Podatnicy, którzy w 2026 r. będą prowadzić działalność gospodarczą rozliczaną na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów – zarówno ci, którzy będą kontynuować tę działalność, jak i ci, którzy ją rozpoczną w 2026 r. – będą musieli prowadzić księgę na podstawie przepisów nowego rozporządzenia w sprawie jej prowadzenia.

Do 31 grudnia 2025 r. obowiązuje dotychczasowe rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 2544 ze zm.). Natomiast od 1 stycznia 2026 r. zacznie obowiązywać nowe rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w tej sprawie (Dz. U. poz. 1299). Wydanie nowego rozporządzenia było spowodowane przede wszystkim koniecznością dostosowania do wchodzących w życie w 2026 r. dla pierwszych grup podatników obowiązków:

• elektronicznego prowadzenia i wysyłania do urzędu skarbowego księgi i ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w formie plików JPK_PKPIR i JPK_ST, a także
• wystawiania i przechowywania faktur w KSeF.

Nowy wzór księgi

Dla Prenumeratorów GOFIN
	Oba rozporządzenia dotyczące księgi podatkowej – dotychczasowe i nowe – dostępne w serwisie www.przepisy.gofin.pl

W nowym rozporządzeniu przewidziano nowy wzór księgi. Dotychczasowy zawiera 17 kolumn, nowy będzie miał ich 19. W stosunku do obecnego wzór księgi różni się zwiększoną liczbą kolumn, w których wpisuje się oznaczenie dowodów i dane kontrahenta. W nowej kolumnie 3 trzeba będzie wpisywać numer identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu KSeF. Numer dowodu innego niż faktura wystawiona w KSeF będzie należało wpisać w kolumnie 4. W nowej kolumnie 5 trzeba będzie wskazywać identyfikator podatkowy kontrahenta. Identyfikator podatkowy kontrahenta obejmuje również kod kraju nadania identyfikatora. Jeżeli podatnik wpisze w kolumnie 5 identyfikator podatkowy kontrahenta, nie wpisuje jego pozostałych danych w kolumnie 6 (imię i nazwisko, nazwa firmy) i 7 (adres). Kolumn dotyczących danych kontrahenta podatnik nie wypełnia w przypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dowodu wewnętrznego oraz raportów fiskalnych.

Od 2026 r. nie przewiduje się uproszczonego wzoru księgi podatkowej dla rolników prowadzących działalność gospodarczą – dotychczasowe rozporządzenie zawiera taki w załączniku nr 2.

W nowym rozporządzeniu brak również regulacji, które odnosiłyby się do prowadzenia odrębnych ksiąg w przedsiębiorstwie wielozakładowym.

Księga elektroniczna lub papierowa

Podstawowym sposobem prowadzenia księgi od 2026 r. będzie jej prowadzenie przy użyciu programów komputerowych, co będzie wynikać z art. 24a ust. 1e ustawy o pdof (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.) obowiązującego od dnia 1 stycznia 2026 r. Przy czym harmonogram wprowadzania tego obowiązku wyznacza art. 66 ust. 1 ustawy nowelizującej (Dz. U. z 2021 r. poz. 2105 ze zm.), w którym określono, że m.in. podatkowa księga przychodów i rozchodów ma być prowadzona przy użyciu programów komputerowych i przesyłana do urzędu skarbowego po raz pierwszy za rok podatkowy rozpoczynający się od dnia:

1) 1 stycznia 2026 r. – w przypadku m.in. podmiotów prowadzących księgę, które mają obowiązek na dzień jej założenia w 2026 r. przesyłać JPK_V7M,

2) 1 stycznia 2027 r. – w przypadku m.in. podmiotów prowadzących księgę innych niż określone w pkt 1, tj. m.in. tych, którzy na dzień założenia księgi w 2026 r. byli na kwartalnym VAT lub byli zwolnieni z VAT i nie mieli obowiązku przesyłania JPK_V7M.

W nowym rozporządzeniu nie określono warunków do elektronicznego prowadzenia księgi (tak jak w dotychczasowym w § 28), nie ma więc też zapisów dotyczących konieczności drukowania księgi w przypadku niespełnienia warunków przez program komputerowy, w którym jest prowadzona. Nowe rozporządzenie nie określa miejsca przechowywania księgi oraz dowodów, na podstawie których dokonywane są w niej zapisy.

Jak stanowi § 5 nowego rozporządzenia, w przypadku prowadzenia księgi bez użycia programów komputerowych podatnik jest obowiązany zbroszurować księgę i kolejno ponumerować jej karty. Stąd, jeśli podatnik nie ma obowiązku wynikającego z wcześniej wymienionych ustaw prowadzenia księgi w formie elektronicznej, może prowadzić ją w formie papierowej (broszury). Taka możliwość może być też przewidziana dla podatników, którzy zostaną zwolnieni z obowiązku elektronicznego prowadzenia księgi na mocy rozporządzenia wydanego na podstawie obowiązującego od dnia 1 stycznia 2026 r. art. 24a ust. 8 ustawy o pdof. Jednak na dzień wysyłki niniejszego numeru GP do druku takie rozporządzenie nie zostało wydane, nie ma także udostępnionego jego projektu.

Prowadzenie księgi

Zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży będą dokonywane na podstawie:

• wystawionych faktur,
• raportów fiskalnych – w przypadku sprzedaży ujętej w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących,
• wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie jest wykazana wysokość tych przychodów za dany dzień, albo prowadzonego zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży) – w przypadku przychodów, które nie są dokumentowane fakturami lub raportami fiskalnymi.

Zapisy na podstawie faktur, raportów fiskalnych i zestawienia sprzedaży będą dokonywane najpóźniej do 20. dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu uzyskania tych przychodów. Zapisów w księdze na podstawie dowodów wewnętrznych trzeba będzie dokonywać raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.

Wydatki poniesione na zakup materiałów i towarów handlowych oraz pozostałe wydatki będą wpisywane do księgi według zasad potrącania kosztów uzyskania przychodów określonych w ustawie o pdof. W nowym rozporządzeniu zrezygnowano z zapisu, że zakup materiałów/towarów, co do zasady, ma być wpisywany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Ponadto dotychczas metoda księgowania m.in. wydatków za dany miesiąc do 20. dnia następnego miesiąca była przewidziana dla biur rachunkowych i podatników spełniających ku temu warunki, a nowe rozporządzenie nie określa takich szczególnych zasad. Moim zdaniem można więc przyjąć, że wydatki będą mogły być księgowane do 20. dnia danego miesiąca za miesiąc poprzedni – oczywiście pod właściwymi datami poniesienia kosztów.

W świetle przepisów nowego rozporządzenia otrzymanie materiałów lub towarów handlowych będzie należało potwierdzać tylko na szczegółowym opisie (specyfikacji) otrzymanych materiałów lub towarów handlowych (aktualnie dotyczy to również dowodu zakupu – § 15 ust. 1 dotychczasowego rozporządzenia). Opis (specyfikację) stanowiący podstawę zapisu w księdze trzeba będzie przechowywać jako dowód zakupu i następnie połączyć z nadesłaną fakturą w postaci papierowej. Jeżeli nie będzie to faktura w postaci papierowej, podatnik uzupełni opis (specyfikację) o numer tej faktury, a w przypadku faktury wystawionej przy użyciu KSeF – o numer identyfikujący tę fakturę w tym systemie. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej na fakturze będzie wpisywana do księgi w dniu otrzymania faktury. Jeżeli jednak podatnik otrzyma fakturę przed dniem dokonania zapisu w księdze, opis (specyfikację) dołączy do otrzymanej faktury, a zapisów w księdze dokona na podstawie otrzymanej faktury (§ 9 ust. 1 nowego rozporządzenia).

Gazeta Podatkowa nr 101 (2289) z dnia 2025-12-18

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.KalkulatoryPodatkowe.pl