Przed podpisaniem umowy ze spółką cywilną należy zgromadzić podstawowe informacje dotyczące jej samej oraz wspólników. Pozwoli to uniknąć dodatkowych kłopotów na etapie egzekucji wykonania zobowiązań spółki, w tym prowadzenia działań windykacyjnych.

Źródłem najbardziej podstawowych informacji o spółce cywilnej może być rejestr REGON. Spółka, w sposób odrębny od jej wspólników, jest tam ujawniana jako podmiot gospodarki narodowej.

Korzystając z wyszukiwarki REGON (www.stat.gov.pl/regon) można dowiedzieć się o danych identyfikacyjnych takich jak numery NIP i REGON oraz nazwa spółki. W rejestrze ujawniane są też takie dane jak adres siedziby oraz przedmiot działalności. Dla osoby gromadzącej informacje o spółce najważniejszą z nich jest pełna nazwa spółki. Nazwa ta w świetle prawa cywilnego powinna bowiem zawierać co najmniej nazwiska (firmy/nazwy) wszystkich wspólników spółki.

Skład osobowy spółki

Informacja o gronie wspólników dlatego jest tak ważna, gdyż stroną umów zawieranych ze „spółką” w istocie są jej wspólnicy. To oni bowiem posiadają zdolność prawną i to na nich będzie spoczywać solidarna odpowiedzialność za wykonanie zobowiązań. To oni też będą stroną w ewentualnym sporze sądowym, który może powstać na tle wykonania umowy.

Informację o tym, czy przedsiębiorca uczestniczy w spółce cywilnej, można znaleźć w CEIDG (osoby fizyczne) oraz KRS (podmioty podlegające wpisowi do rejestru). W CEIDG zamieszcza się dane o numerach NIP i REGON spółek cywilnych, w których uczestniczy przedsiębiorca oraz o ewentualnej dacie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej w danej spółce. Z kolei w KRS znajduje się wzmianka o wykonywaniu działalności w spółce cywilnej, ale tylko według formuły tak/nie. Więcej szczegółów na temat spółki cywilnej, w której uczestniczy podmiot wpisany do KRS, można znaleźć w umowie tej spółki, która powinna znajdować się w aktach rejestrowych podmiotu.

Reprezentacja spółki

Z systemu REGON w odniesieniu do spółki i CEIDG w odniesieniu do wspólników nie można jednak ustalić najważniejszej informacji dla kontrahenta spółki cywilnej – jej sposobu reprezentacji.

Art. 866 Kodeksu cywilnego przewiduje, że w braku odmiennej umowy lub uchwały wspólników każdy wspólnik jest umocowany do reprezentowania spółki w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw. Reguły prowadzenia spraw spółki określa zaś art. 865 K.c. Z jego § 1 wynika, że każdy wspólnik jest uprawniony i zobowiązany do prowadzenia spraw spółki. Stosownie do art. 865 § 2 K.c. każdy wspólnik może bez uprzedniej uchwały wspólników prowadzić sprawy, które nie przekraczają zakresu zwykłych czynności spółki. Jeżeli jednak przed zakończeniem takiej sprawy chociażby jeden z pozostałych wspólników sprzeciwi się jej prowadzeniu, potrzebna jest uchwała wspólników. Natomiast art. 865 § 3 K.c. stanowi, że każdy wspólnik może bez uprzedniej uchwały wspólników wykonać czynność nagłą, której zaniechanie mogłoby narazić spółkę na niepowetowane straty.

Ile podpisów pod umową?

W praktyce najczęściej pojawiają się wątpliwości, czy do reprezentowania spółki umocowany jest jeden wspólnik, czy też muszą za nią działać wszyscy. Uzależnione to jest z reguły od tego, czy dokonywana czynność przekracza zakres tzw. zwykłych czynności spółki. Dodatkowo sprawę mogą komplikować postanowienia umowy spółki modyfikujące kodeksowe zasady reprezentacji.

Problemy wynikające z tak zarysowanej sytuacji prawnej można rozstrzygnąć tylko poprzez wgląd do aktualnego tekstu umowy spółki.

Niestety, zapoznanie się z treścią umowy spółki przez kontrahenta jest w zasadzie uzależnione od dobrej woli samych wspólników. Umowy spółek cywilnych składane są do właściwych dla nich urzędów skarbowych, ale osoby trzecie nie mają do nich wglądu. Pewna furtka istnieje tylko w odniesieniu do spółek cywilnych, których wspólnikiem jest przedsiębiorca podlegający wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego. Jak wynika z art. 45 ust. 7 ustawy o KRS (Dz.U. z 2013 r. poz. 1203 ze zm.), przedsiębiorca, który zgłasza do rejestru okoliczność zawarcia umowy spółki cywilnej, składa do akt rejestrowych odpis umowy spółki. O zmianach umowy przedsiębiorca jest obowiązany zawiadomić sąd rejestrowy oraz złożyć do akt rejestrowych tekst jednolity tej umowy. Z tekstem umowy można zapoznać się poprzez wgląd do akt rejestrowych wspólnika lub składając wniosek o wydanie kserokopii tego dokumentu z akt.

W razie wątpliwości co do sposobu reprezentacji spółki, a w szczególności konieczności rozstrzygania czy zawarcie umowy przekracza zakres zwykłych czynności spółki, należy domagać się złożenia podpisów na kontrakcie przez wszystkich wspólników albo przez osobę (osoby) umocowane do działania za nich.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 2014 r. poz. 121)

autor: Paweł Cierkoński
Gazeta Podatkowa nr 85 (1126) z dnia 2014-10-23

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.RozliczenieWynagrodzenia.pl