Podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji, sporządzanym przez podatników VAT, jest faktura. Powinna ona być wystawiona we wskazanych ustawowo terminach i zawierać określone dane. Niejednokrotnie w toku prowadzonej działalności występują sytuacje, w których konieczne jest skorygowanie pierwotnie wystawionej faktury. Nie zawsze jest to jednak możliwe.

Faktura korygująca

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Faktura jest dokumentem odzwierciedlającym prawidłowy przebieg zdarzenia gospodarczego zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział.

W przypadku gdy po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść pierwotnej faktury lub zawiera ona błędy, to istnieje możliwość jej poprawienia. Kwestie te reguluje art. 106j ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika, że podatnik wystawia fakturę korygującą, jeżeli po wystawieniu faktury:

• podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty dokonanej przed dostawą towaru/wykonaniem usługi,
• stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Faktura korygująca powinna zawierać dane wskazane w art. 106j ust. 2 ustawy o VAT, tj.:

1) numer kolejny oraz datę jej wystawienia,

2) numer identyfikujący w KSeF fakturę, której dotyczy faktura korygująca – w przypadku faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej,

3) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:

a) określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5 (datę wystawienia, numer, określenie stron transakcji itp.),

b) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą,

4) jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty VAT należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty VAT należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek VAT i sprzedaży zwolnionej,

5) w przypadkach innych niż wskazane w pkt 4 – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Warto przypomnieć, że przed 1 stycznia 2022 r. faktury korygujące musiały zawierać również wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyraz „KOREKTA” oraz przyczynę korekty. Od 1 stycznia 2022 r. takich informacji nie trzeba (ale można) zamieszczać na fakturze korygującej.

W sytuacji gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny, może wystawić fakturę korygującą dotyczącą dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, która:

• zawiera dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnoszą się udzielany opust lub udzielana obniżka,
• może nie zawierać nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą – w przypadku gdy korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów i świadczonych usług.

Termin wystawienia faktury korygującej

Ustawodawca w art. 106j ustawy o VAT wskazał, że korekta faktury powinna zostać wystawiona w momencie zaistnienia zdarzeń wymienionych w tym przepisie. Inaczej mówiąc, stosowna korekta powinna zostać wystawiona jak najszybciej, np. w momencie stwierdzenia pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury. Przy czym w przepisach nie wyznaczono granicznego terminu na sporządzenie faktury korygującej. Określając termin, w jakim możliwe jest wystawienie faktury korygującej, należy mieć na uwadze art. 112 ustawy o VAT. W przepisie tym określono, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zobowiązanie podatkowe, jak stanowi art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.), przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 14 marca 2023 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.28.2023.1.KO, wyjaśnił, że instytucja przedawnienia ma to do siebie, że w odniesieniu do okresu, który uległ przedawnieniu, nie mogą być dokonywane żadne czynności zwiększające zobowiązanie podatkowe ani zmniejszające zobowiązanie podatkowe. Podatnik nie jest tym samym zobowiązany do wystawiania ani do posiadania dokumentów oraz ewidencji prowadzonych dla celów rozliczania podatku za okresy, które uległy przedawnieniu.

W rozpatrywanej przez organ podatkowy sprawie spółka o.o. oczekiwała potwierdzenia, że ma możliwość wystawienia faktury korygującej zmniejszającej cenę sprzedaży nieruchomości do sprzedaży dokonanej w dniu 1 grudnia 2007 r. Zdaniem Dyrektora KIS spółka nie będzie uprawniona do wystawienia faktury korygującej do sprzedaży dokonanej 1 grudnia 2007 r., ponieważ zobowiązanie podatkowe wynikające z tytułu sprzedaży nieruchomości dokonane w 2007 r. uległo przedawnieniu.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.)

autor: Małgorzata Smolnik
Gazeta Podatkowa nr 30 (2009) z dnia 2023-04-13

Zatrudnianie cudzoziemców. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl