Okres archiwizacji dokumentacji stanowiącej podstawę rozliczenia podatku wyznacza zasadniczo termin jego przedawnienia. Trzeba przy tym brać pod uwagę okoliczności powodujące wydłużenie biegu terminu przedawnienia, np. zawarcie układu ratalnego z urzędem skarbowym, wszczęcie egzekucji czy podjęcie postępowania karnego skarbowego. Analogiczne zasady obowiązują w przypadku zamknięcia roku podatkowego stratą.

Minimum 5 lat

Księgi podatkowe, dokumenty źródłowe, a także dokumenty związane z poborem podatku wykonywanym w ramach pełnienia funkcji płatnika podatków należy zachować do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego dotyczą.

Księgi podatkowe to księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia zobowiązani są podatnicy lub płatnicy.

Zobowiązanie podatkowe przedawnia się zasadniczo po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym przypadał termin płatności podatku (wyjątek w ramce). Jeżeli natomiast ostatni dzień terminu podatkowego przypada na sobotę, niedzielę lub święto będące dniem ustawowo wolnym od pracy, za ostatni jego dzień uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych. Termin przedawnienia podatku upływający 31 grudnia 2022 r. przesuwa się więc na poniedziałek 2 stycznia 2023 r. (dzień 31 grudnia 2022 r. to sobota). Podatnicy powinni z początkiem 2023 r. zaliczyć do przedawnionych podatki, których termin płatności przypadał w 2017 r., np. PIT za 2016 r.

Analogiczna zasada obowiązuje w przypadku wykazania straty. Dokumenty dotyczące rozliczenia podatku dochodowego za rok podatkowy zamknięty stratą należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok, w którym strata wystąpiła. Nie ma znaczenia, czy została ona rozliczona w następnych okresach rozliczeniowych, czy nie.

Kłopotliwy przepis

Sprawę przedawnienia zobowiązań podatkowych skomplikował – funkcjonujący zaledwie przez kilka tygodni 2020 r. – art. 15zzr ust. 1 pkt 3 specustawy w sprawie COVID-19 (Dz. U. z 2021 r. poz. 2095 ze zm.).

Wspomniany przepis stanowił, że w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonych z powodu COVID-19 bieg określonych terminów przewidzianych przepisami prawa administracyjnego nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega na ten okres zawieszeniu. Wśród tych terminów zostały wymienione terminy przedawnienia. Nie ma jednomyślności, czy regulacje te odnoszą się również do prawa podatkowego, w tym do przedawnienia zobowiązań podatkowych. Jedne sądy administracyjne orzekają, że prawo podatkowe zalicza się do prawa administracyjnego (por. wyrok NSA z dnia 15 lutego 2022 r., sygn. akt III FSK 4834/21), a inne uznają je za odrębną i autonomiczną dziedzinę prawa (por. wyrok WSA w Łodzi z dnia 4 października 2022 r., sygn. akt I SA/Łd 271/22). Pojawiły się również głosy, że nie jest wykluczone zastosowanie kontrowersyjnego przepisu do terminów określonych w prawie podatkowym, ale niedające się rozstrzygnąć wątpliwości (np. w zakresie przedawnienia podatków) należy interpretować na korzyść podatnika (por. wyrok NSA z dnia 10 grudnia 2021 r., sygn. akt III FSK 4552/21). Spór dotyczy także okresu ewentualnego zawieszenia terminów przedawnienia, tzn. czy wynosi on 54 dni (od 31 marca 2020 r. do 23 maja 2020 r.), czy 71 dni (od 14 marca 2020 r. do 23 maja 2020 r.).

Rozstrzygnięciem opisanych kwestii ma zająć się skład 7 sędziów NSA. Wpłynęło do niego pytanie prawne, czy art. 15zzr ust. 1 pkt 3 specustawy w sprawie COVID-19 dotyczy wstrzymania rozpoczęcia i zawieszenia biegu terminów przewidzianych w prawie podatkowym, a w razie pozytywnej odpowiedzi – czy przepis ten powinien być interpretowany jedynie na korzyść podatników (por. postanowienie NSA z dnia 11 października 2022 r., sygn. akt I FSK 2545/21).

Mając na uwadze opisane wątpliwości, należy wstrzymać się z niszczeniem już na początku 2023 r. dokumentacji dotyczącej rozliczenia podatków, których termin płatności upłynął w 2017 r. (i nie zachodzą przesłanki wydłużające okres archiwizacji). Lepiej zachować ją co najmniej 71 dni dłużej – do połowy marca 2023 r.

Wydłużony termin

Kłopotliwy art. 15zzr specustawy w sprawie COVID-19 nie musi być jedynym powodem wydłużenia biegu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, a tym samym czasu przechowywania dokumentacji podatkowej.

Trzeba również pamiętać o regulacjach zawartych w art. 70-70e Ordynacji podatkowej. Wskazują one przypadki, w których termin przedawnienia wydłuża się, ponieważ jego bieg nie rozpoczął się, np. w związku z odroczeniem zapłaty zaległości podatkowej, został zawieszony, np. po wszczęciu postępowania karnego skarbowego, lub uległ przerwaniu, np. w wyniku zastosowania środka egzekucyjnego (zajęcia mienia) w toku postępowania egzekucyjnego. Przepisy przewidują ponadto, że podatki zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym nie przedawniają się, ale po upływie terminu przedawnienia nie może być prowadzona egzekucja z innych składników majątku podatnika niż z przedmiotu hipoteki lub zastawu skarbowego. Tak stanowi art. 70 § 8 Ordynacji podatkowej. Stosowanie tego przepisu – jako że przewiduje on niekonstytucyjną zasadę nieprzedawniania się podatków – negują jednak NSA i Sąd Najwyższy.

Dłuższy okres archiwizacji dokumentacji podatkowej może wynikać z odrębnych regulacji prawnych. Przykładowo przedsiębiorcy korzystający z pomocy publicznej, udzielanej zgodnie z ustawą o specjalnych strefach ekonomicznych, dłużej przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty. Przedsiębiorcy strefowi korzystający z pomocy publicznej udzielanej z tytułu tworzenia nowych miejsc pracy dodatkowo dłużej zachowują dokumenty związane z poborem podatków oraz innych dochodów budżetu państwa, a także przychodów państwowych funduszy celowych. Wspomniane księgi i dokumenty trzeba przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń dotyczących zwrotu pomocy publicznej. Roszczenia te przedawniają się po 10 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym przedsiębiorca skorzystał z pomocy.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.)

autor: Małgorzata Żujewska
Gazeta Podatkowa nr 1 (1980) z dnia 2023-01-02

Wybrane zagadnienia związane z zatrudnianiem pracownika. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl