Generalnie podatnicy VAT dla udokumentowania wykonywanych przez siebie czynności wystawiają dokumenty zwane fakturami. Nowym, obowiązującym od dnia 1 stycznia 2013 r. rodzajem dokumentu wystawianego dla potrzeb VAT jest faktura uproszczona. Faktura ta nie musi zawierać wszystkich danych jak zwykła faktura. Jednak nie każdą sprzedaż można udokumentować w taki sposób.

Istotne elementy faktury

W 2013 r. zmieniły się zasady dokumentowania transakcji opodatkowanych podatkiem VAT. Zmiany te wymuszone zostały obowiązkiem dostosowania niektórych krajowych regulacji do przepisów unijnych.

Dane, jakie powinna zawierać faktura, określono w § 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur.

Faktura uproszczona powinna zawierać następujące dane:

1. datę jej wystawienia,
2. kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
3. imię i nazwisko lub nazwę podatnika oraz jego adres,
4. numery, za pomocą których podatnik i nabywca są zidentyfikowani dla podatku od towarów i usług,
5. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,
6. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
7. kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
8. informacje pozwalające określić kwotę podatku VAT dla poszczególnych stawek podatku,
9. kwotę należności ogółem.

Terminy wystawiania faktur

Fakturę wystawia się – co do zasady – nie później niż 7. dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. W przypadkach określonych w art. 19 ust. 10, ust. 13 pkt 1-4 i 7-11 oraz ust. 16a i 16b ustawy o VAT, czyli w przypadku czynności, dla których ustawodawca określił szczególny moment powstania obowiązku podatkowego, fakturę wystawia się nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego i nie wcześniej niż 30. dnia przed powstaniem tego obowiązku.

W przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym, jeżeli podatnik określa w fakturze wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, fakturę wystawia się nie później niż 7. dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży.

W sytuacji gdy faktura dokumentuje kilka odrębnych dostaw towarów lub usług dokonanych w trakcie miesiąca, musi być wystawiona nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę.

Natomiast w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wydano lub przemieszczono towar.

Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część należności, w odniesieniu do której zgodnie z ustawą powstaje obowiązek podatkowy, fakturę wystawia się nie później niż 7. dnia od dnia, w którym należność tę otrzymano. Zatem otrzymanie zaliczki – podobnie jak w stanie prawnym obowiązującym w 2012 r. – skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego w VAT i obowiązkiem udokumentowania tego zdarzenia fakturą.

Sposób wystawiania i przechowywania faktur

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:

1. podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy,
2. nabywca, o którym mowa w § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur, przesyła je, w tym udostępnia, podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
3. nabywca, o którym mowa w § 15 ust. 1 rozporządzenia, przesyła je, w tym udostępnia, wystawcy faktury,
4. podmiot, o którym mowa w § 23 rozporządzenia, przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy i dłużnikowi

– zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

W przepisie § 20a ust. 1 rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur zastrzeżono, iż podatnik ma obowiązek określenia sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Na podatnikach ciąży również obowiązek odpowiedniego przechowywania wystawionych i otrzymanych faktur. Podatnicy muszą przechowywać wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury będące ich duplikatami, a także otrzymane faktury, w tym będące ich duplikatami, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy muszą zapewnić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do wystawionych i otrzymanych faktur. Natomiast w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (§ 21 ust. 4 rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur).

Faktura uproszczona

Od początku tego roku wprowadzono również możliwość wystawiania faktur uproszczonych. Są to dokumenty sporządzane wówczas, gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro – jeżeli kwota ta określona jest w euro (§ 5 ust. 4 pkt 6 rozporządzenia). Jeśli podatnik nie chce skorzystać z tej możliwości, wystawia zwykłą fakturę.

Faktury uproszczone nie muszą zawierać:

• imion i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług oraz jego adresu,
• miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług,
• ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto),
• wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto),
• stawki podatku,
• sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i zwolnioną od podatku,
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

pod warunkiem jednak, że faktury takie zawierać będą dane pozwalające określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek podatku.

Wystawianie faktur uproszczonych nie jest obowiązkowe. Podatnik może niewielką sprzedaż udokumentować zwykłą fakturą, tj. zawierającą pełne dane.

Zakres danych, które obowiązkowo muszą być umieszczone na fakturze uproszczonej, został przez prawodawcę określony w sposób zbliżony do zakresu danych wymaganych (odrębnymi przepisami) na paragonie fiskalnym.

Warto podkreślić, że w § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363), które weszło w życie z dniem 1 kwietnia 2013 r., wskazano dane, jakie powinien zawierać paragon fiskalny. W pkt 17 zamieszczono zapis, iż na żądanie nabywcy paragon fiskalny musi zawierać NIP nabywcy (§ 8 ust. 1 pkt 17). Jak wynika z uzasadnienia do projektu omawianego rozporządzenia, regulacja ta ma umożliwić podatnikom wystawianie za pomocą kasy paragonu, który pełniłby rolę tzw. faktury uproszczonej (w przypadku, gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo 100 euro).

Faktura uproszczona uprawnia nabywcę do odliczenia VAT na zasadach ogólnych. Powyższe znajduje potwierdzenie w broszurze informacyjnej Ministerstwa Finansów pt. „Zmiany w zakresie fakturowania” (broszura udostępniona jest na stronie internetowej Ministerstwa Finansów www.mf.gov.pl). Ministerstwo wyjaśniło, że możliwość wystawienia faktury uproszczonej w przypadku transakcji o wartości do 450 zł (lub 100 euro) nie oznacza, że nie można wystawiać w takiej sytuacji faktury zawierającej pełną ilość danych. Faktura uproszczona daje nabywcy towarów i usług prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu transakcji, które są dokumentowane tą fakturą.

Pamiętać przy tym należy, że faktury uproszczone wystawia się w terminach dotyczących „zwykłych” faktur.

Kiedy nie wystawia się faktur uproszczonych?

Faktury uproszczone – nawet przy kwocie należności nieprzekraczającej 450 zł albo 100 euro – nie mogą być, zgodnie z § 5 ust. 5 rozporządzenia w sprawie m.in. wystawiania faktur, wystawiane w celu udokumentowania:

1. dostawy dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej,
2. wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów,
3. sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i na terytorium kraju,
4. dostawy towarów lub świadczenia usług podlegających opodatkowaniu na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego Unii Europejskiej, dla których osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towarów i usług.

Przykład 1

Podatnik zakupił usługę mycia samochodu o wartości 246 zł (w tym VAT 46 zł). Transakcja ta została udokumentowana fakturą uproszczoną, wystawioną przez sprzedawcę, która zawierała następujące dane:

Przykład 2

Podatnik dokonał sprzedaży towarów spożywczych (pieczywa i piwa), które opodatkowane są różnymi stawkami VAT. Sprzedaż ta została udokumentowana fakturą uproszczoną w następujący sposób:

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur… (Dz. U. nr 68, poz. 360 ze zm.)

autor: Aleksandra Węgielska

Gazeta Podatkowa nr 31 (968) z dnia 2013-04-18

Jak bronić swoich praw w sporze z fiskusem? Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Jeden komentarz

1. 

   Maciej_43 14 maja 2013 09:09

   Ja korzystam z systemu BizIn http://www.bizin.pl/. Możesz dodać własne logo na fakturze, a ponadto faktury mogę od razu wysyłać mailem do kontrahenta. Jako nowość i chyba jedyny program dodaje do faktury QR kod, (linki do odczytu faktury przez kontrahenta).

   Odpowiedz