Jednym z podstawowych obowiązków pracownika jest przestrzeganie porządku i dyscypliny pracy, w tym obowiązującego go rozkładu czasu pracy. Stąd nieobecność w pracy powinna być przez pracownika usprawiedliwiona, co jest wymogiem wynikającym zarówno z ustawowych, jak i zakładowych przepisów prawa pracy. Dotyczy to również nieplanowanych absencji spowodowanych trudnymi warunkami pogodowymi.

Wymóg usprawiedliwienia nieobecności

Podstawowym aktem prawnym regulującym udzielanie pracownikom zwolnień od pracy oraz wprowadzającym prawo do szeregu takich zwolnień jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1632). Z § 2 ust. 2 tego rozporządzenia wynika, że pracownik jest obowiązany zawiadomić niezwłocznie pracodawcę o powodach swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Przy czym przewidziany w ww. rozporządzeniu graniczny termin usprawiedliwienia absencji w pracy, tj. w drugim dniu nieobecności, nie oznacza, że pracownik w każdym przypadku może odłożyć usprawiedliwienie nieobecności do tego czasu. W przypadku wystąpienia absencji w pracy działania w celu jej usprawiedliwienia należy podjąć niezwłocznie, w każdy dostępny dla pracownika sposób, np. poprzez kontakt telefoniczny czy e-mailowy, chyba że natychmiastowy kontakt z pracodawcą jest obiektywnie niemożliwy.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy (…) w § 3 wymienia niektóre dowody usprawiedliwiające taką nieobecność.

W wyliczeniu zawartym w § 3 rozporządzenia brakuje wskazania dowodów, które mogłyby usprawiedliwić nieobecność w pracy spowodowaną trudnymi warunkami atmosferycznymi, np. z powodu oblodzenia dróg i chodników czy obfitych opadów śniegu – co jest zrozumiałe biorąc pod uwagę przyczyny wystąpienia takich nieobecności. Rozporządzenie nie przewiduje też odrębnego zwolnienia od pracy z powodu złych warunków pogodowych na drogach, utrudniających stawienie się w pracy. Mimo to pracodawca może na jego podstawie usprawiedliwić taką nagłą absencję.

Na mocy decyzji pracodawcy

Usprawiedliwienie nieobecności w pracy bywa niekiedy kojarzone z koniecznością przedstawienia dokumentu, który byłby podstawą do takiego usprawiedliwienia, np. zwolnienia lekarskiego czy wezwania wystawionego przez odpowiedni organ. Pracodawca może jednak usprawiedliwić nieobecność pracownika w pracy na mocy swojej samodzielnej decyzji. Podstawą do tego jest § 1 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy (…), zgodnie z którym przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są m.in. przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwione – a więc nie tylko nieobecności przewidziane w powszechnie obowiązujących przepisach prawa pracy. Na takich zasadach pracodawca może usprawiedliwić „pogodowe” nieobecności, spowodowane np. gołoledzią czy bardzo obfitymi opadami śniegu. Ze strony pracownika wystarczy w takich sytuacjach zgłoszenie nieobecności telefonicznie, e-mailem czy SMS-em. W ten sam, mniej sformalizowany sposób, pracownik może się zwrócić do pracodawcy o udzielenie mu urlopu na dzień, w którym wystąpiły utrudnienia w dotarciu do pracy z powodu niesprzyjających warunków atmosferycznych.

Należy nadmienić, że w przypadku gdy przyczyną pogodowej nieobecności pracownika jest wystąpienie powodzi, ma on prawo do zwolnienia od pracy na mocy przepisów odrębnych, tj. ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi (Dz. U. z 2025 r. poz. 1402 ze zm.).

Zwolnienie na siłę wyższą i urlop na żądanie

Pracownik, któremu gołoledź lub opady śniegu skutecznie utrudniły dotarcie do pracy, może rozważać skorzystanie ze zwolnienia od pracy w związku z działaniem siły wyższej. Jest ono uregulowane w art. 148¹ K.p. (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.), w myśl którego pracownik ma prawo do 2 dni lub 16 godzin zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika.

Wystąpienie nagłych trudności pogodowych, np. gołoledzi czy masywnych opadów śniegu można by ewentualnie analizować pod kątem wystąpienia siły wyższej, jednak w takich sytuacjach brakuje innej przesłanki udzielenia wspomnianego zwolnienia, tj. wystąpienia nagłego zdarzenia rodzinnego związanego z chorobą lub wypadkiem. Choć nie wynika to wprost z przywołanego przepisu, należy uznać, że chodzi w nim o sytuacje, w których pracownik musi zapewnić bezpośrednią i niezwłoczną pomoc członkom rodziny znajdującym się w potrzebie z powodu nagłej choroby lub wypadku spowodowanego np. trudnymi warunkami na drodze. Natomiast nie można tego zwolnienia wykorzystać na siebie.

Inna opcja, którą może analizować pracownik w trudnej sytuacji pogodowej, to wzięcie urlopu na żądanie. Trzeba jednak pamiętać, że udzielenie nawet takiego urlopu zależy od decyzji pracodawcy (patrz ramka) choć, co do zasady, pracodawca powinien uwzględnić wniosek pracownika o urlop w tym trybie.

Gazeta Podatkowa nr 18 (2310) z dnia 2026-03-02

Estoński CIT – pytania i odpowiedzi. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl