Definitywne rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę powoduje, że pracodawca ma obowiązek rozliczyć się z nim m.in. z urlopu wypoczynkowego. Jeżeli pracownikowi pozostanie niewykorzystany urlop lub jego część, konieczna jest wypłata ekwiwalentu pieniężnego. Ekwiwalent ten ustala się według ustalonych zasad, do których należy też – w określonych przypadkach – dopełnienie podstawy ekwiwalentu.
Składniki wliczane do ekwiwalentu
Do obliczenia ekwiwalentu urlopowego przyjmuje się trzy rodzaje składników: stałe miesięczne, zmienne za okresy do miesiąca czasu i zmienne za okresy dłuższe niż miesięczne.
Zasady ich wliczania określono w § 15-17 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.), dalej rozporządzenie urlopowe. Jak przewiduje § 15 powołanego rozporządzenia, składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości przyjmuje się przy obliczaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu.
Z kolei zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu. W przypadku gdy przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru ekwiwalentu poprzedzający miesiąc nabycia do niego prawa lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc/miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne miesięczne – przy ustalaniu tej podstawy uwzględnia się najbliższe miesiące, za które ono przysługiwało (§ 16 ust. 3 rozporządzenia urlopowego).
Natomiast składniki za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu. Składniki te, inaczej niż przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, są wliczane do podstawy ekwiwalentu urlopowego.
Dopełnienie podstawy
Rozporządzenie urlopowe przewiduje dopełnienie podstawy ekwiwalentu. Stosuje się je do składników zmiennych należnych zarówno za okresy miesięczne, jak i za okresy dłuższe niż miesięczne. Dopełnieniu podlega cały okres przyjmowany do podstawy, a nie poszczególne miesiące tego okresu. Jak stanowi § 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego, jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu 3 miesięcy, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Na mocy § 17 ust. 2 rozporządzenia dopełnienie to stosuje się do składników zmiennych za okresy dłuższe niż miesięczne. Dopełnienie podstawy przeprowadza się, gdy pracownik w okresie przyjmowanym do podstawy był nieobecny np. z powodu choroby bądź korzystania z urlopu wypoczynkowego.
Obliczanie ekwiwalentu
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop oblicza się:
- dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik urlopowy,
- dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika,
- mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.
Do obliczenia ekwiwalentu dla pracowników pełnoetatowych w 2023 r. stosuje się współczynnik urlopowy wynoszący 20,83. Natomiast dla pracowników zatrudnionych na część etatu wysokość tego współczynnika obniża się proporcjonalnie do wielkości etatu takiego pracownika.
|
Przykład Pracownik zatrudniony na pełny etat wykonuje pracę w podstawowej organizacji od poniedziałku do piątku po 8 godzin na dobę. Z dniem 31 sierpnia 2023 r. rozwiąże umowę o pracę. Pracownikowi pozostało 15 dni (120 godz.) niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, za który zostanie mu wypłacony ekwiwalent urlopowy. Na jego wynagrodzenie składa się stała stawka miesięczna w kwocie 5.200 zł, zmienna miesięczna premia regulaminowa oraz premia roczna. W okresie przyjmowanym do ustalenia podstawy ekwiwalentu pracownik otrzymał premie miesięczne: za maj br. – 500 zł, za czerwiec br. – 380 zł oraz za lipiec br. – 400 zł. Pracownik przepracował cały maj 2023 r. (21 dni), w czerwcu br. pracował od 1 do 16 czerwca br. (11 dni), a od 19 do 30 czerwca br. korzystał z urlopu wypoczynkowego (10 dni). Natomiast w okresie od 1 do 21 lipca br. (15 dni) pracował, a od 24 do 31 lipca br. był chory (6 dni). W okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozwiązania umowy o pracę pracownik otrzymał premię roczną w kwocie 4.800 zł. Premia ta jest pomniejszana za okresy niezdolności do pracy z powodu choroby. W podanym okresie pracownik przepracował 223 dni, a powinien przepracować 252 dni. W celu obliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wynagrodzenie zmienne za okresy miesięczne i za okresy dłuższe niż miesięczne należy dopełnić. Dopełnienie podstawy:
Obliczenie należnego pracownikowi ekwiwalentu urlopowego:
|
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465)
autor: Ewa Madejek
Gazeta Podatkowa nr 69 (2048) z dnia 2023-08-28
Składki na FP, FS i FGŚP za pracowników oraz zleceniobiorców. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl
