Zbliża się koniec 2024 r. To odpowiedni moment, aby płatnik składek zwrócił uwagę na kwestie istotne przy ustalaniu prawa do świadczeń chorobowych i ich wysokości na przełomie roku. Chodzi tu w głównej mierze o zagadnienia dotyczące podmiotu uprawnionego do wypłaty zasiłków, prawa do danego świadczenia po wykorzystaniu jego limitu w 2024 r. oraz ustawowej podwyżki świadczenia w związku ze zmianą gwarantowanej podstawy wymiaru zasiłku.

Ustalenie płatnika zasiłków

W koszyku świadczeń tzw. krótkoterminowych znajdują się:

• zasiłek chorobowy,
• świadczenie rehabilitacyjne i
• zasiłek wyrównawczy

z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego oraz

• zasiłek opiekuńczy i
• zasiłek macierzyński

z ubezpieczenia chorobowego.

Prawo do tych świadczeń i ich wysokość ustalają oraz świadczenia te wypłacają:

• płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe (np. pracodawcy), którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób – swoim ubezpieczonym za okres pozostawania w ubezpieczeniu lub
• ZUS – osobom uprawnionym do zasiłków za okres po ustaniu ubezpieczenia, a także ubezpieczonym:
  • których płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych,
  • prowadzącym pozarolniczą działalność i osobom z nimi współpracującym,
  • będącym duchownymi,
  • podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego.

Przy czym:

• uprawnienia do wypłaty ww. świadczeń ustala się na dany rok kalendarzowy w oparciu o liczbę ubezpieczonych według stanu na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego lub – w przypadku gdy płatnik składek na ten dzień nie zgłaszał nikogo do ubezpieczenia chorobowego – na pierwszy miesiąc, w którym dokonał takiego zgłoszenia, jednak
• ZUS kontynuuje po dniu 31 grudnia podjętą wcześniej wypłatę zasiłku, nawet jeżeli od dnia 1 stycznia to płatnik składek jest zobowiązany do wypłaty zasiłków.

Stanowią o tym art. 61 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2780), zwanej ustawą zasiłkową, oraz art. 7 i art. 10 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2189), zwanej ustawą wypadkową.

Płatnik składek (pracodawca i/lub zleceniodawca), niezależnie od tego, czy jest płatnikiem zasiłków dla swoich ubezpieczonych (pracowników i/lub zleceniobiorców) w 2024 r., musi zatem ustalić, kto będzie płatnikiem zasiłków dla jego ubezpieczonych w 2025 r. Może się bowiem okazać, że w związku ze zmniejszeniem stanu ubezpieczonych na dzień 30 listopada 2024 r. w stosunku do 30 listopada 2023 r. z powyżej 20 osób na nie więcej niż 20 osób nie będzie mógł kontynuować wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego za okres przypadający po dniu 31 grudnia 2024 r. I odwrotnie, wzrost stanu ubezpieczonych z nie więcej niż 20 osób do powyżej 20 osób skutkuje nabyciem przez płatnika składek uprawnień do wypłaty ww. świadczeń odpowiednio:

• od 1 stycznia 2025 r. lub
• po przerwie w niezdolności do pracy lub zmianie rodzaju należnego świadczenia – gdy ZUS będzie kontynuował podjętą przed 1 stycznia 2025 r. wypłatę świadczenia.

Nowe obowiązki

Jeśli płatnik składek nabędzie uprawnienia do wypłaty zasiłków, zobowiązany będzie do:

• ustalenia prawa do danego świadczenia oraz jego wysokości, m.in. w oparciu o stan faktyczny w zakresie ubezpieczenia danej osoby, informacje zawarte na profilu informacyjnym płatnika składek, dokumenty przedłożone przez ubezpieczonego, potwierdzające prawo do świadczenia, oraz
• dokonania wypłaty należnego świadczenia.

Warto jednak pamiętać, iż za sprawą art. 63 ust. 2 ustawy zasiłkowej, w razie wątpliwości w ww. zakresie płatnik składek z wnioskiem o ustalenie uprawnień do zasiłku przysługującego ubezpieczonemu oraz jego wysokości może wystąpić do ZUS.

Natomiast w przypadku utraty uprawnień do wypłaty zasiłków, za okres od 1 stycznia 2025 r. prawo do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego oraz ich wysokość będzie ustalał sam organ rentowy. W tym celu płatnik składek jest zobowiązany do przedłożenia temu organowi zaświadczenia płatnika składek, zawierającego niezbędne dane i informacje, sporządzonego najlepiej na formularzach:

• Z-3 – dla pracownika lub
• Z-3a – dla zleceniobiorcy,

załączając inne wymagane dokumenty, określone w rozporządzeniu MRPiPS w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków… (Dz. U. z 2017 r. poz. 87 ze zm.).

Powinien to zrobić niezwłocznie, przy czym nie później niż w terminie 7 dni od dnia ich otrzymania (art. 61b ust. 5 ustawy zasiłkowej).

Wynagrodzenie czy zasiłek chorobowy

Kolejną kwestią, na którą musi zwrócić uwagę płatnik składek na przełomie roku kalendarzowego, jest rodzaj świadczenia należnego od 1 stycznia pracownikom niezdolnym do pracy, pamiętając, iż:

• za pierwsze w danym roku kalendarzowym dni niezdolności do pracy z powodu choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną pracownik, za sprawą art. 92 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.), zachowuje prawo do co najmniej 80% wynagrodzenia,
• liczba dni tego tzw. wynagrodzenia chorobowego jest zróżnicowana w zależności od wieku pracownika, a tym samym może w kolejnym roku zmniejszyć się z dotychczasowych 33 do 14 dni,
• pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego za czas niezdolności do pracy, trwającej łącznie dłużej niż przewidziany dla niego limit dni wynagrodzenia chorobowego,
• płatnikiem wynagrodzenia chorobowego jest wyłącznie pracodawca, który finansuje je z własnych środków, niezależnie od tego czy jest płatnikiem zasiłków dla swoich ubezpieczonych.

Co ważne, przy niezdolności do pracy na przełomie roku kalendarzowego rodzaj świadczenia należnego od 1 stycznia nowego roku uzależniony jest od rodzaju świadczenia przysługującego w dniu 31 grudnia minionego roku. Więcej na ten temat napiszemy w GP nr 98 z 2024 r., na str. 15.

Zasiłek opiekuńczy

Limit dni należnego w danym roku kalendarzowym świadczenia przewidziano także dla zasiłku opiekuńczego, o którym mowa w art. 32 ustawy zasiłkowej. Został on zróżnicowany w zależności od tego, nad kim sprawowana jest opieka, ale obowiązuje niezależnie od liczby osób uprawnionych do zasiłku opiekuńczego oraz bez względu na liczbę dzieci i innych członków rodziny wymagających opieki (patrz Tabela 1).

Przy czym do limitu 60 dni, 30 dni lub 14 dni w roku kalendarzowym nie wlicza się okresów:

• wypłaty:
  • tzw. zasiłku opiekuńczego w dodatkowym wymiarze, o którym mowa w art. 32a ustawy zasiłkowej oraz
  • dodatkowego zasiłku opiekuńczego, przyznawanego na zasadach określonych w art. 5e ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi (Dz. U. z 2024 r. poz. 654 ze zm.),
• zwolnienia z zajęć służbowych z powodu sprawowania osobistej opieki przez drugiego z rodziców, będącego funkcjonariuszem służb mundurowych, za które otrzymuje uposażenie (tak wynika z komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej, dostępnego na stronie internetowej www.zus.pl).

Niezależnie od tego, czy na dzień 31 grudnia mijającego roku ubezpieczony ma prawo do zasiłku opiekuńczego, od 1 stycznia kolejnego roku przysługuje mu to świadczenie w pełnym, nowym wymiarze przewidzianym w danej okoliczności (patrz Tabela 2).

Ustawowa podwyżka podstawy zasiłku

Płatnicy składek zatrudniający pracowników muszą pamiętać, iż w konsekwencji wzrostu minimalnego wynagrodzenia zmienia się również najniższa podstawa wymiaru świadczeń chorobowych, która za sprawą art. 45 ustawy zasiłkowej:

• z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia,
• dla pracowników niepełnoetatych ustalana jest w oparciu o minimalne wynagrodzenie proporcjonalne do wymiaru czasu świadczonej pracy (patrz Tabela 3),
• nie została przewidziana dla ubezpieczonych będących pracownikami, do których wynagrodzenia nie mają zastosowania przepisy ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (np. pracowników młodocianych zatrudnionych w ramach przyuczenia do wykonywania zawodu).

Dla Prenumeratorów GOFIN
	Kalkulator najniższej podstawy wymiaru świadczeń chorobowych dostępny w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl

W razie gdy faktyczna podstawa wymiaru świadczenia należna pracownikowi, ustalona, co do zasady, w oparciu o wypłacone mu wynagrodzenie za okres 12 lub pełnych miesięcy zatrudnienia poprzedzających powstanie niezdolności do pracy/prawa do świadczenia, jest niższa od gwarantowanej jej wysokości, z dniem 1 stycznia 2025 r. z urzędu ulega zwiększeniu:

• ponownie – jeśli już wcześniej była podwyższana do kwoty najniższej podstawy zasiłku obowiązującej w II półroczu 2024 r., lub
• po raz pierwszy – gdy prawo do świadczenia powstanie po 31 grudnia 2024 r. albo wcześniej faktyczna podstawa świadczenia przewyższa gwarantowaną jej wysokość.

Przy ustalaniu gwarantowanej podstawy wymiaru zasiłku istotny jest okres należnego świadczenia, a nie data jego wypłaty.

Inne zagadnienia

Przełom roku kalendarzowego nie ma natomiast znaczenia przy ustalaniu m.in.:

• okresu wyczekiwania na zasiłek chorobowy,
• okresu zasiłkowego,
• okresu należnego zasiłku macierzyńskiego,
• faktycznej podstawy wymiaru zasiłku,
• prawa do zasiłku opiekuńczego w dodatkowym wymiarze oraz dodatkowego zasiłku opiekuńczego (w związku z powodzią).

autor: Bożena Dziuba
Gazeta Podatkowa nr 97 (2180) z dnia 2024-12-02

Przeciwdziałanie zatorom płatniczym w praktyce. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl