Pracodawcy tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych mają obowiązek przekazywania dwukrotnie w ciągu roku odpisów na ten Fundusz. Przepisy przewidują też skorygowanie dokonanych wpłat na koniec roku adekwatnie do średniorocznego stanu zatrudnienia.

Tworzenie Funduszu

Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych (art. 5 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Wysokość odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Natomiast w odniesieniu do pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych – odpis wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa powyżej. Odrębnie uregulowano wysokość odpisów na pracowników młodocianych. Ponadto pracodawca może dokonywać odpisów fakultatywnych na określone grupy zatrudnionych i na prowadzenie zakładowego żłobka lub klubu dziecięcego.

Przepisy wymienionej ustawy pozwalają pracodawcom zatrudniającym według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, a także pracodawcom zatrudniającym według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzącym Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej, dowolnie kształtować wysokość odpisu w układzie zbiorowym pracy, a gdy pracownicy nie są objęci takim układem – w regulaminie wynagradzania (art. 4 ust. 1 i 2 ustawy o ZFŚS).

Przekazanie odpisu na rachunek bankowy

Ustawa o ZFŚS wskazuje dwa terminy przekazania odpisów i zwiększeń na wyodrębniony rachunek bankowy Funduszu. I tak, 75% odpisów podstawowych na zatrudnionych w normalnych warunkach, wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze (w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych) i na pracowników młodocianych pracodawca jest obowiązany przelać na rachunek bankowy do 31 maja danego roku. Natomiast pozostałą część dokonanych odpisów i zwiększeń – do 30 września danego roku.

Korekta odpisów

Na koniec roku pracodawcy tworzący Fundusz są zobligowani do skorygowania odprowadzonych odpisów. Powinność ta wynika z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu… (Dz. U. z 2009 r. nr 43, poz. 349). Zgodnie z tym przepisem podstawę naliczenia odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Korekta Funduszu polega na tym, że do 31 grudnia danego roku pracodawca ma obowiązek przeliczenia faktycznie zatrudnionych w tym roku pracowników i przekazanych w związku z tym odpisów.

Dokonywanie odpisów w czasie epidemii

Na czas zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ustawodawca wprowadził zmiany w ustalaniu odpisów na Fundusz, a także dopuścił możliwość zawieszenia tworzenia Funduszu. Jak stanowi obowiązujący od 24 czerwca 2020 r. art. 15ge ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19… (Dz. U. z 2020 r. poz. 374 ze zm.), zwanej specustawą w sprawie COVID-19, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, w przypadku wystąpienia u pracodawcy spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń, o których mowa w art. 15g ust. 9 i art. 15gb ust. 2 tej ustawy, pracodawca może zawiesić obowiązki dotyczące:

• tworzenia lub funkcjonowania ZFŚS,
• dokonywania odpisu podstawowego,
• wypłaty świadczeń urlopowych.

W firmach, w których działają związki zawodowe, zawieszenia wymienionych obowiązków dokonuje się w porozumieniu z nimi.

Ponadto firmy stosujące na mocy art. 4 ustawy o ZFŚS wyższą wysokość odpisu na ZFŚS oraz inne świadczenia o charakterze socjalno-bytowym niż określa ta ustawa, mają obowiązek w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, w przypadku wystąpienia u pracodawcy wspomnianego już spadku obrotów gospodarczych lub istotnego wzrostu obciążenia funduszu wynagrodzeń, stosować wysokość odpisu na ten Fundusz określoną w ustawie o ZFŚS (art. 15ge ust. 3 specustawy w sprawie COVID-19). Należy dodać, że firmy te pierwszą ratę odpisów w wyższej wysokości przekazały już do końca maja 2020 r. Odpisy te będą więc wymagały korekty, co potwierdza MRPiPS (patrz ramka). W tej kwestii nasze Wydawnictwo zwróciło się do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej o przedstawienie sposobu dokonania tej korekty. Do dnia oddania GP do druku nie otrzymaliśmy jeszcze odpowiedzi w tym zakresie.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1070)

autor: Ewa Madejek
Gazeta Podatkowa nr 77 (1743) z dnia 2020-09-24

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.PoradnikKsiegowego.pl