Wykonywanie pracy związane jest niekiedy z przejazdami służbowymi po terenie objętym zakresem stałego miejsca pracy pracownika. Takie lokalne przejazdy służbowe mogą być odbywane pojazdami niebędącymi własnością pracodawcy. Pracownik otrzymuje wówczas zwrot kosztów wspomnianych przejazdów ustalony na określonych zasadach.
Służbowe jazdy lokalne
Przejazdy podjęte w celu wykonania pracy wynikającej z umowy o pracę, wykonywane pojazdem nienależącym do pracodawcy i odbywające się w granicach miejscowości siedziby pracodawcy lub miejsca pracy określonego w umowie o pracę, kwalifikują się do jazd lokalnych. Potwierdza to brzmienie § 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.), zwanej rozporządzeniem Ministra Infrastruktury.
Powyższe rozporządzenie w przywołanym przepisie wyraźnie rozgranicza służbowe jazdy lokalne (w granicach miejscowości siedziby pracodawcy lub miejsca pracy pracownika ustalonego w umowie o pracę) od podróży służbowych. Ta pierwsza kategoria przejazdów służbowych jest rozliczana w oparciu o wspomniane rozporządzenie, w formie miesięcznego ryczałtu, przy ustalaniu którego istotne są stawki przebiegu pojazdu.
Ryczałt za jazdy lokalne
Formą zwrotu kosztów lokalnych jazd służbowych przewidzianą w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury jest wypłata miesięcznego ryczałtu za jazdy lokalne, obliczanego jako iloczyn stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu i przyznanego pracownikowi miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne. Do 16 stycznia 2023 r. stawki za 1 km przebiegu pojazdu nie mogły przekroczyć:
- 0,5214 zł – w przypadku samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
- 0,8358 zł – w przypadku samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3,
- 0,2302 zł – w przypadku motocykla,
- 0,1382 zł – w przypadku motoroweru.
Wskazane powyżej stawki od 17 stycznia 2023 r. uległy podwyższeniu i od tego dnia nie mogą być wyższe niż:
- 0,89 zł – w przypadku samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
- 1,15 zł – w przypadku samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3,
- 0,69 zł – w przypadku motocykla,
- 0,42 zł – w przypadku motoroweru.
Zmiana stawki za 1 km przebiegu pojazdu została wprowadzona na mocy rozporządzenia nowelizującego rozporządzenie Ministra Infrastruktury (Dz. U. z 2023 r. poz. 5).
Jeżeli chodzi o drugi wskaźnik brany pod uwagę przy ustalaniu miesięcznego ryczałtu, tj. miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, to ustala go pracodawca z uwzględnieniem § 3 rozporządzenia Ministra Infrastruktury, zgodnie z którym wspomniany limit nie może przekroczyć maksymalnego pułapu kilometrów określonego w tym przepisie.
Pracownik, który otrzymuje zwrot kosztów używania prywatnego samochodu do jazd lokalnych w formie ryczałtu, ma obowiązek składać pisemne oświadczenie o używaniu pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Rozporządzenie nowelizujące zawiera przepis przejściowy, który stanowi, że w przypadku, gdy oświadczenie pracownika o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych zostało złożone i nierozpatrzone przed dniem 17 stycznia 2023 r., do ustalenia kwoty miesięcznego ryczałtu przy zwrocie kosztów używania pojazdów do celów służbowych stosuje się nowe stawki (przykład).
|
Przykład Pracownik odbywa służbowe jazdy lokalne własnym samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika powyżej 900 m3. Miesięczny limit kilometrów został dla niego ustalony w wysokości 300 km (z uwagi na zatrudnienie w mieście do 100 tys. mieszkańców). Oświadczenie w celu ustalenia ryczałtu za jazdy lokalne za grudzień 2022 r. złożył 10 stycznia 2023 r., jednak zostało ono rozpatrzone dopiero 18 stycznia br. W takiej sytuacji ryczałt za jazdy lokalne wyniósł 345 zł, tj. 1,15 zł × 300 km. |
Zmiana stawki przebiegu pojazdu a kilometrówka
Pracownik odbywający podróż służbową ma prawo do zwrotu m.in. kosztów przejazdów odbywanych w tej podróży, na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167 ze zm.).
Jak wynika z § 3 ust. 4 tego rozporządzenia, pracownikowi, który odbywa podróż służbową m.in. samochodem niebędącym własnością pracodawcy, przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości tzw. kilometrówki, tj. w kwocie stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę. Stawka ta nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury. Pojawia się jednak pytanie: jak rozliczyć przejazd w podróży służbowej przypadający na czas zmiany stawki przebiegu pojazdu? Przepis przejściowy, o którym była mowa wcześniej, formalnie odnosi się bowiem tylko do jazd lokalnych, a nie podróży służbowych.
W tej kwestii nasze Wydawnictwo zwróciło się do Ministerstwa Infrastruktury z prośbą o zajęcie stanowiska.
Z odpowiedzi Ministerstwa otrzymanej w dniu 7 lutego 2023 r. wynika, że: „(…) Biorąc pod uwagę treść przepisu ujętego w § 2 ww. rozporządzenia (nowelizującego – przyp. red.), który zgodnie z intencją projektodawcy ma na celu wprowadzenie w okresie przejściowym korzystnych rozwiązań dla pracowników (…), w przypadku złożonych w lutym 2023 r. oświadczeń pracownika o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w styczniu 2023 r. stosuje się nowe stawki. W praktyce oznacza to, że za cały styczeń 2023 r. należy rozliczyć »kilometrówkę« zgodnie z nowymi stawkami”.
autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 14 (1993) z dnia 2023-02-16
GOFIN poleca praktyczny serwis internetowy www.RozliczenieWynagrodzenia.pl
