Obecnie podatnicy mają możliwość wystawiania faktur w formie papierowej, elektronicznej albo ustrukturyzowanej za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Z systemu KSeF podatnicy mogą korzystać dobrowolnie. Jednak zgodnie z projektem ustawy o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw, który znajduje się obecnie w Senacie RP (druk nr 1014), planowane jest wprowadzenie do ustawy o VAT przepisów, zgodnie z którymi wystawianie faktur ustrukturyzowanych będzie obowiązkowe.

Faktury ustrukturyzowane

Faktura ustrukturyzowana to faktura, która jest wystawiana przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Każdy podatnik przez indywidualne konto w systemie KSeF może wystawić faktury ustrukturyzowane z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej. Podatnicy mogą je wystawiać od 1 stycznia 2022 r. Od 1 lipca 2024 r. wystawianie tych faktur będzie obowiązkowe.

Kto nie będzie musiał wystawiać e-faktur?

Jak wynika z proponowanego art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy będą obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF. W związku z tym uchylony będzie art. 106na ust. 2 ustawy stanowiący, że otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Przy czym w art. 106ga ust. 2 ustawy będzie wskazane, że obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie będzie dotyczył:

1) podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia na terytorium kraju,

2) podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej w Polsce, który posiada stałe miejsce jej prowadzenia w Polsce, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,

3) podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziale 7, 7a i 9 ustawy o VAT, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach,

4) dokumentowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności,

5) dokumentowania dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.

W tych przypadkach podatnik będzie wystawiał faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

W projekcie z dnia 8 marca 2023 r. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie przypadków odpowiednio dokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF (wydanego na podstawie ww. art. 106s ustawy) przewiduje się, że obowiązek ten nie będzie dotyczył faktur wystawianych z tytułu świadczenia usług:

1) przejazdu autostradą płatną, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego,

2) przewozu osób na dowolną odległość: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego,

3) w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe, w tym usług objętych 0% stawką VAT, udokumentowanych fakturami wystawianymi za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej.

Przy czym dopuszczona będzie możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez podatników, o których mowa w art. 106ga ust. 2 pkt 1 i pkt 2 ustawy o VAT, tj. nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia w Polsce.

Korygowanie podstawy opodatkowania

W związku z obligatoryjnym stosowaniem KSeF przez większość podatników w art. 29a ust. 13 wprowadzona zostanie zasada, zgodnie z którą po stronie VAT należnego obniżenia podstawy opodatkowania będzie dokonywać się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił e-fakturę korygującą. Podatnicy wystawiający e-faktury korygujące we wskazany sposób nie będą obowiązani do posiadania dodatkowej dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania. Potwierdzenie właściwego dostarczenia korekty do nabywcy będzie zapewniał system KSeF.

W przypadkach, dla których możliwe będzie wystawianie faktur w postaci papierowej lub elektronicznej poza KSeF, wprowadzona będzie w ust. 13a zasada korygowania, zgodnie z którą w związku z wystawieniem faktury korygującej innej niż faktura ustrukturyzowana obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z VAT, podatnik będzie dokonywał za okres rozliczeniowy, w którym otrzyma potwierdzenie otrzymania korekty przez nabywcę.

Powyższy przepis będzie miał zastosowanie m.in. do faktur korygujących wystawianych poza KSeF przez podmiot zarejestrowany dla potrzeb rozliczenia VAT, ale nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia w Polsce lub podmiot zarejestrowany dla potrzeb VAT nieposiadający siedziby działalności gospodarczej, którego stałe miejsce jej prowadzenia w Polsce nie uczestniczyło w dostawie towaru lub świadczeniu usługi, dla których wystawiono wcześniej fakturę pierwotną. W takich przypadkach potwierdzenie otrzymania korekty przez nabywcę będzie wystarczającym dowodem spełnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania.

W ustawie o VAT w art. 29a ust. 13b będą także wskazane zasady obniżania podstawy opodatkowania i VAT należnego w sytuacji wystawienia faktur korygujących podczas awarii KSeF (art. 106nf) oraz w okresie ogłoszonej niedostępności KSeF lub w przypadku, gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z przyczyn leżących po jego stronie, tzw. tryb off-line (art. 106nh).

Zgodnie z nowym ust. 13b w art. 29a ustawy, jeżeli podatnik wystawi fakturę korygującą zgodnie z art. 106nf albo art. 106nh oraz prześle ją do KSeF przed otrzymaniem potwierdzenia jej otrzymania, obniżenia podstawy opodatkowania będzie mógł dokonać za okres rozliczeniowy, w którym prześle korektę do KSeF. Jeżeli jednak korekta zostanie wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 pkt 2 i pkt 3, tj. nieposiadającego siedziby działalności ani stałego miejsca jej prowadzenia w Polsce lub nieposiadającego takiej siedziby, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce nie uczestniczy w transakcji nabycia, oraz udostępni temu nabywcy korektę w sposób inny niż przy użyciu KSeF, obniżenia podstawy opodatkowania dokona w rozliczeniu za okres, kiedy otrzyma potwierdzenie otrzymania korekty przez nabywcę.

Korekta VAT naliczonego

W art. 86 ust. 19a ustawy przewiduje się wprowadzenie zmiany polegającej na tym, że nabywca będzie obowiązany do skorygowania podatku naliczonego in minus w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej.

Odrębną zasadę (art. 86 ust. 19aa) przewidziano dla przypadku, gdy podatnik wystawi fakturę korygującą in minus w postaci ustrukturyzowanej oraz udostępni ją w sposób inny niż przy użyciu KSeF nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 pkt 2 i pkt 3 (tj. nieposiadającemu siedziby działalności ani stałego miejsca jej prowadzenia w Polsce lub nabywcy nieposiadającemu takiej siedziby, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, jeżeli nie uczestniczy ono w transakcji nabycia). W takich przypadkach nabywca będzie obowiązany do zmniejszenia VAT naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym sprzedawca wystawił fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej. Data wystawienia faktury w KSeF będzie widoczna dla takiego nabywcy na udostępnionej w sposób inny niż przy użyciu KSeF fakturze pod oznaczeniem tej faktury kodem weryfikującym.

Wprowadzone będą również odrębne zasady korekty VAT naliczonego in minus w przypadkach, gdy wystawiono faktury inne niż faktura ustrukturyzowana (art. 86 ust. 19ab i ust. 19ac). W takiej sytuacji nabywca będzie obowiązany do zmniejszenia VAT naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzyma fakturę korygującą (ust. 19ab). Analogiczna zasada będzie obowiązywała, gdy podatnik wystawi fakturę inną niż ustrukturyzowaną w związku z art. 106nf lub art. 106nh ustawy, którą następnie będzie obowiązany przesłać do KSeF (w ciągu 1 lub 7 dni roboczych).

W takich przypadkach nabywca również będzie obowiązany do zmniejszenia VAT naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą. Przy czym, gdy data otrzymania faktury korygującej przez nabywcę (w postaci papierowej lub elektronicznej) jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF, za datę otrzymania tej faktury będzie uznawać się datę przydzielenia tego numeru. Nabywca będzie miał dostęp do tej korekty już w dacie przydzielenia jej numeru KSeF (data ta będzie widoczna dla nabywcy w KSeF), co umożliwia nałożenie obowiązku korekty VAT naliczonego w najwcześniejszym okresie, w którym nabywca dysponuje fakturą korygującą.

Zasada ta nie będzie dotyczyć faktur wystawionych dla nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 pkt 2 i pkt 3 ustawy, udostępnionych temu nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF (ust. 19ac).

Jednocześnie zachowana zostanie zasada, zgodnie z którą, jeżeli podatnik nie odliczył VAT naliczonego określonego na e-fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego odliczenia przysługuje, zmniejszenie VAT naliczonego (w związku z korektą) uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokona tego odliczenia (ust. 19ad).

Kurs waluty

Nowelizacja przewiduje także dostosowanie art. 31a ustawy o VAT w zakresie stosowania kursu waluty obcej w przypadku wystawienia faktur ustrukturyzowanych.

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Zgodnie z projektowanym ust. 1a w art. 31a ustawy w przypadku dostaw towarów i świadczenia usług, dla których obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, przeliczenia na złote podatnik będzie mógł dokonać według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający datę wystawienia faktury, jednak pod warunkiem, że faktura ustrukturyzowana została wystawiona nie później niż następnego dnia po dniu, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 (data wystawienia faktury).

Jednocześnie zmiana zostanie wprowadzona również w ust. 2, który obecnie wskazuje, że w przypadku gdy podatnik wystawia fakturę przed powstaniem obowiązku podatkowego, a kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone na tej fakturze w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury. Po zmianie podatnik będzie mógł dokonać tego przeliczenia również według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury, pod warunkiem że faktura ustrukturyzowana została wystawiona nie później niż następnego dnia po dniu, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1.

Przy czym, jak wyjaśniło MF w uzasadnieniu do omawianego projektu nowelizacji, rozwiązania te będą fakultatywne i przyjmowane na wyłączność przypadków problemów technicznych z dostarczeniem faktury do KSeF w celu jej wystawienia – faktury ustrukturyzowanej. Dostawca/usługodawca nadal będzie mógł stosować kursy waluty obcej z dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawiania faktury (wystawienia w KSeF).

Zmiana podstawowego terminu zwrotu VAT

Obligatoryjne stosowanie KSeF pozwoli na skrócenie podstawowego terminu zwrotu nadwyżki VAT naliczonego nad należnym z 60 dni do 40 dni (zmiany w art. 87 ustawy o VAT).

autor: Aleksandra Węgielska
Gazeta Podatkowa nr 53 (2032) z dnia 2023-07-03

Prawa konsumenta, reklamacje, rękojmia i inne uprawnienia po zmianach. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl