Z fakturami w ustawie o VAT mamy do czynienia od początku obowiązywania przepisów w tym zakresie. Pojęcie faktury wprost zdefiniowano jednak dopiero od 1 stycznia 2014 r. Na tym tle mogą pojawić się pewne problemy interpretacyjne czy dany dokument jest fakturą, czy też nie. Jak w tej sytuacji należy traktować fakturę pro forma?
Pojęcie faktury
Zgodnie z definicją ustawową zawartą w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, fakturą jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Ustawodawca zdefiniował także, co należy rozumieć pod pojęciem „faktury elektronicznej”. Jest to faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.
Od 1 stycznia 2013 r. nie ma obowiązku oznaczania faktur określeniem „Faktura VAT”.
Podstawowe dane, jakie powinna zawierać faktura, zostały określone w art. 106e ustawy o VAT. Powinny się w niej znaleźć m.in. takie informacje, jak: data wystawienia, kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę, dane sprzedawcy i nabywcy (w tym adres oraz NIP), data dokonania lub zakończenia dostawy towarów bądź wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury, dane dotyczące towaru lub usługi (w tym miara i ilość).
Trzeba wskazać, że w § 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) wymienione zostały przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy o VAT.
W definicji faktury mówi się wprost o dokumencie, który musi zawierać wszystkie dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi. Na tym tle powstaje wątpliwość, czy dokument, który nie będzie zawierał wszystkich ustawowych elementów, będzie mógł zostać uznany za fakturę i odwrotnie, czy dokument spełniający wszystkie wymogi ustawowe, aczkolwiek inaczej nazwany (np. faktura pro forma), będzie traktowany jako faktura. Ma to znaczenie w kontekście prawa do odliczenia podatku naliczonego w nim zawartego. Faktury zawierające błędy formalne w większości przypadków nie są kwestionowane przez organy podatkowe. Możliwość odliczenia VAT naliczonego z faktury wykluczają jedynie błędy, o których mowa w art. 88 ust. 3a ustawy o VAT. Dokument nazwany „faktura pro forma” nie jest jednak fakturą w rozumieniu przepisów o VAT. W konsekwencji nie stanowi podstawy do odliczenia VAT.
Faktury pro forma
Problemowa może okazać się faktura pro forma zawierająca w zasadzie wszystkie elementy faktury, w tym kwotę VAT. Mianowicie czy w razie jej wystawienia powstanie obowiązek zapłaty podatku, o którym mowa w art. 108 ustawy o VAT? W myśl tego przepisu, w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.
Przepisy o VAT wprawdzie nie posługują się pojęciem faktura pro forma, w praktyce gospodarczej ukształtował się jednak pogląd, że taka faktura stanowi propozycję (ofertę) zawarcia umowy sprzedaży towaru lub świadczenia usługi. Pełni ona jedynie rolę informacyjną (np. o kwocie do zapłaty) i nie jest dowodem zawarcia transakcji. Najczęściej jest wystawiana w celu uzyskania od nabywcy przedpłaty lub zaliczki.
Należy zwrócić uwagę, że w oparciu o definicję faktury zawartą w ustawie o VAT, ponownie mógłby powrócić problem faktur pro forma, z jakim mieliśmy do czynienia na początku 2013 r. Mianowicie czy faktura, w której wykazano kwotę podatku, powinna w każdym przypadku powodować obowiązek podatkowy w VAT, nawet jeżeli nie jest dokumentem potwierdzającym dokonaną transakcję. W praktyce podatnicy, chcąc uniknąć sporu z fiskusem, w treści faktur pro forma nie uwzględniali wszystkich elementów wymienionych w obowiązującym wówczas § 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur (Dz. U. z 2011 r. nr 68, poz. 360 ze zm.). Dbali w szczególności o to, aby nie zawierały one kwoty VAT.
Nasze Wydawnictwo stało na stanowisku, że faktura pro forma nie zobowiązuje wystawcy do zapłaty wynikającego z niej podatku VAT. Wystawca takiej faktury nie ma również obowiązku jej ewidencjonowania.
Wątpliwości w tej kwestii rozwiało Ministerstwo Finansów publikując na swojej stronie internetowej wyjaśnienia dotyczące faktur pro forma (patrz ramka).
Zdefiniowanie przez ustawodawcę pojęcia faktury na nowo wzbudza wątpliwości dotyczące faktur pro forma, jeśli zawierają one wszystkie elementy wskazane w przepisach (w tym m.in. dane nabywcy i sprzedawcy wraz z ich NIP). Moim zdaniem wspomniane wyjaśnienia resortu, pomimo iż dotyczą starego stanu prawnego, mają zastosowanie także w obecnie obowiązującym stanie prawnym. Dopóki dokument nie potwierdza faktycznej transakcji, a jest jedynie dowodem księgowym, nie ma możliwości uznania go za fakturę, nawet jeżeli zawiera wszystkie elementy przewidziane dla tego rodzaju dokumentów.
W konsekwencji faktura pro forma nie zobowiązuje wystawcy do zapłaty wynikającego z niej podatku VAT. Wystawca takiej faktury nie ma również obowiązku jej ewidencjonowania. W takim przypadku nie powstanie bowiem obowiązek podatkowy w VAT.
„Dokument nazywany fakturą pro-forma nie jest dowodem księgowym. Jest to dokument wystawiany w obrocie gospodarczym i jego celem może być np. potwierdzenie złożenia oferty czy przyjęcia zamówienia do realizacji. Wyraźne oznaczenie tego dokumentu wyrazami pro-forma powoduje, że nie można przypisać mu waloru faktury w rozumieniu przepisów o VAT, gdyż podmiot wystawiający taki dokument jednoznacznie wskazuje, że nie jest to faktura. Wystawienie tego dokumentu nie powoduje zatem skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku oraz nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT”.
Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów zamieszczone na stronie internetowej www.mf.gov.pl
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.)
autor: Małgorzata Smolnik
Gazeta Podatkowa nr 40 (1081) z dnia 2014-05-19
GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.UrlopyPracownicze.pl
Proforma niepotrzebnie przeraża niektórych przedsiębiorców, ponieważ jest bardzo prosta, wygodna i ułatwia utrzymanie płynności finansowej.
Dużo osób ma problem z fakturą proformą. Ja sama jak pierwszy raz spotkałam się z propozycją proformy, to byłam trochę wystraszona.