Gazeta PodatkowaSporządzenie i przekazanie ubezpieczonym rocznej informacji o naliczonych za nich składkach ZUS jest obowiązkiem każdego płatnika, który do ich naliczenia był zobowiązany. Po raz pierwszy płatnicy składek przekazywali ubezpieczonym taką informację za 2012 r. w ubiegłym roku. Wówczas nie było formalnego druku rocznej informacji dla osoby ubezpieczonej. Aktualnie wzór takiej informacji jest już określony. Można więc powiedzieć, że jej sporządzenie zostało płatnikom składek ułatwione.

Termin na przekazanie informacji rocznej

Począwszy od 1 stycznia 2012 r. płatnicy składek mają obowiązek przekazywać ubezpieczonym raz na rok, z podziałem na poszczególne miesiące, informacje o naliczonych składkach ubezpieczeniowych za ubiegły rok. Informacje te przekazują ubezpieczonym w terminie do dnia 28 lutego roku następnego za rok poprzedni. Obowiązek taki wynika z art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, dalej ustawy systemowej.

 

Informację roczną o naliczonych składkach za 2013 r. płatnicy składek powinni przekazać ubezpieczonym w terminie do 28 lutego 2014 r.

 

Informacja roczna jest informacją zawierającą wszystkie te dane, które zostały wykazane w przekazanych przez płatnika do ZUS imiennych raportach miesięcznych sporządzonych za ubezpieczonego za okres od stycznia do grudnia danego roku (z uwzględnieniem ich korekt). Ubezpieczony otrzymuje taką informację od płatnika w celu weryfikacji danych w niej zawartych. Na jej podstawie może sprawdzić czy płatnik prawidłowo naliczył za niego składki ZUS.

Roczne informacje płatnicy składek przekazują ubezpieczonym na piśmie lub za ich zgodą w formie dokumentu elektronicznego.

 

Dla kogo informacja roczna?

Informacja roczna o naliczonych składkach powinna zostać sporządzona i przekazana przez płatnika składek każdemu ubezpieczonemu, za którego płatnik był zobowiązany naliczyć składki ZUS. Ubezpieczonym jest osoba fizyczna podlegająca chociażby jednemu z ubezpieczeń społecznych, tj. emerytalnemu, rentowym, chorobowemu, wypadkowemu. Przy czym, jak wynika z art. 41 ust. 9 ustawy systemowej, przepisy dotyczące przekazywania informacji rocznej stosuje się odpowiednio do składek na ubezpieczenie zdrowotne. Stąd płatnicy przekazują przedmiotową informację nie tylko osobom objętym ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnym, lecz także podlegającym wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, za które byli zobowiązani naliczyć składkę zdrowotną.

W praktyce oznacza to, że informację roczną, o której mowa, mają obowiązek przekazać m.in.:

  • pracodawcy dla pracowników,
  • zleceniodawcy dla zleceniobiorców (niezależnie od rodzaju ubezpieczeń, którym podlegają bądź podlegali),
  • powiatowe urzędy pracy dla bezrobotnych,
  • rolnicze spółdzielnie produkcyjne i spółdzielnie kółek rolniczych dla ich członków,
  • jednostki obsługi ekonomiczno-administracyjnej utworzone przez jednostkę samorządu terytorialnego, jeśli rozliczają i opłacają składki za ubezpieczonych wykonujących pracę w podlegających jej szkołach, przedszkolach i innych jednostkach organizacyjnych systemu oświaty.

Z obowiązku przekazywania rocznej informacji są zwolnieni jedynie płatnicy pobierający składki na ubezpieczenie zdrowotne z emerytur i rent (art. 41 ust. 10 ustawy systemowej).

 

Co się zmieniło?

Informację roczną o naliczonych składkach za 2013 r. należy sporządzić na tych samych zasadach, które obowiązywały w ubiegłym roku, przy sporządzaniu informacji za 2012 r. Przepisy dotyczące sporządzenia i przekazania takiej informacji ubezpieczonym od tego czasu nie uległy bowiem żadnym zmianom. Nowością jest natomiast wzór informacji rocznej dla osoby ubezpieczonej, który został zamieszczony w załączniku nr 16b do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego… (Dz. U. z 2009 r. nr 186, poz. 1444 ze zm.). Rozporządzenie to określa również wzór informacji miesięcznej dla osoby ubezpieczonej (załącznik nr 16a). Wzory informacji miesięcznej oraz rocznej zostały wprowadzone stosownym rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej (Dz. U. z 2013 r. poz. 1101).

Przypomnijmy, że do czasu wprowadzenia wzorów, o których mowa, nie było żadnego formalnego druku rocznej informacji dla osoby ubezpieczonej. Obowiązywał jedynie wzór informacji miesięcznej, tj. formularz ZUS RMUA (od czasu wprowadzenia wzorów informacji miesięcznej oraz rocznej druk ZUS RMUA nie obowiązuje).

 

Co powinna zawierać informacja roczna?

W rocznej informacji o naliczonych składkach za 2013 r. (ewentualnie przerwach w ich opłacaniu) płatnik składek powinien uwzględnić te wszystkie dane, które przekazał za ubezpieczonego do ZUS w imiennych raportach miesięcznych sporządzonych za niego za okres od stycznia do grudnia 2013 r., z uwzględnieniem ich korekt (patrz ramka).

 

Generowanie informacji z programu Płatnik

Ułatwione zadanie mieli mieć użytkownicy programu Płatnik. Program ten (w nowej wersji) ma za zadanie tworzyć informację miesięczną oraz roczną dla osób ubezpieczonych za żądane miesiące bądź odpowiednio za okres roku. Jednak, jak podaje ZUS na swojej stronie internetowej (www.zus.pl), generowanie informacji rocznej dla osoby ubezpieczonej będzie możliwe w drugim etapie jego wdrożenia. Na ten etap czekają więc użytkownicy programu Płatnik.

Zgodnie z wyjaśnieniami ZUS, dokumenty w postaci informacji miesięcznej oraz informacji rocznej mają być tworzone na podstawie dokumentów rozliczeniowych przekazanych przez płatnika składek i przetworzonych (uznanych za poprawne) przez organ rentowy. Oznacza to, że do sporządzenia tych informacji konieczne będzie pobranie danych z ZUS, w tym kompletów rozliczeniowych za okresy, dla których będą tworzone te informacje. To wszystko ma jednak nastąpić w drugim etapie aktualizacji programu Płatnik.

Jak dotąd (tj. na dzień oddania gazety do druku) generowanie informacji rocznej dla osoby ubezpieczonej z programu Płatnik nie jest jeszcze możliwe. Nie wiadomo również, kiedy odbędzie się drugi etap jego wdrożenia. Niewykluczone jest zatem, że aktualizacja nastąpi po upływie terminu na przekazanie ubezpieczonym rocznych informacji.

 

Druk informacji rocznej dla osoby ubezpieczonej jest dostępny na stronie naszego Wydawnictwa: www.gofin.pl.

 

Należy zaznaczyć, że informację roczną dla osoby ubezpieczonej płatnik składek może sporządzić w dowolnej formie. Może tego dokonać np. za pomocą programu, który użytkuje w obsłudze kadrowo-płacowej, bądź np. wykorzystać w tym celu aktywny druk z możliwością zapisu, dostępny na stronie naszego Wydawnictwa (www.gofin.pl). Może też sporządzić ją w formie pisemnej na właściwym druku. Zawsze powinien jednak zamieścić w niej dane, które wykazał w przekazanych do ZUS imiennych raportach miesięcznych.

 

Gdy płatnik sporządzał informacje miesięczne

Jeśli informacje o danych przekazanych w imiennych raportach miesięcznych płatnicy przekazywali ubezpieczonym na bieżąco, raz w miesiącu, to nie muszą dodatkowo przekazywać im rocznej informacji. Jednak gdy ubezpieczony zwróci się do płatnika z wnioskiem o wydanie informacji rocznej, płatnik powinien mu ją udostępnić. Potwierdził to ZUS w komunikacie z dnia 13 listopada 2012 r. zamieszczonym na swojej stronie internetowej.

Jeżeli płatnik składał w trakcie roku do ZUS imienne raporty miesięczne korygujące, a ubezpieczony otrzymał miesięczne informacje przed sporządzeniem tych korekt, wówczas miesięczne informacje dla ubezpieczonego powinny zostać sporządzone na nowo, z poprawnymi danymi. Prawidłowe dane (po uwzględnieniu korekt) powinny znaleźć się również w rocznej informacji przekazanej ubezpieczonemu za rok ubiegły.

 

Gdy dane są niezgodne ze stanem faktycznym

Może się zdarzyć, że ubezpieczony, który otrzymał od płatnika składek informację roczną, stwierdzi, iż dane w niej zawarte nie są zgodne ze stanem faktycznym. W tym przypadku ubezpieczony ma prawo zgłosić na piśmie lub do protokołu do płatnika składek wniosek o sprostowanie tych danych w terminie 3 miesięcy od otrzymania informacji. Ubezpieczony informuje o tym fakcie także ZUS. W razie nieuwzględnienia przez płatnika reklamacji w terminie jednego miesiąca od daty jej wpływu, na wniosek ubezpieczonego, ZUS po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wydaje decyzję (art. 41 ust. 11 ustawy systemowej).

Jeżeli ubezpieczony nie zakwestionuje informacji we wskazanym terminie, to uznaje się je za zgodne ze stanem faktycznym. Informacje dotyczące naliczonych składek może również zakwestionować ZUS, wydając decyzję. Jeśli ZUS zakwestionuje i zmieni informacje przekazane przez płatnika składek, zawiadamia o tym ubezpieczonego i płatnika. W tej sytuacji ubezpieczony i płatnik mogą w terminie 3 miesięcy od dnia otrzymania informacji przez ubezpieczonego złożyć wniosek o zmianę stanowiska ZUS. W razie złożenia takiego wniosku ZUS po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wyda decyzję. Natomiast w przypadku niezłożenia wniosku informacje uznane przez ZUS traktuje się jako prawdziwe (art. 41 ust. 13 ustawy systemowej ze zm.).

 

Dane, które powinna zawierać informacja roczna dla osoby ubezpieczonej:

  • identyfikator informacji,
  • dane identyfikacyjne dotyczące płatnika składek,
  • dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej,
  • okres rozliczeniowy,
  • kod tytułu ubezpieczenia osoby ubezpieczonej,
  • kod NFZ, do którego przekazywana jest składka na ubezpieczenie zdrowotne,
  • informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych,
  • wymiar czasu pracy,
  • należne składki na ubezpieczenia społeczne, w tym:
    • wysokość podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne,
    • wysokość poszczególnych składek na ubezpieczenia społeczne naliczonych za ubezpieczonego z uwzględnieniem źródeł ich finansowania,
  • należne składki na ubezpieczenie zdrowotne, w tym:
    • wysokość podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne,
    • kwota składki zdrowotnej z uwzględnieniem podziału na podmioty, które ją finansują,
  • kwota obniżenia podstawy wymiaru składek społecznych z tytułu opłacania składki w ramach pracowniczego programu emerytalnego,
  • zestawienie wypłaconych świadczeń i wynagrodzeń za czas absencji chorobowej oraz rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek,
  • oświadczenie płatnika składek o zgodności danych w niej wykazanych ze stanem prawnym i faktycznym oraz o świadomości odpowiedzialności karnej za zeznanie nieprawdy lub zatajenie prawdy (potwierdzone podpisem płatnika lub osoby przez niego upoważnionej).

 

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.)

 

autor: Renata Ficner

Gazeta Podatkowa nr 10 (1051) z dnia 2014-02-03

Rozliczanie umów cywilnych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

3 komentarzy

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>