Oprócz występujących w obrocie gospodarczym faktur papierowych i elektronicznych podatnicy VAT mają możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj. Krajowego Systemu e-Faktur. Od 1 lipca 2024 r. KSeF będzie obowiązkowo wykorzystywany przez podatników VAT czynnych w celu wystawiania faktur. W przypadku podatników zwolnionych z VAT obowiązek ten nastąpi od 1 stycznia 2025 r. Czy wprowadzenie obowiązkowego KSeF wpłynie na datę sporządzania faktur?

Faktura ustrukturyzowana

Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić bezpośrednio przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych podatnika. Faktury te przesyłane są do KSeF przez API.

Ministerstwo Finansów udostępniło także bezpłatne narzędzia, za pomocą których możliwe jest wystawienie faktury ustrukturyzowanej. Należy do nich:

• Aplikacja Podatnika KSeF umożliwiająca korzystanie z KSeF podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników, zarządzanie uprawnieniami oraz tokenami, wystawianie i odbieranie e-faktur w KSeF, podgląd e-faktury (anonimowy dostęp do e-faktury po wskazaniu jej indywidualnych cech), weryfikację statusu wysyłki i możliwość pobrania UPO KSeF (https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-innenarzedzia/),
• zaktualizowana e-mikrofirma umożliwiająca powiązanie istniejącego konta z KSeF, wystawianie faktur w KSeF, odbieranie faktur ustrukturyzowanych z KSeF oraz przenoszenie ich bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności ręcznego przepisywania danych (https://login.mf.gov.pl).

Ponadto MF planuje udostępnić aplikację mobilną, która pozwoli na wygodne i szybkie wystawianie faktur ustrukturyzowanych, odbieranie ich w czasie rzeczywistym oraz zarządzanie nimi z dowolnego miejsca.

Warto w tym miejscu również nadmienić, że w naszym Wydawnictwie trwają prace nad dostosowaniem Programu DRUKI Gofin do obsługi faktur w systemie KSeF.

Zasada wystawiania faktur ustrukturyzowanych

Jak wynika z art. 106nd ustawy o VAT, KSeF jest systemem teleinformatycznym służącym m.in. do wystawiania, otrzymywania, przechowywania faktur ustrukturyzowanych, dostępu do faktur ustrukturyzowanych oraz oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF.

System KSeF służy także do powiadamiania podmiotów korzystających z KSeF o:

a) dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w systemie oraz dacie i czasie jego przydzielenia,

b) dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem faktury ustrukturyzowanej,

c) braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności KSeF.

System ten również analizuje i kontroluje prawidłowość danych z faktur ustrukturyzowanych. Pozwala na uwierzytelnienie oraz weryfikację uprawnień do korzystania z KSeF, posiadanych przez podmioty, o których mowa w art. 106nb ustawy o VAT. Powiadamia podmioty inne niż określone w art. 106nb ustawy o VAT o braku uprawnień do korzystania z tego systemu. KSeF służy również do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z tego systemu oraz powiadamiania podmiotów, o których mowa w art. 106nb ustawy o VAT, o nadanych uprawnieniach do korzystania z systemu lub ich odebraniu.

Jak przewiduje art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, faktura powinna zawierać m.in. datę wystawienia oraz kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę.

Natomiast, w myśl art. 106na ustawy o VAT, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Przy czym, zgodnie z obowiązującym od 1 lipca 2024 r. art. 106na ust. 4 ustawy o VAT, w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu KSeF, za datę otrzymania tej faktury uznawać się będzie datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

W obecnym stanie prawnym otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy takiej faktury (art. 106na ust. 2 ustawy o VAT).

Z uwagi na to, że od 1 lipca 2024 r. podatnicy będą obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF, nie będzie już wymagana akceptacja odbiorcy otrzymywania e-faktur (art. 106na ust. 2 ustawy o VAT zostanie uchylony).

W okresie od 1 lipca 2024 r. do 31 grudnia 2024 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej w przypadku:

1) podatników, u których sprzedaż jest zwolniona z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 i ust. 9 ustawy o VAT lub wykonujących wyłącznie czynności zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3,

2) czynności dokumentowanych fakturami uproszczonymi, w tym paragonów fiskalnych uznanych za takie faktury,

3) czynności dokumentowanych fakturami wystawionymi przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W przypadkach, o którym mowa w pkt 1 i pkt 2, podatnicy będą mogli wystawiać faktury ustrukturyzowane, z wyłączeniem paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone.

Data wystawienia faktury w KSeF

Jak już wskazano, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Tak więc data wygenerowania faktury w zewnętrznym systemie nie oznacza, że faktura została wystawiona. Ponadto faktura, która po 30 czerwca 2024 r. nie zostanie wystawiona w KSeF, nie będzie stanowiła, co do zasady, dokumentu księgowego. Jednym z pól struktury XML faktury ustrukturyzowanej jest P_1, które dotyczy daty wystawienia faktury. Pole to musi być uzupełnione w momencie wysyłki faktury do KSeF.

W pytaniach i odpowiedziach dotyczących KSeF (które dostępne są na stronie www.podatki.gov.pl) Ministerstwo Finansów, odnosząc się do pola P_1 uznało, że data podana w polu P_1 to wskazana przez wystawcę faktury data jej wystawienia. Natomiast pole DataWytworzeniaFa ma jedynie charakter techniczny – to generowana przez system data i czas wytworzenia faktury. Z wyjaśnienia tego wynika więc, że data wytworzenia faktury w systemie księgowym i data wystawienia faktury ustrukturyzowanej mogą być różne.

Zatem może powstać wątpliwość, czy będzie obowiązek wypełnienia pola P_1, skoro fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Z broszury informacyjnej dotyczącej struktury FA(2), jak również z odpowiedzi MF dotyczących KSeF wynika, że pole P_1 dotyczące daty wystawienia faktury, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, jest polem obowiązkowym, które musi zostać wypełnione, aby faktura mogła być przyjęta przez KSeF.

Oznacza to, że gdy data wystawienia faktury, wskazana w polu P_1, będzie inna niż data przesłania jej do KSeF, to za datę wystawienia zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT uznaje się datę przesłania faktury do KSeF. Warto także dodać, że informacja o dacie przesłania znajduje się w UPO. Data ta jest zawarta również w numerze nadanym przez KSeF.

MF w broszurze informacyjnej w przykładzie wskazało, że w polu P_1 podatnik podał 2023-09-01, natomiast fakturę przesłał do KSeF w dniu 2023-09-02. Fakturze został nadany numer KSeF. Jak wyjaśniło MF, pomimo wskazania w polu P_1 daty 1 września 2023 r., zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT uznaje się, że faktura została wystawiona w dniu 2 września 2023 r. Data wystawienia określona zgodnie z przepisami jest kluczowa dla weryfikacji terminowości wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

Ministerstwo Finansów w pytaniach i odpowiedziach również odniosło się do możliwości technicznych systemów księgowych w zakresie pola P_1. Na pytanie dotyczące prawidłowości uzupełnienia pola P_1 w sytuacji, gdy faktura nie zostanie wysłana do KSeF w tym samym dniu, co jej wygenerowanie, a system księgowy traktuje fakturę jako wystawioną w dniu jej wygenerowania, a nie wysyłki do KSeF, MF odpowiedziało, że okoliczność, iż w polu P_1 wskazana jest inna data niż data przesłania faktury do KSeF nie spowoduje odrzucenia faktury przez system. W tym przypadku, zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, przyjmuje się, że faktura została wystawiona w dniu przesłania jej do KSeF, pomimo że w polu P_1 wskazano inną datę. Powyższe należy uwzględnić w systemach księgowych w przypadkach, w których data wystawienia faktury ma wpływ na datę ujęcia zdarzenia w ewidencji.

Wydanie UPO z KSeF a data wystawienia faktury

Wysłanie faktury do KSeF nie zawsze jest jednoznaczne z tym, że faktura została wystawiona. Aby dokument mógł być nazywany fakturą ustrukturyzowaną, musi posiadać specjalny numer identyfikujący tę fakturę w systemie KSeF. Numer ten nadawany jest przez KSeF w momencie przetworzenia dokumentu, co potwierdzane jest w formie dokumentu UPO, czyli urzędowego poświadczenia odbioru faktury (przykład 1).

Jeżeli faktura została odrzucona przez KSeF, to nie jest uznawana za wystawioną. W takim przypadku należy poprawić dane na fakturze i zlecić jej wysyłkę ponownie. Po otrzymaniu UPO z KSeF data wystawienia faktury traktowana jest jako data ponownego zlecenia wysyłki już prawidłowej faktury (przykład 2).

Ponadto, co do zasady, faktury należy wystawiać do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż. Oznacza to, że w sytuacji, gdy wysyłka faktury zostanie zlecona w ostatnim dniu tego terminu (czyli 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży), a z powodu błędów w strukturze XML nie zostanie przyjęta przez KSeF i zostanie wystawiona ponownie 16. dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania sprzedaży, podatnik naraża się na konsekwencje związane z nieterminowym wystawieniem faktury.

Również w przypadku, gdy obowiązek podatkowy VAT powstaje na zasadach szczególnych, data wystawienia faktury w KSeF ma kluczowe znaczenie. W przypadkach wskazanych w art. 19a ust. 5 pkt 3 i pkt 4 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje właśnie w dacie wystawienia faktury, tj. w dniu jej przesłania do KSeF. W sytuacji gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, to, zgodnie z art. 19a ust. 7 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminów wystawienia faktury określonych w art. 106i ust. 3 i ust. 4, czyli:

• 30. dnia od dnia wykonania usług – w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a), czyli świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych,
• 60. dnia od dnia wydania towarów – w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. b), z zastrzeżeniem ust. 4, m.in. dostawy książek drukowanych,
• 90. dnia od dnia wykonania czynności – w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. c), czyli czynności polegających na drukowaniu książek,
• z upływem terminu płatności – w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, m.in. usług najmu.

Gdy nie określono takiego terminu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu płatności.

Tak więc data wystawienia faktury w KSeF wpływa także na moment powstania obowiązku podatkowego. Tym bardziej, że nie zawsze data ta jest jednoznaczna z datą wytworzenia faktury w zewnętrznym systemie.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.)

Ustawa z dnia 16.06.2023 r. o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598)

autor: Aleksandra Węgielska
Gazeta Podatkowa nr 89 (2068) z dnia 2023-11-06

Prawa konsumenta, reklamacje, rękojmia i inne uprawnienia po zmianach. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl