Obowiązujące od 1 lutego 2026 r. przepisy dotyczące KSeF dają możliwość podatnikom przesyłania faktur ustrukturyzowanych z załącznikiem. Przy czym, aby podatnik miał taką możliwość, musi zgłosić do urzędu skarbowego zamiar przesyłania faktur ustrukturyzowanych z załącznikiem.

Faktura z załącznikiem

Jak wynika z art. 106gba ustawy o VAT, w przypadku gdy faktury ustrukturyzowane dotyczą czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto, podatnik może wystawiać i przesyłać do Krajowego Systemu e-Faktur faktury ustrukturyzowane z załącznikiem będącym integralną częścią faktury (załącznik ten jest częścią pliku XML faktury).

Ponadto faktura z załącznikiem musi zawierać wyłącznie dane, o których mowa w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, lub dane ściśle powiązane z tymi danymi. Należy pamiętać, że załącznik ten nie może służyć do przekazywania informacji o charakterze typowo handlowym, marketingowym lub czysto biznesowym, tj. np.: cenniki, warunki gwarancji, instrukcje obsługi, zamówienia, umowy, aneksy do umów, protokoły odbioru.

Zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem

Podatnik, który zamierza wystawiać i przesyłać do KSeF faktury z załącznikiem, jest zobowiązany złożyć do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem.

Zgłoszenie to składa się wyłącznie za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym. Do składania tego zgłoszenia jest uprawniony podatnik posiadający konto w e-Urzędzie Skarbowym, na którym został podany aktualny adres poczty elektronicznej lub numer telefonu. Zgłoszenia tego zatem nie można złożyć:

• papierowo,
• elektronicznie przy użyciu programów zintegrowanych z API KSeF 2.0,
• elektronicznie przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF, Aplikacji Mobilnej KSeF ani e-mikrofirmy.

Zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych do KSeF z załącznikami składa:

• podatnik będący osobą fizyczną, posiadający NIP w swoim imieniu,
• podatnik niebędący osobą fizyczną, posiadający NIP – poprzez działającego w imieniu tego podmiotu użytkownika konta organizacji (tzw. UKO).

Dla jednej faktury ustrukturyzowanej podatnik może przygotować jeden załącznik, ponieważ element „Zalacznik” w strukturze FA(3) posiada tylko jedno wystąpienie. Należy jednak zaznaczyć, że w ramach elementu „Zalacznik” może pojawić się wiele bloków danych. Ponadto zapewniona jest możliwość skorygowania jego treści. Odbywa się to poprzez wystawienie faktury korygującej. Fakturę z załącznikiem można wystawić w KSeF wyłącznie w ramach struktury logicznej FA(3).

Termin złożenia zgłoszenia

Zgłoszenie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej zamiaru wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem należy złożyć przed rozpoczęciem wystawiania tego rodzaju faktur.

Warto podkreślić, że uprawnienia posiadane w KSeF nie mają znaczenia dla możliwości złożenia zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym. Oznacza to, że złożenie zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym przez UKO nie wymaga posiadania dodatkowo uprawnień nadanych w ramach KSeF w kontekście danego podatnika. Jednocześnie, gdy dana osoba nie będzie UKO, a będzie posiadała uprawnienia w KSeF (np. do nadawania i odbierania uprawnień) – pozostaną one bez znaczenia. Aby złożyć zgłoszenie w imieniu organizacji, jedynym i koniecznym warunkiem będzie posiadanie statusu UKO.

Dane, jakie powinno zawierać zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem, wskazano w § 10 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2025 r. poz. 1815) – patrz ramka.

Po złożeniu zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym podatnik otrzyma Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Jest to potwierdzenie, że zgłoszenie zostało skutecznie złożone. Nie oznacza to jednak jeszcze możliwości wystawiania faktur z załącznikiem w KSeF. Po przyjęciu zgłoszenia w e-Urzędzie zostaje ono bowiem przekazane do KSeF i dopiero tam zostaje zrealizowane. Po przekazaniu zgłoszenia do KSeF podatnik otrzyma informację o statusie swojego zgłoszenia na adres poczty elektronicznej, który został wskazany w treści zgłoszenia (potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w KSeF).

Tak więc wskazana w zgłoszeniu data rozpoczęcia wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem ma walor wyłącznie informacyjny.

Potwierdzenie przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej możliwości wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem na podstawie złożonego zgłoszenia zostanie przekazane na adres poczty elektronicznej podatnika w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania przez podatnika UPO (tj. od momentu, w którym UPO staje się dostępne do pobrania przez podatnika). Jeśli podatnik złoży zgłoszenie np. 31 marca 2026 r. i wskaże datę rozpoczęcia np. 2 kwietnia 2026 r., to nie ma gwarancji, że w tym czasie zgłoszenie zostanie zrealizowane. Jak jednak zapewnia Ministerstwo Finansów, realizacja zgłoszenia odbywa się automatycznie, bez udziału i oceny pracowników urzędów skarbowych. Podatnik otrzyma potwierdzenie e-mailowe na adres poczty elektronicznej, który został wskazany w treści zgłoszenia. Po otrzymaniu tego potwierdzenia podatnik będzie mógł wystawiać i przesyłać do KSeF faktury z załącznikiem w KSeF. Termin 3 dni roboczych jest to maksymalny czas realizacji zgłoszenia. Nie jest również wykluczone, iż potwierdzenie możliwości wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem nastąpi szybciej. Zależy to jednak od ilości zgłoszeń, które są obsługiwane. Zgłoszenia są realizowane według kolejności przyjęcia w KSeF. Realizacja zgłoszenia ma charakter techniczny. Ponadto, jak informuje Ministerstwo Finansów, nie zakłada się, aby złożone przez podatnika zgłoszenie mogło zostać odrzucone.

Możliwość wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem jest nadawana bezterminowo.

Przy czym w przypadku zaprzestania wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem podatnik musi złożyć do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej zgłoszenie o zamiarze zaprzestania wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem.

Zgłoszenie to składa się przed zaprzestaniem wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem.

Jeżeli podatnik przewiduje, że nie będzie już wystawiał i przesyłał do KSeF faktur z załącznikiem, ale mogą pojawić się jeszcze faktury korygujące do tego typu faktur, które również będą posiadać załącznik, to nie powinien zgłaszać zamiaru zaprzestania wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem. Po realizacji zgłoszenia o zaprzestaniu wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem podatnik nie będzie mógł bowiem wystawić ani przesłać do KSeF faktury z załącznikiem, w tym faktury korygującej z załącznikiem.

Zgłoszenie o zamiarze zaprzestania wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem składa się wyłącznie za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym.

Ponadto należy pamiętać, że możliwość wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem jest odbierana nie tylko po otrzymaniu przez podatnika powiadomienia od Szefa Krajowej Administracji Skarbowej o odebraniu możliwości wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem – w przypadku złożenia zgłoszenia o zamiarze zaprzestania wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem, ale także w przypadku gdy organ zidentyfikuje wystawiane i przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur faktury z załącznikiem, które zawierają dane inne niż określone w art. 106gba ust. 1 lub gdy faktury są wystawiane i przesyłane niezgodnie z warunkami, o których mowa w art. 106gba ust. 1. W tym przypadku możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych z załącznikiem odbierana jest automatycznie.

Pełna obsługa KSeF w programie DRUKI Gofin – już dostępna!

Zarówno potwierdzenie możliwości wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem, jak i powiadomienie o odebraniu tej możliwości są dokonywane w drodze czynności materialno-technicznej przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Jeśli jednak chodzi o obsługę zgłoszenia o zaprzestaniu sporządzania wystawiania e-faktur z załącznikiem, jest wskazana w nim data zaprzestania wystawiania i przesyłania do KSeF tych faktur.

Jeżeli data zaprzestania podana w zgłoszeniu będzie późniejsza minimum o 3 dni robocze od dnia otrzymania UPO, wówczas momentem, od którego podatnik nie będzie miał możliwości wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem, będzie data wskazana w tym zgłoszeniu. W powiadomieniu e-mailowym potwierdzającym realizację zgłoszenia będzie zawarta więc informacja, że uprawnienie zostało odebrane ze skutkiem w dacie wskazanej w zgłoszeniu.

Jeżeli podatnik nie uwzględni przy zgłaszaniu zaprzestania czasu jego realizacji i wskaże w zgłoszeniu datę zaprzestania wystawiania faktur z załącznikiem, np. taką samą jak dzień złożenia zgłoszenia o zaprzestaniu, wówczas momentem, od którego użytkownik nie będzie miał możliwości wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem, będzie data, w której to zgłoszenie zostanie obsłużone w systemie (czyli odebranie możliwości wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem może nastąpić np. dopiero 3. dnia roboczego).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.)

Gazeta Podatkowa nr 13 (2305) z dnia 2026-02-12

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.OdliczeniaVAT.pl