok, co nakazuje pkt 22 objaśnień z załącznika nr 1 do rozporządzenia (na oddzielnej stronie księgi – w przypadku jej papierowego prowadzenia). Dochód ten ustala się z uwzględnieniem różnicy remanentów (por. art. 24 ust. 2 ustawy o pdof).

Gdy księga podatkowa za 2025 r. była prowadzona elektronicznie, jednak program, którego do prowadzenia księgi używano, nie umożliwia jej wydrukowania zgodnie ze wzorem z załącznika do rozporządzenia, trzeba ją wydrukować na koniec roku. W innym przypadku nie ma potrzeby drukowania księgi. Księgi za 2025 r. ani dokonanego spisu z natury na koniec 2025 r. nie przekazuje się do urzędu skarbowego.

Gazeta Podatkowa nr 30 (2322) z dnia 2026-04-13

Rozpoczęcie działalności gospodarczej – obowiązki w VAT. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl