Dokumentowanie przebiegu zatrudnienia to duże wyzwanie dla pracodawcy. Tworzenie wymaganych przez prawo pracy ewidencji, wykazów czy rejestrów wymaga solidnej wiedzy z zakresu tego prawa, a niedociągnięcia w tym temacie mogą być łatwo wychwycone przez organy kontrolne. Trudności w sprostaniu obowiązkom dokumentacyjnym mogą też wiązać się z rozproszeniem regulacji przewidujących obowiązek tworzenia konkretnego rejestru czy wykazu.
Wykaz, ewidencja albo rejestr
Przepisy Kodeksu pracy oraz regulacje pozakodeksowe nakładają na pracodawcę obowiązek tworzenia dodatkowych dokumentów związanych z zatrudnieniem. Część z nich przybiera postać ewidencji, wykazu lub rejestru (patrz tabela). Przepisy prawne będące podstawą do utworzenia konkretnych dokumentów tego typu rozsiane są po całym Kodeksie pracy, spotkać je można również w aktach prawnych dotyczących bhp czy innych zagadnień. Z pewnością takie rozproszenie regulacji nie pomaga pracodawcy w należytym wywiązaniu się z obowiązków dokumentacyjnych, tym bardziej, że samodzielne utworzenie niektórych rejestrów czy wykazów wymaga wręcz specjalistycznej wiedzy.
Obowiązek utworzenia i prowadzenia danej ewidencji, wykazu czy rejestru związany jest z wystąpieniem określonych przez prawo okoliczności. Dotyczą one wskazanych w przepisach zdarzeń (np. wypadku przy pracy), wyodrębnionej kategorii pracowników bądź szczególnych warunków wykonywania pracy. Prawo pracy nie precyzuje, czy wskazane w przepisach ewidencje i inne dokumenty tego typu powinny być przez pracodawcę przygotowane zawczasu, niejako z góry. Praktyka zakładów pracy w tym zakresie może być różna.
Niektórzy pracodawcy mogą zapobiegliwie przygotować teczki z wszelkimi wymaganymi rejestrami, a dopiero później, w miarę potrzeby, zapełniać je odpowiednimi wpisami. Nie jest też wykluczone, że odpowiednie teczki zostaną założone dopiero po wystąpieniu określonej sytuacji, np. wypadku przy pracy. Wydaje się, że tylko informację (wykaz) o pracownikach odpowiedzialnych za udzielanie pierwszej pomocy i zwalczanie pożarów należy sporządzić niezależnie od warunków, jakie występują w danym zakładzie pracy.
Wykaz zgodnie z rozporządzeniem
Niektóre z wykazów czy rejestrów dotyczą warunków, w jakich świadczona jest praca. Przy czym prawo pracy wymaga odnotowania jedynie specyficznych warunków panujących na danym stanowisku, np. warunków szkodliwych lub szczególnie uciążliwych. W praktyce realizacja takiego obowiązku wymaga zapoznania się z odpowiednimi aktami wykonawczymi.
I tak, aktem niezbędnym dla utworzenia rejestru prac w kontakcie z substancjami chemicznymi, ich mieszaninami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym jest rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym w środowisku pracy (Dz. U. z 2012 r. poz. 890). Aby utworzyć wykazy i rejestry podane w tabeli, konieczna jest też znajomość innych rozporządzeń, m.in.:
- Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (Dz. U. z 2002 r. nr 217, poz. 1833 ze zm.),
- Ministra Zdrowia w sprawie szkodliwych czynników biologicznych dla zdrowia w środowisku pracy oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki (Dz. U. z 2005 r. nr 81, poz. 716 ze zm.).
Pomocnym przy tworzeniu wykazu prac lekkich wykonywanych przez młodocianego jest z kolei rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wykazu prac wzbronionych młodocianym i warunków ich zatrudniania przy niektórych z tych prac (Dz. U. z 2004 r. nr 200, poz. 2047 ze zm.).
| Ewidencje | |||||
| Rodzaj | Podstawa prawna | ||||
| Ewidencja pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na FEP | art. 41 ust. 4 ustawy o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2008 r. nr 237, poz. 1656 ze zm.) | ||||
| Karta ewidencji czasu pracy | § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz (…) (Dz. U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.) | ||||
| Karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej oraz wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego oraz ich pranie i konserwację | |||||
| Ewidencja pracowników młodocianych | art. 193 Kodeksu pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.) | ||||
| Rejestry | |||||
| Rejestr wypadków przy pracy | art. 234 § 3 K.p. | ||||
| Rejestr przypadków stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby | art. 235 § 4 K.p. | ||||
| Rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia występujących na stanowisku pracy | art. 227 K.p. i § 18 rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (Dz. U. z 2011 r. nr 33, poz. 166) | ||||
Rejestr prac wykonywanych:
|
art. 222 § 2, art. 2221 § 2 K.p. | ||||
| Wykazy | |||||
| Wykaz prac lekkich wykonywanych przez młodocianego | art. 2001 § 3 K.p. | ||||
| Wykaz prac wykonywanych w warunkach szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia oraz prac monotonnych lub wykonywanych w ustalonym z góry tempie | art. 145 § 2 K.p. | ||||
| Wykaz prac szczególnie niebezpiecznych albo związanych z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym | art. 1517 § 4 K.p. | ||||
| Wykaz stanowisk pracy, na których są wykonywane prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze | art. 41 ust. 4 ustawy o emeryturach pomostowych | ||||
| Wykaz prac wykonywanych przez co najmniej 2 osoby | art. 225 § 2 K.p. | ||||
| Wykaz pracowników odpowiedzialnych za udzielanie pierwszej pomocy oraz zwalczanie pożarów i ewakuację pracowników | art. 2091 § 1 K.p | ||||
autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 35 (1076) z dnia 2014-04-30
Dochody wolne od podatku. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl
