Faktura ustrukturyzowana do systemu będzie przesyłana w postaci pliku XML, który musi być zgodny ze strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej – od 1 lutego 2026 r. będzie to struktura FA(3). System KSeF będzie weryfikował zgodność przesyłanego pliku XML z dedykowaną dla danego typu faktury strukturą xsd. Będzie także sprawdzał czy osoba lub podmiot, która przesłała fakturę do KSeF, ma do tego odpowiednie uprawnienie. Odrzucenie faktury przez system może wystąpić z powodu niezgodności struktury pliku ze wzorem struktury logicznej lub z powodu wprowadzania jej do systemu przez osobę nieuprawnioną. Poprawnie sporządzonej fakturze natomiast zostanie nadany numer KSeF oraz do pobrania będzie dostępne UPO.

Faktura ustrukturyzowana

Fakturą, zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.) jest dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast faktura elektroniczna to faktura w postaci elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (np. jako plik pdf). Zaś faktura ustrukturyzowana (zwana e-Fakturą) to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Zakres obowiązkowych elementów faktury określa i w dalszym ciągu będzie określał art. 106e ustawy oraz rozporządzenia wykonawcze do ustawy o VAT.

Pamiętać należy, że pojęcia „faktura elektroniczna” i „faktura ustrukturyzowana” nie stanowią synonimów. Faktura elektroniczna nie musi być bowiem wystawiana przy użyciu struktury FA, nie jest przesyłana do KSeF ani otrzymywana przy użyciu KSeF oraz może być dowolnym plikiem, np. pdf przesyłanym w wiadomości e-mail do kontrahenta.

Numer KSeF

Jak wskazano wcześniej, faktura ustrukturyzowana będzie posiadała przydzielony numer KSeF. Numer ten to unikalny numer, który będzie identyfikował fakturę w systemie. Numer ten będzie generowany automatycznie przez KSeF i będzie zwracany w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO). W przypadku faktury wystawianej:

• w trybie samofakturowania – w numerze KSeF znajdzie się NIP nabywcy,
• przez komornika sądowego lub organ egzekucyjny, dokumentującej dostawę w trybie egzekucji – w numerze KSeF znajdzie się NIP komornika sądowego lub organu egzekucyjnego,
• przez przedstawiciela podatkowego – w numerze KSeF znajdzie się NIP przedstawiciela podatkowego,
• przez jednostkę podrzędną JST w imieniu JST lub przez członka GV w imieniu GV – w numerze KSeF znajdzie się odpowiednio NIP jednostki podrzędnej JST lub NIP członka GV,
• przez nabywcę (podatnika VAT czynnego), dokumentującej zakup produktów rolnych lub usług rolniczych od rolnika ryczałtowego (faktura VAT RR i faktura VAT RR KOREKTA) – w numerze KSeF znajdzie się NIP nabywcy (podatnika VAT czynnego).

Numer KSeF faktury nie będzie częścią pliku XML tej faktury. Struktura logiczna FA(3) nie będzie zawierała pola dedykowanego dla numeru KSeF danej faktury. Będzie zawierała natomiast kolejny numer faktury nadany przez podatnika, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT i będzie on wskazywany w polu P_2.

Z kolei numer KSeF faktury będzie potrzebny podatnikowi w kilku sytuacjach.

Elementy numeru KSeF

Numer KSeF faktury zaliczkowej w fakturze końcowej

Jak wynika z art. 106f ust. 3 ustawy o VAT, w przypadku gdy faktura dokumentująca otrzymanie zapłaty lub jej części przed dokonaniem czynności (tj. faktura zaliczkowa), nie obejmuje całej zapłaty, na fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, czyli na fakturze końcowej, należy zawrzeć:

• numery KSeF faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi (tj. numer KSeF faktur zaliczkowych), natomiast
• w przypadku faktur zaliczkowych innych niż e-Faktury powinna ona zawierać numery tych faktur nadane przez podatnika.

Zgodnie zaś z art. 106f ust. 4 ustawy o VAT w przypadku, gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty (tj. więcej niż jedną fakturę zaliczkową), a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur zaliczkowych powinna zawierać również:

• numery KSeF poprzednich faktur zaliczkowych lub
• numery poprzednich faktur, nadane przez podatnika – w przypadku faktur innych niż e-Faktury.

Numery KSeF faktur zaliczkowych zarówno w przypadku wystawienia faktury rozliczającej, jak i ostatniej z faktur zaliczkowych będzie podawało się w części FakturaZaliczkowa struktury FA(3).

Numer e-Faktury korygującej

Faktura korygująca powinna zawierać:

• numer kolejny oraz datę jej wystawienia,
• numer KSeF faktury, której dotyczy faktura korygująca (tj. numer KSeF faktury pierwotnej), z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer KSeF,
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca (tj. w fakturze pierwotnej):
  • określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5 ustawy o VAT (datę wystawienia, kolejny numer faktury nadany przez podatnika, dane stron transakcji),
  • nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą,
• odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty VAT należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej – jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty VAT należnego.

W innych przypadkach faktura korygująca powinna zawierać także prawidłową treść korygowanych pozycji.

Faktura korygująca powinna zawierać więc między innymi numer KSeF faktury, której dotyczy faktura korygująca. Wymóg ten nie odnosi się jednak do przypadków, gdy fakturze korygowanej nie został nadany ten numer.

Numer KSeF powinna zawierać także faktura korygująca wystawiona do faktury, wystawionej zgodnie z art. 106nf ust. 1 (tj. w trybie awaryjnym), art. 106nh ust. 1 (w trybie niedostępność systemu) oraz zgodnie z art. 106nda ust. 1 ustawy o VAT (w trybie offline24). Wymóg taki, jak tłumaczy Ministerstwo Finansów, podyktowany jest dbałością o zachowanie ciągłości systemu wystawiania faktur, w tym zachowaniem waloru dla czynności kontrolnych przeprowadzanych przez organy podatkowe, a także dla wiarygodnej i prawidłowej wartości analitycznej. Numery KSeF faktur pierwotnych podaje się w części DaneFaKorygowanej struktury FA(3).

Numer KSeF w komunikacie przelewu MPP

W art. 108a ustawy o VAT wprowadzone zostaną zmiany polegające na dostosowaniu płatności realizowanych w MPP do KSeF. W komunikacie przelewu wprowadzona zostanie dodatkowa informacja – numer KSeF e-Faktury lub identyfikator zbiorczy nadany przez KSeF. Obowiązek zamieszczania tej informacji będzie dotyczył wyłącznie sytuacji, w której dostawca lub usługodawca jest obowiązany do wystawiania e-Faktur w KSeF.

Przy czym obowiązek podawania numeru KSeF faktury będzie dotyczył płatności realizowanych od 1 stycznia 2027 r.

Z dniem 1 lutego 2026 r. dodany zostanie także art. 108g ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem nabywca towaru lub usługi zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, dokonujący płatności za faktury ustrukturyzowane oraz faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1 i art. 106nh ust. 1 (wystawione w trybie offline24 oraz w trybie niedostępność KSeF), na rzecz innego podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, za pośrednictwem polecenia przelewu, lub innego instrumentu płatniczego, umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych, jest obowiązany do podania numeru identyfikującego te faktury w KSeF lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez KSeF. Obowiązek ten ma dotyczyć również podatnika innego niż nabywca towaru lub usługi, dokonującego płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy.

Obowiązek podawania numeru KSeF faktury w płatnościach pomiędzy podatnikami VAT czynnymi będzie dotyczył płatności realizowanych od 1 stycznia 2027 r. Obowiązek ten dotyczy również wystawcy faktury, gdy płatność jest dokonywana przy użyciu polecenia zapłaty. Status podatnika, na rzecz którego dokonywana jest płatność, tzn. czy jest on podatnikiem VAT czynnym, jest ustalany na podstawie Wykazu podatników, na dzień dokonywania płatności za faktury.

Przepisów dotyczących obowiązku podawania numeru KSeF/zbiorczego identyfikatora płatności nie stosuje się w przypadku, gdy nabywca towaru lub usługi dokonuje płatności za faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT (tj. wystawione w trybie offline24 i w trybie niedostępność KSeF), niewprowadzone do KSeF w związku z zamieszczonymi komunikatami o awarii KSeF.

Numer KSeF w plikach JPK

W związku z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF ma być znowelizowane rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku VAT i będzie wdrożona nowa wersja struktur logicznych JPK_V7M oraz JPK_V7K. Od lutego 2026 r. w części ewidencyjnej pliku JPK_VAT podatnik będzie miał obowiązek podawać numery KSeF wystawionych faktur sprzedażowych i otrzymywanych faktur zakupowych, a w przypadku braku numeru KSeF będzie miał obowiązek stosowania odpowiednich oznaczeń.

UPO

W przypadku przesłania do KSeF pliku XML zgodnego ze strukturą logiczną e-Faktury przez osobę lub podmiot do tego uprawniony, po przetworzeniu dokumentu status wysyłki zmieni się na „200” i fakturze zostanie nadany numer KSeF. W systemie dostępne będzie również w związku z tym UPO, które stanowi formalne potwierdzenie odbioru dokumentu elektronicznego przez KSeF. Jest to odrębny od e-Faktury dokument w formacie XML, możliwy do pobrania przez API.

Gazeta Podatkowa nr 100 (2288) z dnia 2025-12-15

Otrzymane aporty według ustawy o rachunkowości i standardów międzynarodowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl