Płatnik składek w przekazywanych do ZUS za ubezpieczonych za dany miesiąc kalendarzowy raportach składkowych rozlicza im składki na poszczególne fundusze ubezpieczeniowe. Z kolei w tzw. drukach świadczeniowych wykazuje m.in. wszelkie przerwy związane z brakiem opłacania składek za takie osoby. Co istotne, o przyczynie przerwy informuje organ rentowy poprzez wpisanie odpowiedniego kodu świadczenia/przerwy. Pamiętać także powinien o prawidłowym ustaleniu miesiąca, w którym wykaże na formularzu ZUS RSA okres nieobecności ubezpieczonego w pracy.

Po upływie każdego miesiąca kalendarzowego płatnik składek (np. pracodawca) przekazuje do ZUS imienne raporty miesięczne w terminie ustalonym dla rozliczania składek. Wśród tych dokumentów znajdują się m.in. raporty:

• ZUS RCA – „Imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach”; zwany raportem składkowym, płatnik rozlicza w nim składki należne m.in. za pracowników, ustalone od podstawy wymiaru, którą stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o pdof,
• ZUS RSA – „Imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek”; zwany raportem świadczeniowym, płatnik wykazuje w nim informacje o wypłaconych świadczeniach (np. zasiłkach) i przerwach w opłacie składek ubezpieczeniowych (np. spowodowanych urlopem bezpłatnym).

Raporty te dołącza się do deklaracji rozliczeniowej, tj. formularza ZUS DRA i jako komplet dokumentów rozliczeniowych przekazuje za każdy miesiąc kalendarzowy do ZUS.

Druki ZUS dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Składki ZUS.

Na wniosek pracownika w okresie od 1 lutego do 31 marca 2015 r. udzieliłem mu urlopu bezpłatnego. W czasie jego nieobecności w pracy z tego powodu nie będę mu dokonywał żadnych oskładkowanych wypłat. Czy nieobecność tę mam wykazać w raporcie ZUS RSA za luty 2015 r. w dwóch blokach, czy tylko w jednym?

Skoro okres nieobecności pracownika w pracy spowodowanej urlopem bezpłatnym dotyczy lutego i marca 2015 r., to należy go wykazać nie tylko w składanym za niego do ZUS raporcie ZUS RSA za luty br., lecz także za marzec br.

Pracownika przebywającego na urlopie bezpłatnym wykazuje się w druku ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 111.

W raporcie ZUS RSA okres urlopu bezpłatnego wykazuje się w obrębie tego miesiąca kalendarzowego, za który jest on składany. Zasadą jest więc, że przekazuje się go odrębnie za każdy miesiąc, w którym pracownik przebywa na tym urlopie. Co więcej, data „Od” i data „Do” w nim wskazane nie mogą wykraczać poza pierwszy i ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, za który jest on sporządzany.

Wobec powyższego, jeżeli pracownik, o którym mowa w pytaniu, przebywa na urlopie bezpłatnym od 1 lutego do 31 marca 2015 r., okres tej nieobecności należy wykazać odpowiednio w raporcie ZUS RSA sporządzonym za niego za luty 2015 r., podając w nim np. w bloku III.B. w polach:

• 01. – kod tytułu ubezpieczenia 01 10 X X,
• 02. – kod świadczenia/przerwy 111,
• 03.-04. – okres przerwy 1.02.2015 do 28.02.2015,
• 05 – liczbę dni 28.

Pola 06 nie wypełnia się.

W taki też sposób pracodawca sporządzi za wskazanego pracownika raport ZUS RSA za marzec 2015 r.

Raporty te (za luty i marzec br.) wraz z deklaracją rozliczeniową ZUS DRA za dany miesiąc trzeba przekazać do ZUS w terminie do:

• 16 marca 2015 r. (dzień 15 marca br. przypada w niedzielę) – za luty 2015 r. oraz
• 15 kwietnia 2015 r. – za marzec 2015 r.

Od 2 stycznia 2015 r. pracę na etacie w naszej firmie podjęła osoba, która od dnia 28 stycznia do 28 lutego br. przebywa na zwolnieniu lekarskim z powodu choroby. Zarówno wynagrodzenie za pracę w styczniu br., jak i wynagrodzenie chorobowe należne za ten miesiąc zostało jej wypłacone 5 lutego br. W którym miesiącu (styczniu czy lutym) mam wykazać w raporcie ZUS RSA okres choroby tego pracownika w pierwszym miesiącu jego pracy? Nadmieniam, że raport ZUS RCA za styczeń br. przekaże do ZUS z zerowymi kwotami podstaw wymiaru i składek.

W omawianym przypadku okres choroby pracownika przypadający w dniach od 28 do 31 stycznia 2015 r. Czytelniczka powinna wykazać w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RSA sporządzonym za pracownika za luty 2015 r., tj. za miesiąc, w którym wypłaciła mu należne z tego tytułu wynagrodzenie za czas choroby.

Zasadą bowiem jest, że wynagrodzenie chorobowe wykazuje się w raporcie świadczeniowym w tym miesiącu, w którym dokonano jego wypłaty. Nieistotne jest tu, że przysługuje ono za okres choroby przypadający w innym miesiącu.

Natomiast co do dalszego okresu niezdolności do pracy z powodu choroby, tj. od 1 do 28 lutego 2015 r., należy go wykazać w raporcie świadczeniowym ZUS RSA sporządzonym za miesiąc, w którym zostanie pracownikowi wypłacone za ten okres świadczenie chorobowe.

Od 1 lutego 2015 r. zatrudniłam w mojej firmie osobę, która 10 lutego dostarczyła mi zwolnienie lekarskie wystawione na okres od 10 do 28 lutego 2015 r. Ustaliłam, że wobec braku wymaganego okresu ubezpieczenia chorobowego pracownik ten nie ma prawa do wypłaty świadczenia chorobowego. Jak w takim przypadku jego nieobecność mam wykazać w druku ZUS RSA?

Okres nieobecności pracownika w pracy spowodowany chorobą Czytelniczka powinna wykazać w druku ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 151 (usprawiedliwiona nieobecność w pracy bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku).

Przerwę w pracy spowodowaną nieobecnością pracownika np. z powodu choroby, pracodawca wykazuje w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RSA. W druku tym wykazuje się okres choroby pracownika, niezależnie od tego, czy ma on prawo do wynagrodzenia/zasiłku, czy prawo takie mu nie przysługuje (np. ze względu na tzw. okres wyczekiwania).

Wobec tego pracownika, o którym mowa w pytaniu, Czytelniczka wykaże w raporcie ZUS RSA sporządzanym za luty 2015 r. przykładowo w bloku III.B., gdzie w polu:

• 01. – wpisze kod tytułu ubezpieczenia 01 10 X X,
• 02. jako kod świadczenia/przerwy wykaże – 151,
• 03.-04. – wpisze okres od 10.02.2015 do 28.02.2015,
• 05. – wskaże jako liczbę dni zasiłkowych/liczbę wypłat – 19.

W tym przypadku pola 06. nie wypełnia się.

Z dniem 9 lutego br. rozwiązałem z pracownikiem umowę o pracę bez wypowiedzenia. Od 1 do 9 lutego br. osoba ta nie była w pracy i nieobecności swej nie usprawiedliwiła. Z jakim kodem przerwy mam ją wykazać w imiennym raporcie ZUS RSA za luty br.?

W składanym za luty br. imiennym raporcie ZUS RSA należy wykazać pracownika z kodem przerwy – 152 (okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy). Wobec tego, że z pracownikiem rozwiązano stosunek pracy, płatnik składek ma też obowiązek wyrejestrować go z ubezpieczeń (społecznych i zdrowotnego) w terminie 7 dni od daty zaistnienia tego faktu, na formularzu ZUS ZWUA.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23.10.2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących… (Dz. U. z 2014 r. 1844 ze zm.)

autor: Aneta Dąbrowska
Gazeta Podatkowa nr 13 (1158) z dnia 2015-02-12

Określanie cen i cenników towarów i usług. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl