Dokumentami korygującymi stosowanymi przez podatników VAT są faktury korygujące – sporządzane zasadniczo przez sprzedawcę oraz noty korygujące, które wystawiane są przez nabywcę. Termin skorygowania VAT z faktury korygującej sprzedaż zależy od tego, czy jest to korekta zmniejszająca, czy zwiększająca kwotę podatku (podstawę opodatkowania). Ważna także może być przyczyna wystawienia korekty.

Faktury korygujące służą przede wszystkim do zmiany danych dotyczących dokonanej transakcji a także do poprawiania błędów w części zasadniczej faktury. Fakturą korygującą poprawić można również inne błędy, w tym także te, które dotyczą danych sprzedawcy i nabywcy.

Obniżenie VAT należnego

W sytuacji gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę, potwierdzenia jej otrzymania przez nabywcę. Określa to art. 29 ust. 4a ustawy o VAT.

Jeżeli natomiast podatnik uzyska to potwierdzenie po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, to będzie mógł uwzględnić korektę faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskał.

Zasady te mają także zastosowanie w przypadku, gdy stwierdzono pomyłkę na fakturze pierwotnej, skutkującą zawyżeniem kwoty podatku.

Nie w każdym jednak przypadku posiadanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej jest konieczne. Warunku posiadania przez podatnika potwierdzenia odbioru korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi nie stosuje się:

1. w przypadku eksportu towarów, WDT oraz dostawy towarów, dla której miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju, a także
2. wobec nabywców, na których rzecz jest dokonywana sprzedaż: energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy, tj. usług w zakresie rozprowadzania wody, wywozu nieczystości a także usług sanitarnych i pokrewnych.

Wynika to z art. 29 ust. 4b ustawy o VAT.

W sytuacjach tych wystarczy samo wystawienie faktur korygujących, by możliwe było ich ujęcie w stosownych ewidencjach, a następnie deklaracji podatkowej.

W tym miejscu warto przypomnieć, iż z wyroku TS UE z dnia 26 stycznia 2012 r., w sprawie C-588/10, uznano, że jeżeli uzyskanie przez podatnika (sprzedawcę) potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę jest w rozsądnym terminie niemożliwe lub nadmiernie utrudnione, to nie można mu odmówić prawa do obniżenia VAT. Pod warunkiem, że dochował on należytej staranności w okolicznościach danej sprawy celem upewnienia się, że nabywca towarów lub usług jest w posiadaniu korekty faktury i zapoznał się z nią oraz że dana transakcja została w rzeczywistości zrealizowana na warunkach określonych w owej korekcie. Do udowodnienia dochowania należytej staranności mogą posłużyć kopie korekty faktury i pisma z przypomnieniem skierowane do nabywcy towarów, dowody zapłaty, korespondencja elektroniczna lub dokumenty księgowe, np. kopie wyciągów bankowych, które jednoznacznie potwierdzają realizację transakcji na zasadach wynikających z faktury korygującej.

Należy przy tym podkreślić, że przepisy dotyczące VAT nie określają formy, w jakiej potwierdzenie odbioru faktur korygujących ma być dokonane. Organy podatkowe wskazują, że strony mają swobodę wyboru metody tego potwierdzenia. Tak więc może mieć ona dowolną formę, która pozwoli na jednoznaczne stwierdzenie, iż sprzedawca to potwierdzenie otrzymał.

Jak wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z dnia 24 lipca 2013 r., nr IPTPP4/443-266/13-4/JM, bez wątpienia taki wymóg dowodowy spełnia uzyskanie zwrotne kopii faktury korygującej z własnoręcznym podpisem odbiorcy. Dopuszczalne jest również potwierdzenie w innej formie, np. poprzez pisemne, odrębne potwierdzenie tego faktu, bądź też zwrotne potwierdzenie odbioru wskazujące na zawartość przesyłki, bądź też każdy inny sposób, który potwierdza, że faktura trafiła do adresata. Może być to zatem zwrotne potwierdzenie odbioru wysłanej pocztą, w formie listu poleconego, przesyłki zawierającej fakturę korygującą lub pisemne odrębne potwierdzenie faktu otrzymania takiej faktury korygującej albo przesłana zwrotnie kopia podpisanej faktury korygującej.

Podwyższenie VAT należnego

W praktyce występują także takie sytuacje, kiedy to podatnik wystawca faktury pierwotnej pomylił się, przy czym pomyłka skutkowała zaniżeniem zobowiązania podatkowego. W odróżnieniu od zasad dotyczących obniżenia podatku, zawartych w art. 29 ust. 4a i 4c ustawy, przepisy o VAT nie precyzują zasad dotyczących przypadków, gdy podatnik jest zobowiązany do podwyższenia VAT. W takim przypadku skorygowanie podatku w drodze korekty deklaracji VAT powinno nastąpić jak najszybciej, bez oczekiwania na fakt otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej.

Przykład

Podatnik wystawił w dniu 14 sierpnia 2013 r. na rzecz innego podatnika fakturę korygującą dokumentującą udzielony rabat w kwocie 2.000 zł netto plus VAT w kwocie 460 zł. Nabywca otrzymał fakturę korygującą w dniu 20 sierpnia 2013 r. Jeżeli potwierdzenie odbioru faktury korygującej wpłynie do wystawcy faktury korygującej do dnia 25 września 2013 r., czyli przed terminem do złożenia deklaracji za miesiąc, w którym nabywca otrzymał fakturę korygującą, wówczas obniżenia podatku należnego należy dokonać w rozliczeniu za sierpień.

W sytuacji gdyby potwierdzenie to wpłynęło w dniach 25-30 września 2013 r., wówczas obniżenie podatku należnego dokonane będzie w deklaracji za wrzesień. Jeżeli natomiast potwierdzenie wpłynie w jednym z kolejnych miesięcy, wówczas obniżenie podatku należnego będzie miało miejsce w deklaracji za ten miesiąc, w którym potwierdzenie to wpłynęło do podatnika.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.)

autor: Aleksandra Węgielska

Gazeta Podatkowa nr 75 (1012) z dnia 2013-09-19

GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.KodeksPracy.pl