Od 1 stycznia 2026 r. zobligowane do zaprowadzenia ksiąg rachunkowych są osoby fizyczne prowadzące firmy, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz przedsiębiorstwa w spadku, gdy wartość ich przychodów za 2025 r. wyniesie co najmniej 10.646.500 zł. Jeśli przychody za 2025 r. tych podmiotów będą niższe, mogą one dobrowolnie zdecydować o zaprowadzeniu pełnej księgowości od 2026 r.

Ustalenie obowiązku

Do przeliczenia limitu przychodów za 2025 r. decydującego o pełnej księgowości w 2026 r. należy przyjąć średni kurs euro ogłoszony przez NBP na dzień 1 października 2025 r., który wynosił 4,2586 zł/euro. Limit przychodów za 2025 r. decydujący o obowiązkowym zaprowadzeniu w podmiotach wymienionych w art. 24a ust. 4, ust. 4b, ust. 4c oraz ust. 4e i ust. 4f ustawy o pdof (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.) pełnej księgowości w 2026 r. wynosi więc 10.646.500 zł (tj. 2.500.000 euro × 4,2586 zł/euro).

Podmioty, które w 2025 r. prowadziły podatkową księgę przychodów i rozchodów, ustalając, czy osiągnęły limit przychodów zobowiązujący do prowadzenia ksiąg rachunkowych, powinny zsumować przychody, o których mowa w art. 14 ustawy o pdof. Dotyczy to przede wszystkim przychodów wpisanych do księgi podatkowej za cały 2025 r. w kolumnie 9 „Razem przychód”, stanowiącej sumę przychodów z kolumny 7 „Wartość sprzedanych towarów i usług” oraz kolumny 8 „Pozostałe przychody”. Ważne, aby pamiętać, że do przychodów porównywanych z limitem 10.646.500 zł trzeba również dodać przychody podatkowe zwolnione z opodatkowania. Przykładowo są to: dotacje, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 121a ustawy o pdof, wartość nieodpłatnych świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 125 tej ustawy, oraz przychody podatkowe, od których zaniechano poboru podatku.

W sytuacji gdy po zsumowaniu wymienionych przychodów osiągniętych przez podmiot w 2025 r., ich wartość jest niższa niż 10.646.500 zł, nie wystąpi obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg i nadal w 2026 r. można ustalać dochód do opodatkowania na podstawie księgi podatkowej. Można także zdecydować o dobrowolnym zaprowadzeniu od 2026 r. ksiąg rachunkowych.

Jeśli od 2026 r. jednostka, która w 2025 r. prowadziła podatkową księgę, będzie (obowiązkowo lub dobrowolnie) prowadziła księgi rachunkowe, musi w należyty sposób zamknąć księgę podatkową za 2025 r., przeprowadzić inwentaryzację składników majątku i sporządzić inwentarz, a na dzień 1 stycznia 2026 r. otworzyć księgi rachunkowe.

Zamknięcie księgi za 2025 r.

Aby prawidłowo zamknąć i rozliczyć księgę za 2025 r., trzeba po pierwsze dokonać rocznego podsumowania kolumn księgi. Gdy podsumowania poszczególnych kolumn dokonywano narastająco od początku roku, to po ich dodaniu na koniec grudnia 2025 r. uzyskane zostaną kwoty przychodów i kosztów za ten rok, a jeśli nie podsumowywano zapisów kolejnych miesięcy narastająco od początku roku, to po zakończeniu roku trzeba na oddzielnej stronie w księdze sporządzić zestawienie roczne, wpisując do właściwych kolumn sumy z poszczególnych miesięcy. Ich sumy stanowią kwoty rocznych przychodów i kosztów.

Następnie należy sporządzić spis z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów oraz wycenić go i wpisać do księgi. Będzie on potrzebny do ustalenia dochodu rocznego (straty) za 2025 r. na zasadach określonych w art. 24 ust. 2 ustawy o pdof.

Inwentarz

Jednostka, która rozpocznie prowadzenie ksiąg rachunkowych na dzień 1 stycznia 2026 r., jest zobowiązana do sporządzenia inwentarza, czyli wykazu składników aktywów i pasywów, poprzedzonego ich inwentaryzacją (art. 19 ust. 1 ustawy o rachunkowości – Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.). Poszczególne pozycje inwentarza powinny stanowić odpowiedniki lub rozwinięcia pozycji bilansu otwarcia. Przy sporządzeniu inwentarza pomocny będzie spis z natury przygotowany na dzień 31 grudnia 2025 r., który mają obowiązek sporządzić podatnicy prowadzący księgę podatkową. Jednak w inwentarzu należy także ująć dane niepodlegające ewidencji w księdze podatkowej. Są to m.in. rozrachunki (należności i zobowiązania) z tytułu dostaw i usług, z tytułu wynagrodzeń, z tytułów publicznoprawnych, stan środków pieniężnych w kasie i na rachunkach bankowych. Ich stan ustala się na podstawie m.in. faktur, umów, list płac, deklaracji rozliczeniowych ZUS, deklaracji podatkowych, JPK_VAT, wyciągów bankowych. Co istotne, kwalifikacja niektórych składników majątku i ich wycena mogą być inne dla potrzeb pdof i rachunkowości.

Składniki majątku inwentaryzuje się według zasad wskazanych w rozdziale 3 ustawy o rachunkowości i wycenia zgodnie z regułami określonymi w rozdziale 4 tej ustawy, czyli:

a) środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne – w cenie nabycia lub koszcie wytworzenia (albo w wartości przeszacowanej, po aktualizacji wyceny środków trwałych), pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także odpisy z tytułu trwałej utraty wartości; trzeba osobno wskazać wartość początkową i odpisy umorzeniowe,

b) środki trwałe w budowie – w wartości stanowiącej ogół kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem,

c) rzeczowe aktywa obrotowe – towary i materiały w cenie nabycia (nie wyższej niż ich cena sprzedaży netto na dzień bilansowy), a wyroby gotowe, półprodukty oraz produkcję w toku w koszcie wytworzenia (nie wyższym niż ich cena sprzedaży netto na dzień bilansowy),

d) należności – w kwocie wymaganej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności (z wyłączeniem należności stanowiących aktywa finansowe),

e) zobowiązania – w kwocie wymagającej zapłaty (z wyłączeniem zobowiązań finansowych),

f) środki pieniężne w kasie – w ich wartości nominalnej określonej w spisie z natury.

Majątek jednostki (aktywa) wykazany w inwentarzu musi mieć taką samą wartość jak źródła jego finansowania (pasywa). Różnicę, która powstanie po ustaleniu wszystkich aktywów i zobowiązań w firmie osoby fizycznej, odnosi się na kapitał właściciela. Kapitał w przypadku takiej jednostki nie jest wielkością stałą i bywa, że ma wartość ujemną. Z kolei w spółkach taką różnicę ujmuje się w pasywach jako kapitał podstawowy, jeśli jej wartość odpowiada kapitałowi podstawowemu określonemu w umowie spółki. Gdy różnica ta jest inna niż wielkość tego kapitału, to kapitał podstawowy przedstawia się w kwocie wynikającej z umowy, a o sposobie rozliczenia tej różnicy decydują wspólnicy. W przypadku nadwyżki nad wartość kapitału, można przeznaczyć ją na wypłatę dla wspólników. Wtedy nadwyżka może być wykazywana w inwentarzu w pasywach jako zobowiązanie wobec wspólników (przykład 1). Nadwyżka może też być przekazana na zwiększenie kapitału zapasowego albo rezerwowego. Natomiast gdy różnica jest niższa od kapitału podstawowego, można ją uznać za należność wspólników wobec spółki z tytułu wpłat na kapitał podstawowy. Wtedy w inwentarzu prezentuje się ją w aktywach jako należne wpłaty na kapitał podstawowy.

Koszty na przełomie roku

Jeśli w 2025 r. prowadzona była księga podatkowa, a w 2026 r. prowadzone będą księgi rachunkowe, to trzeba odpowiednio zaewidencjonować koszty z przełomu roku. Dotyczy to np. kosztów mediów i usług grudnia 2025 r., gdy faktury za nie zostaną wystawione w 2026 r., a koszty w księdze ewidencjonowane były metodą uproszczoną, o której mowa w art. 22 ust. 4 ustawy o pdof (przykład 2).

Otwarcie ksiąg w 2026 r.

W jednostce, która przechodzi z księgi podatkowej na księgi rachunkowe z dniem 1 stycznia 2026 r., otwarcie ksiąg powinno nastąpić do 15 stycznia 2026 r. (art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości). Do ksiąg pod datą 1 stycznia 2026 r. należy wprowadzić bilans otwarcia, czyli ująć w nich wartości aktywów i pasywów. Zapisów tych dokonuje się na podstawie inwentarza lub w oparciu o dowód PK sporządzony na jego podstawie.

Zanim jednostka rozpocznie prowadzenie ksiąg rachunkowych należy opracować politykę rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Opisuje się w niej ustalenia dotyczące rachunkowości w sytuacjach, w których ustawa o rachunkowości pozostawia jednostce prawo wyboru lub nie zawiera szczegółowych regulacji. W polityce informuje się m.in. o stosowanych uproszczeniach.

Trzeba mieć na uwadze, że od 1 stycznia 2026 r. zacznie obowiązywać nowy art. 24a ust. 1e ustawy o pdof, zgodnie z którym osoby fizyczne prowadzące firmy, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz przedsiębiorstwa w spadku, prowadzące księgi rachunkowe będą zasadniczo zobowiązane prowadzić te księgi przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać je właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania rocznego, za pomocą środków komunikacji elektronicznej (z uwzględnieniem art. 66 ust. 1 ustawy nowelizującej – Dz. U. z 2021 r. poz. 2105 ze zm.).

Gazeta Podatkowa nr 98 (2286) z dnia 2025-12-08

Przygotowanie do badania sprawozdania finansowego. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl