W prawie pracy funkcjonują różne terminy wypłaty wynagrodzeń i innych świadczeń pracowniczych. Ogólne ramy czasowe wypłaty większości świadczeń wynikają z przepisów ustawowych, w tym z Kodeksu pracy. Konkretne terminy ustalane są natomiast przez pracodawców. Ostatnia nowelizacja Kodeksu pracy wprowadziła istotne zmiany w zakresie terminu wypłaty często spotykanego świadczenia, jakim jest ekwiwalent urlopowy.

Ogólne zasady wypłaty

Na gruncie polskiego prawa pracy powszechnie przyjęta jest praktyka wypłacania wynagrodzenia za pracę w cyklu miesięcznym. Podstawą jej ukształtowania są regulacje ustawowe, m.in. art. 85 § 1 K.p. (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.), zgodnie z którym wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Pracodawca wypłaca wynagrodzenie w terminie określonym w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy o charakterze organizacyjno-porządkowym (np. w układzie zbiorowym pracy). Jeżeli pracodawca nie ustalił regulaminu pracy, ma obowiązek poinformować pracownika m.in. o terminie i częstotliwości wypłaty wynagrodzenia w ramach informacji o warunkach zatrudnienia – nie później niż w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy (art. 29 § 3 pkt 1 lit. m K.p.).

Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego (art. 85 § 2 K.p.). Określając termin wypłaty wynagrodzenia, trzeba ustalić konkretny dzień we wskazanych wyżej ramach czasowych. Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym (art. 85 § 3 K.p.).

Należy nadmienić, że wskazane terminy wypłaty wynagrodzeń nie dotyczą nauczycieli szkół publicznych, dla których te kwestie regulowane są odrębnie przez Kartę Nauczyciela (wynagrodzenie miesięczne nauczycieli wypłacane jest z góry). Drugi wyjątek odnosi się do kierowców delegowanych w transporcie międzynarodowym, którzy na podstawie art. 26i ustawy o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2024 r. poz. 220 ze zm.), mogą mieć wypłacane wynagrodzenie w dwóch ratach, tj. do 10. (I rata) i do 21. (II rata) dnia następnego miesiąca kalendarzowego, w wysokości określonej w ww. przepisie.

Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż miesiąc wypłaca się z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy (art. 85 § 4 K.p.).

Dodatki nocne i za nadgodziny

Termin wypłaty dodatku za nadgodziny jest ściśle powiązany z terminem, w którym można ustalić fakt wystąpienia nadgodzin oraz określić ich rodzaj. W odniesieniu do nadgodzin z przekroczenia dobowego to zarówno normalne wynagrodzenie za nadgodziny dobowe, jak i dodatek za nie wypłacane są w terminie wypłaty za dany miesiąc. Natomiast dodatek za nadgodziny średniotygodniowe wypłacany jest dopiero w terminie wypłaty za ostatni miesiąc tego okresu rozliczeniowego, w którym miały miejsce nadgodziny średniotygodniowe.

Odprawy i inne świadczenia

Pracownikowi spełniającemu warunki uprawniające do renty z tytułu niezdolności do pracy lub emerytury, którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na rentę lub emeryturę, przysługuje odprawa w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia (art. 92¹ K.p.).

W przypadku uzyskania prawa do emerytury warunkiem podstawowym i przeważnie jedynym jest osiągnięcie wieku emerytalnego, co pracodawca może stwierdzić bez konieczności przedłożenia decyzji ZUS. Z tego względu odprawa emerytalna związana z przejściem na emeryturę w wieku powszechnym powinna być wypłacona w ostatnim dniu zatrudnienia. Podobnie tzw. odprawa ekonomiczna, tj. przysługująca na podstawie ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Również ona powinna być wypłacona w dniu ustania stosunku pracy, w tym dniu bowiem pracownik nabywa do niej prawo (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 21 października 1999 r., sygn. akt I PKN 320/99).

Nieco inaczej jest przy odprawie rentowej. W tym przypadku, jeżeli do dnia rozwiązania umowy o pracę nie dojdzie do przyznania pracownikowi renty z tytułu niezdolności do pracy, pracodawca powinien wypłacić odprawę dopiero po tym fakcie.

Zmiana w zakresie ekwiwalentu

Do niedawna termin wypłaty ekwiwalentu za urlop był ściśle związany z dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W tym zakresie zaszły jednak zmiany przepisów pozwalające na wypłatę ekwiwalentu urlopowego w innym terminie.

Na mocy ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 25) z dniem 27 stycznia 2026 r. znowelizowano m.in. art. 171 K.p. poprzez dodanie do niego § 4 i § 5, określających termin wypłaty ekwiwalentu za urlop. W myśl tych paragrafów pracodawca dokonuje wypłaty ekwiwalentu pieniężnego w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85 K.p. (dopuszczającym wypłatę wynagrodzenia za dany miesiąc do 10. dnia następnego miesiąca). Tej nowej regulacji nie stosuje się jednak, jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia ustalony zgodnie z art. 85 K.p. przypada przed dniem wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy. W takim przypadku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego dokonuje się w terminie 10 dni od zakończenia zatrudnienia. Natomiast jeżeli termin ustalony w ten sposób przypada na dzień wolny od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym ten dzień.

Gazeta Podatkowa nr 10 (2302) z dnia 2026-02-02

Stosowanie RODO w kadrach i płacach. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl