Kwestie związane z wypłatą pracownikom zatrudnionym w sferze budżetowej należności z tytułu krajowej podróży służbowej reguluje tzw. rozporządzenie delegacyjne. Przewiduje ono, że z tytułu podróży krajowej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują m.in. diety. Ostatni wzrost diety w podróży krajowej miał miejsce 1 stycznia 2023 r. Resort pracy przygotował projekt zmiany rozporządzenia delegacyjnego, w którym przewidział m.in. podwyższenie kwoty diety krajowej, a wraz z nią – ryczałtów naliczanych w oparciu o wysokość diety.
Obecna wysokość diety
Podróż służbowa oznacza wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy (art. 775 § 1 K.p.). W czasie podróży służbowej krajowej dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i obecnie wynosi 45 zł za dobę podróży, co wynika z § 7 ust. 1 rozporządzenia delegacyjnego. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
a) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości,
b) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
- ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Powołane rozporządzenie w § 7 ust. 3 wskazuje też przypadki, kiedy dieta nie przysługuje. Pracownikowi nie przysługuje dieta:
- za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika,
- w przypadkach, o których mowa w § 10 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej, tj. w razie przejazdu w dniu wolnym od pracy do miejscowości stałego i czasowego pobytu pracownika przebywającego w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni (środkiem transportu określonych przez pracodawcę),
- gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Dieta może też podlegać obniżeniu. Wysokość stawek zmniejszających diety krajowe z uwagi na zapewnienie pracownikowi bezpłatnego wyżywienia uzależniona jest od rodzaju posiłku i należy przyjąć, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
- śniadanie – 25% diety,
- obiad – 50% diety,
- kolacja – 25% diety.
Ustalenie kwoty pomniejszającej następuje od pełnej diety, tj. aktualnie od kwoty 45 zł. W razie korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy dotyczące zmniejszenia diety stosuje się odpowiednio.
Diety u pracodawcy prywatnego
Pracodawcy sfery pozabudżetowej mogą samodzielnie określić zasady wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w przepisach prawa zakładowego (w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania) albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty powyższymi aktami zakładowymi. Przy czym, zgodnie z art. 775 § 4 K.p., nie mogą oni ustalić diety za dobę podróży służbowej w wysokości niższej niż dieta z tytułu krajowej podróży służbowej określona dla pracownika sfery budżetowej.
Podwyższenie diety i ryczałtów
Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotował projekt rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (druk nr 90 z wykazu RCL). Przewiduje on podwyższenie kwoty diety z tytułu podróży służbowej odbywanej na obszarze kraju z obecnie obowiązujących 45 zł do 60 zł za dobę podróży. Podwyższenie diety z tytułu krajowej podróży służbowej wpłynie też na wysokość ryczałtów związanych z odbywaniem takiej podróży. Przy nowej wysokości diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju wynoszącej 60 zł:
- ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej stanowiący 20% diety wyniesie 12 zł (obecnie wynosi 9 zł),
- ryczałt za nocleg stanowiący równowartość 150% diety wyniesie 90 zł (obecnie wynosi 67,50 zł),
- limit zwrotu udokumentowanych kosztów noclegu – które są wypłacane w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie więcej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety – wyniesie 1.200 zł (obecnie wynosi 900 zł).
Projekt zmiany rozporządzenia zawiera także przepisy przejściowe, informujące, że w przypadku podróży służbowej rozpoczętej i niezakończonej przed dniem wejścia w życie rozporządzenia zmieniającego, należności z tytułu podróży służbowej ustala się za czas podróży przypadający:
- przed dniem wejścia w życie rozporządzenia – na podstawie przepisów rozporządzenia zmienianego w brzmieniu dotychczasowym,
- od dnia wejścia w życie rozporządzenia zmieniającego – na podstawie przepisów rozporządzenia zmienianego w brzmieniu nadanym rozporządzeniem zmieniającym.
Rozporządzenie zmieniające ma wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.
|
Przykład Pracodawca zatrudnia pracownika na pełny etat, który świadczy pracę w podstawowej organizacji czasu pracy od poniedziałku do piątku w godzinach od 700 do 1500. Pracownik w dniach 2 i 3 marca 2026 r. odbywał podróż służbową krajową. Wyjechał 2 marca br. o godz. 600 i dojazd trwał ok. 1,5 godz. Pracę rozpoczął w tym dniu o 730 i pracował do 1500. Miał w tym dniu zapewniony przez pracodawcę nocleg. W dniu 3 marca br. rozpoczął pracę o 700 i pracował do 1500, po czym wrócił o 1630. Pracownik w podróży służbowej nie miał zapewnionego wyżywienia. Pracownik rozpoczął krajową podróż służbową w poniedziałek 2 marca br. o godz. 600, a zakończył we wtorek 3 marca br. o godz. 1630. Podróż służbowa trwała jedną pełną dobę i 10,5 godz. Pracownikowi z uwagi na długość podróży przysługują 2 diety po 45 zł, czyli 90 zł (według stanu prawnego na dzień oddania GP do druku). Z uwagi na niezapewnienie bezpłatnego wyżywienia w czasie całej podróży służbowej nie podlega ona zmniejszeniu. |
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.)
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190)
Gazeta Podatkowa nr 19 (2311) z dnia 2026-03-05
GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.Czas-Pracy.pl
