Elementy pliku JPK_VAT określa rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku VAT. W związku z wprowadzonymi od 1 lutego 2026 r. w ustawie o VAT zmianami związanymi z obligatoryjnym wystawianiem faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur przygotowano nowe oznaczenia faktur oraz innych dowodów sprzedaży czy nabycia w części ewidencyjnej w zakresie VAT należnego i naliczonego.

Część ewidencyjna dotycząca podatku należnego

Jak wynika z § 10 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju w sprawie szczegółowego zakresu danych (…), ewidencja zawiera dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku należnego. W myśl § 10 ust. 2 pkt 1 lit. g) tego rozporządzenia ewidencja zawiera również numer identyfikujący fakturę w KSeF. Numer ten należy podać w pozycji „Dane z faktur lub oznaczenia dotyczące występowania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur”. W razie braku tego numeru na moment złożenia ewidencji podatnik jest zobowiązany do podania w tej pozycji odpowiedniego oznaczenia:

1) OFF – stosowanego w przypadku faktury, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT, tj. faktury wystawionej w trybie awarii KSeF, która na dzień złożenia ewidencji nie ma jeszcze przydzielonego numeru identyfikującego tę fakturę w tym systemie lub nie została do niego przesłana; w okresie trwania awarii KSeF podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów; faktury elektroniczne wystawione w tym okresie podatnik jest zobowiązany udostępnić nabywcy w sposób z nim uzgodniony (art. 106nf ust. 1 i ust. 2 ustawy o VAT); w tym przypadku po uzyskaniu numeru KSeF podatnik nie ma obowiązku dokonania korekty ewidencji pliku JPK_VAT,

2) BFK – stosowanego do faktury elektronicznej oraz faktury w postaci papierowej, które zostały wystawione przez podatnika poza KSeF (przykład 1), np.:

• • wystawionych na rzecz konsumentów,
  • wystawionych przed obowiązkowym fakturowaniem w KSeF,
  • dokumentujących świadczenie usług zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, pkt 37-41 ustawy o VAT, wystawionych zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur (tj. zawierających węższy zakres danych niż określony w ustawie o VAT),
  • wystawionych w trakcie awarii całkowitej KSeF (o której mowa w art. 106ng ustawy o VAT),
  • ze względu na wartość sprzedaży (tj. wystawianych przez najmniejszych podatników w ramach limitu 10.000 zł),

3) DI – dotyczącego dowodu innego niż faktura; są to zatem dokumenty nieobjęte oznaczeniami OFF i BFK, a także faktury wystawione w trybie offline24 (art. 106nda ustawy o VAT), które na dzień przesłania ewidencji nie posiadają numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF lub nie zostały przesłane do KSeF; w przypadku gdy faktura jest wystawiana w trybie offline24 i na dzień złożenia pliku JPK_VAT podatnik nie posiada numeru KSeF dla tego dokumentu lub nie został on przesłany do KSeF, wówczas powinien go wykazać w pliku JPK_VAT po stronie sprzedaży jako czynność opodatkowaną i oznaczyć DI; natomiast po uzyskaniu numeru KSeF podatnik powinien skorygować plik JPK_VAT i oznaczyć tę fakturę numerem KSeF; oznaczenie DI ma zastosowanie także do:

• • faktur wystawionych w trakcie niedostępności systemu (art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT), które na dzień przesłania ewidencji nie posiadają nadanego numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF,
  • faktur VAT_RR bez numeru KSeF,
  • raportów fiskalnych z kas fiskalnych,
  • dowodów wewnętrznych oznaczonych WEW, dotyczących np. nieodpłatnego przekazania towarów na cele osobiste, korekty rocznej podatku naliczonego w związku ze zmianą współczynnika odliczenia podatku naliczonego, sprzedaży bezrachunkowej (sprzedaży na rzecz osób fizycznych, która jest zwolniona z ewidencji w kasie fiskalnej),
  • dokumentów potwierdzających wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (przykład 2) czy import usług.

Należy podkreślić, że podatnicy stosują także dotychczas funkcjonujące oznaczenia takie jak RO (w przypadku zbiorczego dowodu sprzedaży z kas rejestrujących), WEW (do dowodu wewnętrznego przykładowo przy przekazaniu nieodpłatnym przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa lub do dokumentu zbiorczego dotyczącego sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieewidencjonowanej w kasie rejestrującej) czy FP (przy fakturze, o której mowa w art. 106h ust. 1 ustawy o VAT), występujące po stronie sprzedaży.

Ponadto oznaczenia DI i RO oraz WEW mogą występować razem. W strukturze logicznej JPK_VAT numer KSeF oraz oznaczenia OFF, BFK i DI występują w jednym węźle. W przypadku wyboru oznaczenia DI, z uwagi na brak przesłanek do wyboru pozostałych oznaczeń, może wystąpić konieczność dalszego wyboru oznaczenia RO lub WEW (po stronie sprzedaży). W takim przypadku najpierw należy zaznaczyć w węźle struktury oznaczenie DI, aby następnie mieć możliwość wybrania kolejnego odpowiedniego oznaczenia, np. RO lub WEW.

Pełna obsługa KSeF w programie DRUKI Gofin – Korzystaj wygodnie! druki.gofin.pl/ksef

Oprócz tego oznaczenie FP, jak i oznaczenie MK, mogą występować razem z innymi oznaczeniami – numerem KSeF, OFF, BFK.

Przy czym w okresie od dnia 1 lutego do dnia 31 grudnia 2026 r. zawarte w ewidencji oznaczenie FP obejmuje fakturę, o której mowa w art. 106h ust. 1 ustawy o VAT, tj. fakturę wystawioną do paragonu fiskalnego oraz fakturę elektroniczną i fakturę w postaci papierowej wystawione przy użyciu kas rejestrujących. Zgodnie z art. 109 ust. 3d ustawy o VAT faktury określone w art. 106h ust. 1 tej ustawy ujmuje się w ewidencji w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione. Faktury te nie zwiększają wartości sprzedaży oraz podatku należnego za okres, w którym zostały ujęte w tej ewidencji (ponieważ sprzedaż została zaewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej i ujęta w raporcie fiskalnym dobowym oraz miesięcznym, w okresie rozliczeniowym, w którym, co do zasady, powstał obowiązek podatkowy). W celu uniknięcia korekt JPK_VAT za okresy wcześniejsze przyjęto zasadę, że właściwe jest ujęcie faktury w części ewidencyjnej pliku JPK_VAT za miesiąc, w którym wystawiono fakturę, niezależnie od tego, w jakim okresie sprzedaż została ujęta w raporcie fiskalnym.

W sumach kontrolnych ewidencji w zakresie podatku należnego nie uwzględnia się wysokości podstawy opodatkowania i podatku należnego z tytułu dostawy towarów oraz świadczenia usług udokumentowanych fakturami oznaczonymi FP.

Oprócz tego w pliku JPK_VAT należy także stosować dotychczasowe oznaczenia dotyczące dostawy towarów lub świadczenia usług – GTU_01-GTU_13.

Oznaczenia w części ewidencyjnej dotyczącej podatku naliczonego

Na mocy § 11 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych (…) ewidencja zawiera dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku naliczonego, tj. wartość netto oraz wysokość podatku naliczonego przysługującego do odliczenia. Ewidencja uwzględnia także dane dotyczące faktur lub innych dowodów będących podstawą odliczenia podatku naliczonego, otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Dane odnoszące się do faktur lub innych dowodów obejmują:

• numer, za pomocą którego dostawca lub usługodawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, zapisywany poprzez wyodrębnienie kodu kraju oraz kodu cyfrowo-literowego,
• imię i nazwisko lub nazwę dostawcy lub usługodawcy,
• numer faktury lub innego dowodu,
• datę wystawienia faktury lub innego dowodu,
• datę otrzymania faktury lub innego dowodu.

Dane dotyczące faktur mogą obejmować numer identyfikujący fakturę w KSeF (§ 11 ust. 4a rozporządzenia).

Również po stronie dotyczącej rozliczenia podatku naliczonego w pliku JPK_VAT podatnik ma obowiązek stosowania nowych oznaczeń:

• OFF – faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT, która na dzień złożenia ewidencji nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF,
• BFK – faktura elektroniczna oraz faktura w postaci papierowej,
• DI – dowód inny niż faktura.

W przypadku wykazania w ewidencji numeru identyfikującego w KSeF fakturę VAT RR potwierdzającą nabycie produktów rolnych lub usług rolniczych lub fakturę VAT RR KOREKTA, nie wykazuje się oznaczenia DI.

Ponadto w dalszym ciągu podatnicy są zobowiązani do podawania w ewidencji dotyczącej VAT naliczonego funkcjonujących już do tej pory oznaczeń:

• MK – faktura wystawiona przez podatnika będącego dostawcą lub usługodawcą, który wybrał metodę kasową rozliczeń określoną w art. 21 ustawy o VAT,
• VAT RR – faktura VAT RR potwierdzająca nabycie produktów rolnych lub usług rolniczych i faktura VAT RR KOREKTA,
• WEW – dowód wewnętrzny.

Należy również zwrócić uwagę, że niektóre oznaczenia mogą występować równocześnie, a mianowicie oznaczenie DI może pojawić się razem z oznaczeniami VAT_RR lub WEW, a także oznaczenia FP i MK mogą występować razem z innymi oznaczeniami, tj. z numerem KSeF, OFF i BFK.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15.10.2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. poz. 1988 ze zm.)

Gazeta Podatkowa nr 25 (2317) z dnia 2026-03-26

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.KalkulatoryPodatkowe.pl