Obecnie podatnicy mogą korzystać z systemu KSeF dobrowolnie. Natomiast od 1 lipca 2024 r. podatnicy będą zobowiązani do obligatoryjnego fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur. Ministerstwo Finansów na stronie internetowej www.podatki.gov.pl udostępniło broszurę informacyjną dotyczącą struktury FA(2), która obowiązuje od 1 września 2023 r. Od 1 stycznia 2022 r. tj. od momentu wprowadzenia KSeF, stosowany był wzór faktury ustrukturyzowanej FA(1). Struktura w wersji FA(2) zaczyna więc obowiązywać w trakcie fakultatywnego KSeF, co ułatwi podatnikom przygotowanie się do obowiązkowego e-fakturowania od 1 lipca 2024 r.
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Przez fakturę ustrukturyzowaną (e-fakturę) rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT – Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.). Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego.
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
Natomiast faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym będzie mowa w nowym art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT (czyli, co do zasady, firmie zagranicznej), w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury będzie sie uznawało datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Jak wystawić e-fakturę?
Do wszystkich faktur ustrukturyzowanych wystawianych od 1 września 2023 r. stosuje się strukturę FA(2). Oznacza to, że strukturę e-faktury w wersji FA(2) wykorzystuje się także do wystawienia:
- faktur korygujących, w sytuacji gdy faktura pierwotna, której dotyczy faktura korygująca, została wystawiona przed 1 września 2023 r. przy użyciu struktury FA(1),
- faktur rozliczeniowych, w przypadku gdy faktura zaliczkowa została wystawiona przed 1 września 2023 r. przy użyciu struktury FA(1).
Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić bezpośrednio przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych podatnika. Faktury te będą przesyłane do KSeF przez API.
Ministerstwo Finansów udostępniło także bezpłatne narzędzia, za pomocą których możliwe jest wystawienie faktury ustrukturyzowanej. Należy do nich:
- Aplikacja Podatnika KSeF umożliwiająca korzystanie z KSeF podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników, zarządzanie uprawnieniami oraz tokenami,
- wystawianie i odbieranie e-faktur w KSeF, podgląd e-faktury (anonimowy dostęp do efaktury po wskazaniu jej indywidualnych cech), weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF (https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-innenarzedzia/),
– zaktualizowana e-mikrofirma umożliwiająca powiązanie istniejącego konta z KSeF, wystawianie faktur w KSeF, odbieranie faktur ustrukturyzowanych z KSeF oraz przenoszenie ich bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych (https://login.mf.gov.pl).
Dodatkowo Ministerstwo poinformowało, że planowane jest udostępnienie aplikacji mobilnej, która pozwoli na wygodne i szybkie wystawianie faktur ustrukturyzowanych, odbieranie ich w czasie rzeczywistym oraz zarządzanie nimi z dowolnego miejsca.
Nasze Wydawnictwo również pracuje nad dostosowaniem programu DRUKI Gofin (www.druki.gofin.pl) do obsługi faktur ustrukturyzowanych (w systemie KSeF).
Ogólne założenia formatu (pól) danych pliku faktury ustrukturyzowanej
W broszurze informacyjnej MF wskazało ogólne założenia dotyczące formatu pól. W tym zakresie wyjaśniono m.in., że:
a) formatem pliku jest XML,
b) pola (elementy) w pliku XML przyjmują następujący charakter:
-
- obligatoryjny – zapisów dokonuje się obowiązkowo (np. NIP w elemencie Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne); obligatoryjny charakter danego pola wynika w szczególności z treści obowiązujących przepisów ustawy i jest warunkowany strukturą logiczną wzoru,
- opcjonalny – zapisów dokonuje się obowiązkowo, jeśli jest spełniony warunek ustawowy (np. P_11A w elemencie Fa/FaWiersz/); wypełnienie pola nie jest wymagane dla poprawności semantycznej pliku,
- fakultatywny – wypełnienie pola nie jest wymagane dla poprawności semantycznej pliku ani nie jest wymagane na gruncie przepisów ustawy (np. pole PKWiU w elemencie Fa/FaWiersz); natomiast może być wymagane na podstawie przepisów innych aktów prawnych,
c) pola znakowe są polami alfanumerycznymi; dopuszczalne jest stosowanie małych i dużych liter oraz cyfr (maksymalna ilość znaków wynosi, co do zasady, 256), w przypadku pola IDNabywcy maksymalna ilość znaków wynosi 32,
d) w polach znakowych dopuszczalne jest stosowanie znaków specjalnych, np. „/”, „-„, „+”,
e) pola kwotowe (numeryczne) służą do podania wartości liczbowej; wartość należy wpisać ciągiem cyfr, nie można używać separatorów dla tysięcy (np. spacji), jako separator miejsc dziesiętnych można używać wyłącznie kropki („.”),
f) kwoty podawane są z dokładnością do 2 miejsc po kropce – o ile występują (np. 11235.56), w przypadku pól P_8B, P_12_XII, P_8BZ, P_12Z_XII, KursWaluty, KursWalutyZK, KursWalutyZW, KursWalutyZ, KursUmowny, Udzial, wartości są podawane z dokładnością do 6 miejsc po kropce – o ile występują,
g) wszystkie wielkości ujemne poprzedza się znakiem minus („-„),
h) daty podawane są w formacie RRRR-MM-DD (np. 2023-09-01), wymóg podania daty i czasu dotyczy tylko jednego pola (jest to pole opisujące datę i czas wytworzenia faktury),
i) numery identyfikacji podatkowej ujęte w strukturze faktury ustrukturyzowanej należy zapisywać jako ciąg kolejno po sobie następujących cyfr lub liter, bez spacji i innych znaków rozdzielających oraz poprzez wyodrębnienie literowego kodu kraju do osobnego pola przeznaczonego na ten kod.
MF wskazało, że analizując kwestię obligatoryjności danego pola, należy badać również charakter elementu, w którym dane pole występuje. Podkreślono także, że polski identyfikator podatkowy NIP nabywcy należy podawać w polu NIP w elemencie Podmiot2/ DaneIdentyfikacyjne. Nie należy wskazywać go w polu NrVatUE ani w polu NrID. Faktura zostanie odpowiednio udostępniona nabywcy w KSeF wyłącznie, gdy jego identyfikator podatkowy NIP ujęto w polu NIP, a nie w polu NrVatUE lub NrID.
| Nazwa elementu | Opis elementu | ||||
| Naglowek | Zawiera m.in. dane dotyczące daty i czasu wytworzenia faktury oraz nazwy systemu teleinformatycznego, z którego korzysta podatnik. Uwaga: Data wpisana w polu „DataWytworzeniaFa” może być inna niż data wskazana w polu P_1 (dotyczącym daty wystawienia faktury) oraz może być inna niż data faktycznego przesłania faktury do KSeF. |
||||
| Podmiot1 | Zawiera informacje, które charakteryzują podatnika (sprzedawcę), a mianowicie m.in. jego NIP oraz imię i nazwisko lub nazwę podatnika. Uwaga: Element „Podmiot1” stanowi obligatoryjny element faktury ustrukturyzowanej. Kluczowym polem w tym elemencie, pozwalającym na autoryzację podatnika w KSeF, jest identyfikator podatkowy NIP. Bez wskazania w polu NIP powyższego identyfikatora obsługa faktury w ramach KSeF nie będzie możliwa. |
||||
| Podmiot2 | Zawiera informacje, które charakteryzują nabywcę towaru lub usługi, m.in. NIP, imię i nazwisko lub nazwę nabywcy. Uwaga: W przypadku wystawienia faktur uproszczonych (o których mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy) wystarczające jest podanie w tym elemencie wyłącznie NIP nabywcy. Dobrowolnie można wskazać także numer klienta. |
||||
| Podmiot3 | Zawiera dane podmiotu(-ów) trzeciego(-ich) (innego/-ych niż sprzedawca (Podmiot1) i nabywca wymieniony w części Podmiot2), związanego(-ych) z fakturą (element fakultatywny). Maksymalna ilość wystąpień: 100 Uwaga: W elemencie „Podmiot3” można wpisać np. płatnika lub odbiorcę towaru, dane faktora lub w przypadku np. przejęcia spółki – dane podmiotu pierwotnego (np. spółki przejmowanej). Można również wskazać dane:
|
||||
| PodmiotUpowazniony | Zawiera informacje, które charakteryzują podmiot upoważniony związany z fakturą (element opcjonalny), tj. przedstawiciela podatkowego, komornika, organu egzekucyjnego. | ||||
| Fa | Zawiera szczegółowe informacje dotyczące transakcji dokumentowanej fakturą. W szczególności są to elementy faktury wynikające z treści obowiązujących przepisów, jak również elementy dotyczące m.in. rozliczenia, płatności oraz warunków transakcji. | ||||
| Stopka | Zawiera pozostałe informacje na fakturze, m.in. stopkę faktury, numer KRS, REGON (element fakultatywny). |
Struktura logiczna e-faktury
W omawianej broszurze wskazano także, że struktura schematu głównego dla FA(2) składa się z następujących elementów: Naglowek, Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3, PodmiotUpowazniony, Fa, Stopka. Podkreślono, że Naglowek, Podmiot1, Podmiot2 oraz Fa stanowią obligatoryjne elementy faktury ustrukturyzowanej. Podmiot3 i Stopka są elementami fakultatywnymi, zaś Podmiot Upowazniony stanowi element opcjonalny faktury ustrukturyzowanej.
Ministerstwo w udostępnionej broszurze przedstawiło również w formie tabelarycznej m.in. opisy struktur poszczególnych elementów (tabela), a także sposoby ich wypełniania na podstawie przedstawionych w broszurze przykładów (przykład).
|
Przykład sposobu wypełnienia elementu Podmiotu3 dla FA(2) Podatnik VAT dokonał sprzedaży towaru na rzecz Gminy Abc (NIP 9999999999, ul. Biała 15, 22-222 Abc). Mimo iż na gruncie podatku VAT nabywcą jest gmina, to zakupione towary są przeznaczone dla jej jednostki budżetowej – Szkoły Podstawowej nr 5 (NIP 1111111111, ul. Żółta 33, 22-222 Abc). W celu udostępnienia faktury odbiorcy – tj. szkole podstawowej (w tym również np. osobie fizycznej wskazanej przez JST jako przedstawiciel samorządowej jednostki budżetowej), dane nabywcy (gminy) należy zamieścić w elemencie Podmiot2, natomiast dane odbiorcy (szkoły podstawowej) zamieszcza się w elemencie Podmiot3. Powyższe dane ujmuje się w strukturze w następujący sposób:
|
|||||||||||||||||||||||||||||
autor: Aleksandra Węgielska
Gazeta Podatkowa nr 84 (2063) z dnia 2023-10-19
GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.ZasilekMacierzynski.pl
