Z dniem 7 kwietnia 2023 r. do przepisów Kodeksu pracy wprowadzono nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej. Określają one szczegółowo powinności pracodawcy związane ze świadczeniem przez pracownika tego rodzaju pracy, w tym obowiązek zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy oraz pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych. Wydatki te należy odpowiednio ująć w księgach rachunkowych pracodawcy.

Zgodnie z art. 67¹⁸ Kodeksu pracy praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna). Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się generalnie w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej m.in. w regulaminie takiej pracy po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy (por. art. 67²⁰ § 1-5 K.p.). Natomiast art. 67²⁴ K.p. precyzuje, jakie wydatki mogą się pojawić u pracodawcy w związku z wykonywaniem przez pracownika pracy zdalnej.

Gdy pracodawca finansuje zakup sprzętu, materiałów i inne wydatki

W myśl art. 67²⁴ § 1 K.p. pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną:

1) materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do jej wykonywania,

2) instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do jej wykonywania lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do jej wykonywania, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do jej wykonywania,

3) szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do jej wykonywania.

Porady dotyczące pracy zdalnej dostępne w zakładce PRACA ZDALNA w serwisie gazetapodatkowa.gofin.pl

Pracodawca powinien także pokryć inne koszty niż określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został przewidziany w stosownym zawartym u danego pracodawcy akcie określającym zasady wykonywania pracy zdalnej.

Do podstawowych zakupów związanych z pracą zdalną należy zakup sprzętu komputerowego. Jeśli nabyty na ten cel składnik majątku będzie spełniał definicję środka trwałego (np. zestaw komputerowy), wprowadza się go do ewidencji środków trwałych na ogólnych zasadach, w ustalonej wartości początkowej. W prowadzonej dla tego środka ewidencji szczegółowej należy wówczas odnotować miejsce jego użytkowania (np. miejsce zamieszkania pracownika).

Pracownikowi może także zostać przekazany do używania w pracy zdalnej firmowy środek trwały. W przypadku prowadzenia w księgach rachunkowych kont analitycznych do konta 01 „Środki trwałe” według miejsc użytkowania środków trwałych, przemieszczenie środka trwałego na podstawie dowodu MT należy odpowiednio ująć na kontach analitycznych (dokonać przeksięgowania między odpowiednimi kontami). Poza tym odpowiednia adnotacja powinna się znaleźć w ewidencji szczegółowej tego środka. Gdy nie jest prowadzona ewidencja na kontach analitycznych według miejsc użytkowania, wydaniu środka trwałego powinna towarzyszyć adnotacja w prowadzonej ewidencji szczegółowej tego środka.

Odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych używanych dla celów pracy zdalnej dokonuje się na ogólnych zasadach.

Analogiczne zasady dotyczą ewidencji księgowej programów komputerowych spełniających definicję wartości niematerialnych i prawnych nabytych lub przekazanych na cele pracy zdalnej.

Koszty zakupu sprzętów niespełniających warunków dla środków trwałych (np. ze względu na uproszczenie przyjęte przez jednostkę w polityce rachunkowości dla niskocennych składników majątku spełniających definicję określoną w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości) księguje się w koszty zużycia materiałów:

– Wn konto 40-1 „Zużycie materiałów i energii”,

– Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”

oraz równolegle

– Wn odpowiednie konto zespołu 5,

– Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.

Tym samym zapisem trzeba księgować także koszt zakupu materiałów (np. biurowych) dla pracownika wykonującego pracę zdalną.

Jeśli na cele pracy zdalnej nabyto program komputerowy niezaliczany do wartości niematerialnych i prawnych, należy koszt jego zakupu zaksięgować:

– Wn konto 40-2 „Usługi obce” lub 40-6 „Pozostałe koszty rodzajowe” (w zależności od rozwiązania przyjętego w polityce rachunkowości),

– Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

oraz równolegle

– Wn odpowiednie konto zespołu 5,

– Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.

Niskocenne składniki majątku znajdujące się poza jednostką (przekazane pracownikowi wykonującemu pracę zdalną) ze względów kontrolnych można dobrowolnie objąć ewidencją pozabilansową.

Koszty nabytych podczas wykonywania pracy zdalnej pracownika usług konserwacji, naprawy sprzętu można księgować:

– Wn konto 40-2 „Usługi obce”,

– Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

oraz równolegle

– Wn odpowiednie konto zespołu 5,

– Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.

Jak wynika z wyjaśnień Głównego Inspektoratu Pracy, przedstawionych w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 24 lutego 2023 r., pracodawca nie musi zapewniać pracownikowi wykonującemu pracę zdalną biurka i fotela biurowego, bo nie są to narzędzia pracy. Potwierdziło to także Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej w informacji opublikowanej na swojej stronie internetowej (www.gov.pl/web/rodzina), przy czym wskazało dodatkowo, że inne ustalenia mogą wynikać z porozumienia lub regulaminu określających zasady wykonywania pracy zdalnej. Jeśli więc na mocy tych aktów pracodawca jest zobowiązany do ich zapewnienia pracownikom, to ich zakup lub przekazanie z firmy ujmuje w księgach wcześniej przedstawionymi zapisami (w zależności od tego, czy stanowią środki trwałe, czy nie).

Gdy pracodawca zwraca pracownikowi poniesione koszty

Przepisy art. 67²⁴ K.p. przewidują również możliwość zwrotu pracownikowi poniesionych przez niego kosztów w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Strony mogą m.in. ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego K.p. W takim przypadku pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Może on zostać zastąpiony wypłatą ryczałtu.

Zazwyczaj w formie ekwiwalentu lub ryczałtu są również pokrywane koszty energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych i innych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Przy czym, jak podkreślono w przywołanej już informacji Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, zakres obowiązkowego zwrotu kosztów obejmuje jedynie koszt energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych. Natomiast inne koszty (jak np. koszty zużycia wody lub użytkowania powierzchni w domu) podlegają zwrotowi tylko wtedy, gdy wynika to z aktów zakładowych dotyczących pracy zdalnej.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Kwotę należnego pracownikowi ekwiwalentu z tytułu wykorzystywania prywatnego sprzętu pracownika do celów firmowych lub z tytułu ponoszonych przez pracownika kosztów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej albo kwotę należnego pracownikowi ryczałtu z tych tytułów można zaksięgować:

– Wn konto 40-5 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” lub konto 40-9 „Pozostałe koszty rodzajowe” (w zależności od rozwiązania przyjętego w polityce rachunkowości),

– Ma konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” lub konto 23-0 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”

oraz równolegle

– Wn odpowiednie konto zespołu 5,

– Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.

Podstawą ewidencji ekwiwalentu lub ryczałtu może być dowód PK. Sposób ustalania wysokości tych świadczeń powinien zostać określony w porozumieniu lub regulaminie określającym zasady wykonywania pracy zdalnej (por. art. 67²⁰ § 6-7 K.p.).

Z kolei wypłatę ekwiwalentu lub ryczałtu pracownikowi, jeżeli następuje ona poza wypłatą wynagrodzenia za pracę, można zaksięgować:

– Wn konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,

– Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący” lub konto 10 „Kasa”.

Można także pominąć księgowanie na koncie 23-4 i zaksięgować: Wn konto 40-5 lub konto 40-9, Ma konto 13-0 lub konto 10.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.)

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.)

autor: Dorota Przybyszewska
Gazeta Podatkowa nr 31 (2010) z dnia 2023-04-17

Składki na FP, FS i FGŚP za pracowników oraz zleceniobiorców. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl