Od sierpnia ubiegłego roku obowiązują ustawowe regulacje umożliwiające pracownikowi odpracowanie wyjścia prywatnego bez ryzyka wystąpienia pracy nadliczbowej. Wymagane jest w tym celu złożenie pisemnego wniosku o udzielenie zwolnienia na takie wyjście. Ograniczeniem w liczbie odpracowywanych godzin wykorzystanych w celu załatwienia spraw osobistych są przy tym odpoczynki dobowe i tygodniowe.
Odrabianie wyjść prywatnych
Przed nowelizacją Kodeksu pracy, która weszła w życie z dniem 23 sierpnia 2013 r., odpracowanie wyjścia prywatnego w innym dniu niż miało miejsce zwolnienie od pracy, naruszające normę dobową lub przedłużony wymiar dobowy, było traktowane jak praca nadliczbowa. Takie stanowisko zaprezentował m.in. Główny Inspektor Pracy w piśmie z dnia 7 grudnia 2010 r., znak: GPP-459-4560-80-1/10/PE/RP. Jako stanowisko organów kontroli było ono istotne dla pracodawców, choć trzeba jednak zasygnalizować, że odmienne zdanie w tej kwestii wyraził Sąd Najwyższy (wyrok z dnia 19 listopada 2003 r., sygn. akt I PK 476/02).
Od 23 sierpnia 2013 r. zasady odrabiania wyjść prywatnych zostały uregulowane w art. 151 § 21 K.p. W myśl tego przepisu nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Jednocześnie ustawodawca zastrzegł, że odrobienie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego.
Obowiązek zachowania odpoczynku dobowego i tygodniowego w razie odpracowywania wyjść prywatnych limituje liczbę godzin możliwą do odpracowania w ciągu doby. W zależności od systemu czasu pracy, w jakim jest zatrudniony pracownik, liczba godzin możliwa do odpracowania jest różna. Przykładowo pracownik zatrudniony w systemie podstawowym, którego obowiązuje 8-godzinna dobowa norma czasu pracy, może w ciągu doby odpracować maksymalnie 5 godzin zwolnienia w sprawach osobistych. Pracodawca jest bowiem zobowiązany zapewnić mu co najmniej 11-godzinny odpoczynek dobowy (przykład 1).
Więcej informacji na temat rozliczania czasu pracy pracowników na płycie pt. „Czas pracy w 2014 roku”.
W systemie równoważnym, w podstawowej jego odmianie dopuszczającej przedłużenie wymiaru dobowego czasu pracy do 12 godzin, możliwość odrobienia wyjścia prywatnego może być bardziej ograniczona. W dniach, w których praca trwa po 12 godzin, dopuszczalne jest bowiem odpracowanie tylko 1 godziny wyjścia prywatnego bez naruszenia odpoczynku dobowego (przykład 2).
Podsumowując, tylko odpracowanie wyjścia prywatnego po wypracowaniu pełnej normy dobowej lub przedłużonego wymiaru dobowego, w zakresie nienaruszającym odpoczynku dobowego lub tygodniowego, nie będzie stanowiło pracy w nadgodzinach.
Dokumentowanie odpracowania wyjścia
Wymogiem formalnym, aby odpracowanie wyjścia prywatnego nie stanowiło pracy w godzinach nadliczbowych, jest wystąpienie pracownika z pisemnym wnioskiem o udzielenie zwolnienia w celach prywatnych. Odpracowanie bez odpowiedniego wniosku mogłoby prowadzić do uznania czasu odpracowania za pracę w godzinach nadliczbowych. Dlatego pracodawca powinien uregulować tę kwestię w przepisach zakładowych lub innych, wprowadzając zasadę składania pisemnego wniosku przed każdorazowym zwolnieniem w celach załatwienia spraw prywatnych. W zależności od tego, jakie przepisy wewnątrzzakładowe obowiązują w danej firmie, postanowienia odnośnie wymogu składania pisemnego wniosku należy zawrzeć w regulaminie pracy lub w układzie zbiorowym pracy (w zakładach, które posiadają takie przepisy). Natomiast w zakładach zatrudniających poniżej 20 pracowników, które nie mają obowiązku tworzenia regulaminu pracy, wskazany zapis powinien być zawarty w informacji o warunkach zatrudnienia. Z postanowień tych aktów powinno wynikać, że udzielenie pracownikowi zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych następuje na jego pisemny wniosek.
Przykład 1
Pracownik zatrudniony w podstawowej organizacji czasu pracy po 8 godzin na dobę dwukrotnie zwalniał się z pracy, co łącznie trwało 6 godzin. Zaproponował, że odpracuje je po normalnych godzinach pracy w ciągu jednego dnia.
W przedstawionej sytuacji pracodawca nie może zgodzić się na propozycję pracownika jednorazowego odpracowania wyjścia prywatnego w wymiarze 6 godzin. Taki sposób odpracowania naruszyłby bowiem odpoczynek dobowy, który powinien trwać co najmniej 11 godzin. Skrócenie go do 10 godzin jest niezgodne z przepisami o czasie pracy. Zatem pracownik musi podzielić czas odpracowania wyjść prywatnych np. na dwa dni po 3 godziny lub w inny sposób, tak, aby został zachowany odpoczynek dobowy.
Przykład 2
Pracownik zatrudniony w podstawowej wersji systemu równoważnego (przewidującego przedłużenie wymiaru dobowego czasu pracy do 12 godzin) w dniu 2 czerwca 2014 r. korzystał z 2-godzinnego zwolnienia od pracy w celu załatwienia sprawy osobistej.
Pracownik w dniach pracy 12-godzinnej może odpracować wyjście prywatne w ciągu 2 dni po 1 godzinie, dla zachowania 11-godzinnego odpoczynku dobowego. Natomiast w dniach pracy przewidujących 11 lub mniej godzin pracy może odpracować wyjście prywatne jednorazowo.
| Przykład wniosku o zwolnienie na potrzeby załatwienia spraw prywatnych | |
| Tola Nowak ul. Winogrady 104 61-659 Poznań |
Poznań, dnia 6 czerwca 2014 r. |
| WALDO sp. z o.o. ul. Garbary 22 61-867 Poznań |
|
| Wniosek w sprawie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych Ze względu na załatwianie spraw spadkowych proszę o zwolnienie mnie od pracy w dniu 9 czerwca 2014 r. w godzinach od 800 do 1200. |
|
| Tola Nowak | |
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)
autor: Ewa Madejek
Gazeta Podatkowa nr 46 (1087) z dnia 2014-06-09
GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.RozliczenieDelegacji.pl
