W przypadku dokonania sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie fiskalnej udokumentowanej fakturą w tym samym okresie rozliczeniowym, sprzedaż taka powinna być wykazana w JPK_VAT na podstawie dokumentu zbiorczego z oznaczeniem „RO”, wraz z fakturą z oznaczeniem „FP”. Faktura taka nie zwiększa wartości sprzedaży i VAT należnego w tym okresie.

Sprzedaż paragonowa w pliku JPK_VAT

Z § 10 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia MFIiR w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku VAT (Dz. U. z 2019 r. poz. 1988 ze zm.) wynika, iż ewidencja pozwalająca na prawidłowe rozliczenie podatku należnego zawiera wartość sprzedaży bez podatku (netto) oraz wysokość VAT należnego, w podziale na stawki VAT oraz sprzedaż zwolnioną od podatku, wynikające ze zbiorczych informacji z ewidencji sprzedaży, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Z przepisów tego rozporządzenia wynika również, że podatnicy są obowiązani do oznaczania niektórych dowodów sprzedaży kodami, pod warunkiem wystąpienia w danym okresie rozliczeniowym określonego dowodu (patrz ramka). Oznaczenie „RO” stosuje się w przypadku dokumentu zbiorczego wewnętrznego zawierającego informację o sprzedaży z kas rejestrujących, zaś „FP” w przypadku faktury, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy o VAT, czyli faktury sporządzonej do paragonu.

Faktury oznaczone kodem „FP” są ujmowane w okresie, w którym zostały wystawione i nie zwiększają wartości sprzedaży oraz VAT należnego za ten okres, ponieważ sprzedaż została zarejestrowana w kasie i ujęta w dokumencie zbiorczym oznaczonym „RO”, w okresie rozliczeniowym, w którym powstał obowiązek podatkowy. Wynika tak z art. 109 ust. 3d ustawy o VAT.

W konsekwencji, w ewidencji VAT na bieżąco należy ujmować wszystkie faktury potwierdzające sprzedaż zaewidencjonowaną w kasie rejestrującej, te wystawione dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, jak i te wystawione dla osób prywatnych.

Zatem sprzedaż zarejestrowaną w kasie fiskalnej należy wykazać w JPK_VAT na podstawie dokumentu zbiorczego. Dokument ten powinien być oznaczony kodem „RO”. Zaś w przypadku, gdy sprzedaż na rzecz osób prywatnych dokumentowa jest wyłącznie fakturą, sprzedawca nie ma obowiązku ewidencjonowania sprzedaży w kasie. Wówczas w pliku JPK_VAT należy ewidencjonować odrębnie każdą fakturę wystawioną dla osób prywatnych z ich danymi bez podawania PESEL i oznaczenia „FP”. Takie też stanowisko zaprezentowało MF w odpowiedzi z dnia 20 listopada 2020 r. na pytanie naszego Wydawnictwa. MF wyjaśniło, że w przypadku sprzedaży na rzecz konsumentów (osób prywatnych), gdy podatnik nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy i prowadzi ewidencję, ale wystawia faktury do każdej sprzedaży, to takie faktury należy w JPK_VAT wykazywać odrębnymi zapisami.

Ponadto na stronie MF (www.podatki.gov.pl) dostępne są wyjaśnienia dotyczące pliku JPK_VAT. Na pytanie podatnika, który nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy, jednak sprzedaż na rzecz osób prywatnych dokumentuje wystawiając fakturę do każdej sprzedaży, czy faktury te musi wykazać w JPK_VAT jednym zapisem czy każdą fakturę odrębnym zapisem wskazano, że takie faktury należy w JPK_VAT wykazywać odrębnymi zapisami. Następne pytanie dotyczyło podatnika, który sporządził fakturę na rzecz osoby prywatnej na jej żądanie, po upływie 2 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dokonał sprzedaży, przy czym sprzedaż ta nie została potwierdzona paragonem, ponieważ podatnik nie ma obowiązku posiadania kasy. Podatnik zapytał, czy taką fakturę należy wykazać w pliku JPK_VAT z oznaczeniem „FP”. MF stwierdziło, że sprzedaż na rzecz osób prywatnych, która nie została zaewidencjonowana w kasie, powinna być ujęta na podstawie dokumentu zbiorczego w pliku JPK_VAT. Natomiast jeśli została wystawiona faktura do tej sprzedaży na żądanie nabywcy po upływie np. 2 miesięcy od dnia sprzedaży, takiej faktury nie należy ujmować w JPK_VAT. Dodatkowo wyjaśniono, że oznaczenie „FP” nie ma zastosowania do faktur, które nie dotyczą sprzedaży zarejestrowanej w kasie fiskalnej.

Stanowisko Dyrektora KIS

Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 18 marca 2021 r., nr 0112-KDIL3.4012.2.2021.2.MS, podkreślił, że oznaczeniu „FP” podlegają faktury wystawione odrębnie do paragonu, oraz te, o których mowa w art. 106h ust. 2 ustawy o VAT, emitowane bezpośrednio z kasy, ujęte w raporcie dobowym sprzedaży z kasy, do których nie jest drukowany paragon, a także te wystawione w formie elektronicznej, dotyczące sprzedaży udokumentowanej paragonem fiskalnym.

Oznaczeniu „FP” nie podlegają również paragony uznane za faktury uproszczone, pod warunkiem że zostały ujęte w ewidencji dokumentem zbiorczym oraz faktury wystawione dla osób prywatnych dokumentujące sprzedaż, która korzysta ze zwolnienia z ewidencji w kasie rejestrującej i nie została w niej zaewidencjonowana (faktura inna niż ta, o której mowa w art. 106h ust. 2 ustawy o VAT).

Natomiast oznaczenie „RO” wystąpi w przypadku dokumentu zbiorczego zawierającego informację o sprzedaży w przypadku ewidencjonowania jej przy użyciu kasy, zaś „WEW” w przypadku m.in. czynności, które nie są udokumentowane oryginalnymi dokumentami zakupu/sprzedaży, tj. fakturą.

Tylko więc sprzedaż na rzecz osób prywatnych nieewidencjonowaną w kasie należy wykazać na podstawie zapisu zbiorczego oznaczanego „WEW”, chyba że podatnik wybierze sposób wykazywania takiej sprzedaży na podstawie poszczególnych faktur (zamiast na podstawie zapisu zbiorczego).

Podobnie uznał Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 7 maja 2021 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.32.2021.3.JM. Organ wskazał, że w prowadzonej ewidencji dla celów rozliczenia VAT należnego symbolem „FP” powinny być oznaczone faktury dotyczące sprzedaży udokumentowanej pierwotnie paragonem, jak i faktury wystawiane przy zastosowaniu kasy, gdzie wartość sprzedaży i kwota VAT zostały ujęte w raporcie fiskalnym dobowym z kasy.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.)

autor: Aleksandra Węgielska
Gazeta Podatkowa nr 75 (1846) z dnia 2021-09-20

Zakończenie stosunku pracy – wybrane aspekty. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl