Nieusprawiedliwione niestawiennictwo w pracy jest jednym z najpoważniejszych uchybień po stronie pracownika. Jako naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego stanowi podstawę do dyscyplinarnego zwolnienia i faktycznie jest częstym powodem „karnego” rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę. Powinnością zatrudnionego jest więc jak najszybsze i wiarygodne usprawiedliwienie absencji w pracy.
Z nieobecności trzeba się wytłumaczyć
Zatrudnienie pracownika opiera się na obowiązku wykonywania przez niego pracy, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę (art. 22 K.p.). Jeżeli więc pracownik nie stawia się na swoim stanowisku w dniu i godzinie ustalonych w obowiązującym go rozkładzie czasu pracy, wówczas jest zobowiązany jak najszybciej usprawiedliwić swoją nieobecność. Czasu ma na to niewiele, bo co do zasady usprawiedliwienie absencji powinno nastąpić niezwłocznie, a jeżeli nie jest to możliwe, to na drugi dzień. Niedotrzymanie wskazanego terminu może być uzasadnione tylko poważnymi okolicznościami, w szczególności obłożną chorobą pracownika połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników. Przepisy prawa pracy nie wymagają, aby pracownik osobiście powiadomił pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności – może to uczynić również za pośrednictwem osób trzecich lub poczty czy telefonu.
Doprecyzowanie zasad usprawiedliwiania nieobecności w pracy powinno nastąpić w przepisach zakładowych – regulaminie pracy lub układzie zbiorowym. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym i, ze względu na zatrudnianie poniżej 20 pracowników, nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy, wówczas zakładowe reguły usprawiedliwiania absencji w pracy zamieszcza w informacji dodatkowej. To w tych dokumentach pracownik powinien szukać wskazówek, w jaki sposób należy usprawiedliwiać swoją nieobecność.
Nieobecność potwierdzona dokumentem
Najbardziej dogodną formą usprawiedliwienia nieobecności w pracy jest przedstawienie dokumentu potwierdzającego przyczynę niestawiennictwa i jej usprawiedliwiony charakter.
Stanowi on dowód na to, że okoliczności przedstawiane przez pracownika jako powody nieobecności w pracy są prawdziwe. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. z 1996 r. nr 60, poz. 281 ze zm.) wymienia kilka takich dowodów (patrz ramka). Chyba najczęściej spotykanym w praktyce jest zwolnienie lekarskie, wystawiane na druku ZUS ZLA. Może się ono rozpoczynać w dniu badania lub być wystawione za okres wsteczny:
- nie dłuższy niż 3 dni poprzedzające dzień badania, jeżeli jego wyniki pokazują, że pracownik w tym okresie był niewątpliwie niezdolny do pracy,
- dłuższy niż 3 dni poprzedzające datę badania, o ile zostało wystawione przez lekarza psychiatrę stwierdzającego lub podejrzewającego zaburzenia psychiczne ograniczające zdolność pracownika do oceny własnego postępowania.
Zwolnienie lekarskie może też zostać wystawione „do przodu”. Co do zasady, wystawia się je na okres od dnia, w którym przeprowadzono badanie lub od dnia bezpośrednio następującego po tym dniu. Jednak może być również wystawione na okres późniejszy – w sytuacji, gdy bezpośrednio po dniu badania przypadają dni wolne od pracy lub badanie jest przeprowadzane w okresie wcześniej orzeczonej niezdolności do pracy. „Poślizg czasowy” nie może przy tym wykraczać poza czwarty dzień po dniu badania.
Ustne usprawiedliwienie też jest ważne
W praktyce kadrowej przyjęło się, że usprawiedliwienie nieobecności powinno być poparte odpowiednim pismem. Zwolnienie lekarskie czy wezwanie od odpowiedniego organu – takie dokumenty są często składane w aktach osobowych na usprawiedliwienie pracowniczych absencji. Problemy z wytłumaczeniem nieobecności pracownika pojawiają się jednak w przypadku, gdy nie posiada on żadnego urzędowego czy lekarskiego potwierdzenia przyczyny nieobecności, niemniej pracodawca wie, że jest ona usprawiedliwiona. Wówczas nie jest konieczne poszukiwanie dowodów „na papierze” potwierdzających powody nieobecności. Wystarczy, że pracodawca usprawiedliwi ją na podstawie swojej samodzielnej decyzji. Pozwala mu na to § 1 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy (…), zgodnie z którym przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są m.in. przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwione.
Dowody usprawiedliwiające nieobecność w pracy
- zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, wystawione zgodnie z przepisami o orzekaniu o czasowej niezdolności do pracy,
- decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, o odosobnieniu pracownika z przyczyn wskazanych w tych przepisach,
- oświadczenie pracownika – w przypadku, w którym konieczne jest sprawowanie przez niego osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem w wieku do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły,
- imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie,
- oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)
autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 67 (1004) z dnia 2013-08-22
Nagrody, premie i odprawy wypłacane pracownikom. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl
Dziękuje serdecznie za te istotne informacje. Pozdrawiam