W związku z zatrudnieniem pracownika w ramach stosunku pracy, pracodawca jest zobowiązany założyć i prowadzić dokumentację pracowniczą. Wymaga to gromadzenia szeregu danych dotyczących pracownika, których źródłem są m.in. świadectwa pracy, kwestionariusze osobowe, świadectwa szkolne i inne dokumenty uzyskiwane przez pracodawcę. Wszystkie te dane muszą być przechowywane zgodnie z obowiązującym prawem.
Ustawowy zakres danych
Przepisy dotyczące zakresu danych pozyskiwanych przez pracodawcę od osób ubiegających się o zatrudnienie i od pracowników ulegały zmianom na przestrzeni lat. Generalnie zmiany związane m.in. z wprowadzeniem do polskiego porządku prawnego rozporządzenia RODO szły w kierunku zawężenia zakresu danych, jakie może pozyskiwać pracodawca.
Podstawowym przepisem wyznaczającym ustawowy zakres danych, które pracodawca może przetwarzać bez zgody kandydata na pracownika lub pracownika, określa art. 221 K.p. Na jego podstawie pracodawca może zażądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
- imię (imiona) i nazwisko,
- datę urodzenia,
- dane kontaktowe,
- wykształcenie,
- kwalifikacje zawodowe,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Przy czym pracodawca może zażądać od kandydata do pracy danych o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (art. 221 § 2 K.p.). Na etapie zatrudnienia pracodawca może natomiast zażądać od pracownika wszystkich danych możliwych do uzyskania na etapie rekrutacji oraz:
- danych o adresie zamieszkania pracownika,
- danych osobowych dzieci pracownika oraz innych osób z jego najbliższej rodziny – jeżeli jest to konieczne dla realizacji uprawnień pracowniczych,
- danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych czy przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli po nawiązaniu zatrudnienia zaistniała potrzeba ich pozyskania.
Uzyskiwanie danych wykraczających poza zakres art. 221 K.p. jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy pozwalają na to przepisy odrębne lub osoba ubiegająca się o zatrudnienie/pracownik wyraził na to zgodę (z wyjątkiem danych dotyczących wyroków skazujących).
Nadwyżka danych w aktach
Aktualny zakres danych, które mogą być pozyskiwane i przetwarzane przez pracodawcę bez zgody pracownika na podstawie art. 221 K.p., różni się nieco od katalogu danych osobowych przetwarzanych na potrzeby zatrudnienia obowiązującego we wcześniejszych latach. Przykładowo, w okresie do 3 maja 2019 r. na etapie rekrutacji można było uzyskiwać dane obejmujące imiona rodziców pracownika, co od 4 maja 2019 r. (kiedy weszło w życie bieżące brzmienie art. 221 K.p.) nie jest już możliwe. Dokumenty rekrutacyjne, np. kwestionariusze osobowe dla kandydatów na pracowników, obejmowały takie dane, ponieważ w okresie, w którym dany dokument był wytworzony, ich przetwarzanie przez pracodawcę było dopuszczalne. Takie „archiwalne” dokumenty do tej pory znajdują się w wielu aktach osobowych, wzbudzając wątpliwości co do zgodności zakresu danych w nich zawartych z aktualnym stanem prawnym. Na pojawiające się w związku z tym pytania, czy pracodawcy mają prawo przechowywać dane pracownicze uzyskane na przestrzeni lat w zakresie szerszym niż dopuszczają to obecnie obowiązujące przepisy, wielokrotnie odpowiadały urzędy. Stanowisko w tej sprawie zajmowały resort pracy i Główny Inspektor Ochrony Danych Osobowych/Urząd Ochrony Danych Osobowych (patrz ramka). Generalnie przeważa interpretacja, zgodnie z którą pracodawca ma prawo przechowywać w aktach osobowych dane, których pozyskanie było zgodne z prawem. W ostatnim stanowisku zajętym w odpowiedzi na zapytanie naszego Wydawnictwa z dnia 29 września 2020 r. (patrz ramka) Urząd Ochrony Danych Osobowych potwierdził, że chodzi tu o przepisy obowiązujące w dacie pozyskania danego dokumentu. Nadmiarowe dane w aktach osobowych nadal mogą więc być przechowywane w tych aktach.
|
„(…) Ważne jest przy tym, by zakres danych osobowych gromadzonych w aktach osobowych, był zgodny z przepisami obowiązującymi w czasie ich pozyskiwania. Nie można bowiem czynić zarzutu pracodawcy, że pozyskiwał informacje o pracownikach, w szerszym niż obecnie dopuszczalny zakresie, o ile odbywało się to na podstawie ówczesnych przepisów prawa. (…) dane te mają charakter archiwalny i takie powinny pozostać, jako dokumentujące spełnienie przez pracodawcę jego ustawowych obowiązków”. Odpowiedź GIODO z dnia 16 lipca 2015 r. „(…) Zdaniem MRPiPS takie dane osobowe nie muszą być usuwane z akt osobowych pracownika wchodzących w skład dokumentacji pracowniczej, jeżeli zostały one pozyskane zgodnie z przepisami obowiązującymi w okresie ich pozyskiwania. (…)”. Odpowiedź MRPiPS z dnia 25 czerwca 2018 r. „Pracodawca przechowując dane w dokumentacji pracowniczej musi przetwarzać dane osobowe zgodnie z zasadami określonymi w art. 5 RODO, niezależnie od tego w jakim okresie zostały zebrane. (…) Jeśli istnieje ryzyko, że dane w teczkach pracowniczych są niezgodne z obowiązującymi przepisami prawa, pracodawca powinien dokonać przeglądu tych akt i usunąć te dane, które są niezgodne z ww. regulacjami”. Wyjaśnienie UODO z dnia 27 sierpnia 2020 r. udostępnione naszemu Wydawnictwu „(…) dane osobowe wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej nie muszą być usuwane z akt osobowych pracownika, jeżeli zostały zebrane zgodnie z przepisami obowiązującymi w chwili ich pozyskania.(…)”. Odpowiedź UODO z dnia 29 września 2020 r. na pytanie naszego Wydawnictwa |
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320)
Gazeta Podatkowa nr 88 (1754) z dnia 2020-11-02
Spółka cywilna zakładanie, prowadzenie, likwidacja. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl
